目次
近年、特にコロナ禍以降、「フリーアドレス」を採用する企業が増えています。フリーアドレスを利用することで、社内のコミュニケーション活性化や業務効率の向上などが期待できます。
その一方で、私物の管理問題や集中力が散漫してしまうデメリットもあります。このコラムでは、これらの課題を解決できる便利グッズやツールを紹介しますので、ぜひお役立てください。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、従来のような個人用のデスクを用いず、オフィス内で自由に仕事ができるスタイルです。カフェの様な空間だったり、立ちながら仕事できたりする場所もあります。
個人用のデスクがないため、主にノートパソコンやタブレットなど持ち運びができるモバイル端末を使用することが一般的です。そのため、企業はすべての部屋にWi-Fiやコンセントを導入するなど、どこにいても仕事ができるよう工夫する必要があります。
詳しくは、こちらをご覧ください。フリーアドレスのメリット・デメリットや向いている職種についても詳しく紹介しています。
フリーアドレスとは？向いている職種やメリット・デメリットをまるっと解説
フリーアドレスをうまく運用するための4つのポイント
近年、テレワークの普及をきっかけに自分で作業場所を選べるフリーアドレスを採用する企業が増えました。
フリーアドレスを上手く活用するには、従業員同士で正確に情報を共有することが大切になります。また、公私混同しないように物の管理やペーパーレスの作業を実現するなど、従業員がストレス無く仕事に集中できる環境づくりも重要になります。
具体的にフリーアドレスをうまく運用するポイントを4つ紹介します。
ルールの明確化
仕事をする場所が自由な場合、ルールを明確化しておく必要があります。快適なデスクワークができるように「クリーンデスク」のマナーを徹底したり、会議や打ち合わせの日程を共有できるシステムを利用しましょう。
フリーアドレスを利用する従業員全員がルールを確認できるよう、フロアの一部にルールを記載しておくことも1つの手です。
個人ロッカーの設置
フリーアドレスは、自分のデスクがありません。そのため個人ロッカーを導入している企業が多く存在します。このロッカーは、個人で使用する書類やパソコンを保管したり、個人向け郵便物の受け口にもなったりします。
外出用の衣類や靴なども保管できるので、セキュリティの安全なロッカーがお薦めです。
共有スペースの確保
個人ロッカーによっては、衣類や靴などが入らない場合があります。ロッカーに入らないものについては、共有のスペースを確保すると良いでしょう。
共有のスペースなので、まとめて収納できますが貴重品や機密文書など大事な書類は、個人ロッカーに必ず入れておきましょう。
ペーパーレス化の推進
インボイス制度が2023年10月から導入され、ペーパーレス化が進んでいます。データとして文書を持ち運べるようになれば、移動する際に荷物が増えません。また書類を収納していたスペースも有効的に使えます。
フリーアドレスでは、仕事中に移動することが多いのでペーパーレス化により、書類を紛失するリスクも軽減できます。
フリーアドレスの3つの課題と解決するおすすめ便利グッズ
フリーアドレスにおける課題や、それを解決する便利グッズについて紹介します。フリーアドレスを利用する企業のほとんどが、同じような課題を抱えています。従業員が多ければ多いほど管理業務も大変になり、フリーアドレスを中止する企業もいるほどです。
管理業務を丁寧に行えば、フリーアドレスでの仕事はそこまで難しいことではありません。1つずつ、確実に課題を解決していきましょう。
パソコンや書類の持ち運びと忘れ物の増加
好きな場所で仕事ができるフリーアドレス。午前と午後で仕事する場所を変更することもあるでしょう。会議や打ち合わせで別室に移動することもあります。その際にパソコンや筆記用具、書類などを移動させなければなりません。
また、前のデスクにバッテリーやマウスを忘れることなどもあります。その場合、忘れ物を取りに戻らなければなりません。このようなことが起こらないようにする便利グッズを5つ紹介します。
モバイルバッグ
モバイルバッグとは、持ち運びが便利な収納バッグのことです。ノートパソコンが収納できるのはもちろん、パソコンに必要な備品や書類、文房具も一緒に収納できます。バッグ1つで簡単に移動できるのは、作業効率の向上にも繋がります。
デスクに忘れ物をする事がなくなりますし、持ち運びも格段に楽になります。
バッグハンガー
デスクや床の上にバッグを置くことに抵抗がある方は、バッグハンガーがお薦めです。デスクやチェアにバッグハンガーをひっかけるだけでフックの役割を果たし、バッグをかける事ができます。場所も取らないので、デスクもすっきりして作業に集中できます。
フリーワゴン
フリーワゴンは、モバイルバックや通勤用のバックを一時的に収納できます。作業する際に個人ロッカーとデスクを何度も往復せずに済むので時間短縮にもなります。また他の従業員との荷物が混ざることもありません。
