Web購買管理機能

smartofficeインターネット発注システムではオフィス用品の購買、
調達に関する様々なサポート機能をご用意しております。

  • 各部署がバラバラに注文して一括管理できない…
  • 発注承認、決済ルートが複雑で、伝票だらけ、時間も掛かる…
  • ルール以外の物品を購入させたくない…
  • 環境配慮商品(エコ商品)の購入状況が把握できない…
  • 通販もいいけど見積書も必要…

様々な「困った」に対応するWeb購買管理機能でお客様の業務・購買コスト削減
スピードアップ、ペーパーレス化を強力に支援いたします。

承認発注

承認印の代わりに上長がWeb上で承認・却下ができる「承認発注機能」をご用意しました。

  • 承認依頼や承認却下は全てメールで自動送信されます。
  • 部署を超えた承認ルートも設定可能です。(現場で注文、本社で承認等)
  • 発注者→承認者1→承認者2と最大二段階のワークフローが構築可能です。
  • 特定条件時(金額、予算超過時等)のみ承認発注へまわす等きめ細やかなルール設定が可能です。
  • 同じ部署内でも管理職は承認不要等、利用者別に承認ルートを設定できます。

予算管理

購入金額が月ごとの予算を超えたら、ご注文をロックしたり、警告を出したり、各部門の予算管理と購入状況把握をスマートオフィスがお手伝いします。
また、お客様が設定した科目コードをお届け時の納品案内書へお入れすることも可能です。

購入データダウンロード

購入履歴を過去18ヶ月エクセル形式やテキスト形式でパソコンにダウンロード。FAXご注文分も含みます。

  • 複数部署でご利用の場合は一括ダウンロードも可能です。

注文ロック機能

会社ごとのルールにあわせて、許可されている商品のみを購入できるよう制限をかけることができます。
(商品単価による制限、伝票金額による制限、環境配慮商品による制限、配送料が発生する小額注文の 制限等)

簡易見積書発行

簡単なものでいいから、発注する前に見積書が必要…。そんな場合は「簡易見積書発行」機能をご利用ください。その場ですぐ印刷できます。

環境配慮商品購入レポート

過去一年間の環境配慮商品の購入状況をワンクリックで画面上に作表、印刷ができます。

  • 全購入額に対する環境配慮商品の購入比率を時系列に把握できます。
  • 金額ベース、数量ベースの作表が選択可能です。
  • 部署単独または全社合算の作表が選択可能です。

マイカタログ

企業としての推奨購入商品などをマイカタログに登録しておけば日々の注文をスムースに行えます。

マイカタログは3種類

  • 企業共通 ・・・ 全社で共有するマイカタログ(30フォルダ×99商品)
  • 部署共通 ・・・ 部門内で共有するマイカタログ(15フォルダ×99商品)
  • 個人専用 ・・・ 個人で専有するマイカタログ(30フォルダ×99商品)

スーパー管理者

複数部署でスマートオフィスをご利用のお客様は、各部署の購買管理の設定や状況把握を
「スーパー管理者」(本社管理部門の管理者)が一括してコントロール可能です。

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  • Windows の場合
    ブラウザソフト Internet Explorer 8.0以降
  • Macintosh OSの場合
    ブラウザソフト Safari 5.x 以降

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