個人ロッカーとデスクの往復回数が減るのは従業員や企業にとってもメリットになります。
ポータブルバッテリー
オフィス内にコンセントが少なく、自分が使用したい時に他の従業員が使用している場合、ポータブルバッテリーが便利です。カフェや食堂など、電源がない場所でも仕事ができます。パソコンやタブレットで作業する際にバッテリーは必要不可欠です。
忘れ物ボックス
フリーアドレスでよくあるのは、パソコンの備品や私物の紛失です。そこで、忘れ物ボックスの設置をお薦めします。
忘れ物ボックスに入れてから1週間経っても持ち主が現れなかった場合、処分するなどルールを決めて忘れ物を管理すると忘れ物が減り従業員のストレス軽減に繋がります。
誰がどこにいるのか分からない
オフィス内にいるとはいえ、フロアが広ければ広いほど同じ部署の人を探すのに時間がかかります。相談したいことや書類を提出しなければならない時に、まず相手を探す所から始めなければなりません。
従来のデスクワークなら部署ごとにグループ分けされていたので、人を探す時間はありませんでした。フリーアドレスをうまく運用するには、この作業の時間短縮が企業にとって大きな鍵になります。
在席表示マグネット
在席表示マグネットを使用した一覧表を社内の分かりやすい場所に掲示すれば、一目瞭然で誰がどこにいるのか確認できます。裏表をひっくり返すことで、在・不在を表示ができ、急な電話対応時などに便利です。
また、「出張」「テレワーク」「出勤」「休み」など、詳細に表示できるようにしておくとさらに分かりやすくなり仕事がスムーズに進行できます。
グループウェア
グループウェアとは、離れていても従業員間のコミュニケーションを円滑に取れるよう複数の機能を搭載したシステムです。日程管理やWeb会議、出席・離席の確認など多くのことが1つのシステムで管理できるようになっています。
1人ひとりがグループウェアに予定を登録しておけば、それぞれの予定や在席状況も把握できます。従業員の予定が分かると自分のスケジュールも組みやすいのでとても便利です。
位置情報システム
オフィス内の居場所把握はもちろん、外出・在宅勤務の情報も共有できます。在席表示マグネットで出勤しているかどうかを確認したあと、位置情報システムでどこにいるのかを把握できれば、その人の元へ迷うことなく行き着くことが可能になります。
また、システムによっては座席予約機能があるものもあります。
集中力を保つことが難しい
仕事において重要なことは、集中して作業に取り組むことです。フリーアドレスは好きな場所で作業ができる分、環境が毎日異なるので周りの会話や視線が気になって集中力が散漫してしまうことがあります。
また、コミュニケーションを取りすぎて、自分の作業が進んでほとんど進んでいないこともあります。集中力の欠如は、企業の業績悪化に直結すると言っても過言ではありません。この課題解決に役立つ便利グッズを紹介します。
卓上型パーティション
卓上型パーティションがあれば、周囲と1つ壁ができるため自分の作業に集中する時間が増え、仕事もはかどります。折りたためるタイプもあるので、収納にも困りません。Web上での会議や打ち合わせの際にもパーティションがあると便利です。
また、音のコントロールができるパーティションもあるので、周囲の音も気にすることなく作業に取り組めます。
デスクマットでパソコンや作業スペースを確保
自分の作業範囲を相手にも視覚で伝えられるデスクマットがお薦めです。自分の両隣で人が作業している場合、デスクマットを使用することで隣の人の物と混ざらなくなります。
マウスやキーパッドの音も抑えられます。色も豊富にありますので、デスクマットを敷いた際に気持ちを切り替えるきっかけにもなります。
フリーアドレスを快適にするその他のおすすめグッズ
その他にも快適に作業ができるおすすめグッズを紹介します。椅子に座っての業務がメインのフリーアドレス。体力的にも精神的にもストレス無く仕事をしたいものです。
会議や打ち合わせの際に使えるグッズもあります。個人専用のデスクがない分、毎回自分に合った作業スペースを作る必要があります。いつでも、どこでも楽しく作業できるグッズを紹介するので参考にしてみてください。
ミーティングホワイトボード
会議や打ち合わせの際にミーティングルームが空いていない時に、ミーティングホワイトボードを使用すると便利です。持ち運びできる卓上タイプのボードもあるので、Web会議でも使用できます。
打ち合わせ以外にも、在席・欠席表などの簡易掲示板としても活用できます。
水なし・コードレスで使えるアロマディフューザー
作業中でも手軽に使用できるアロマディフューザーもお薦めです。充電式なのでコンセントが近くにない環境でも、気軽に香りを持ち運べて集中力アップが期待できます。香りを変えるだけで気分もすっきりします。
水を入れなくても使えるタイプもありますので、パソコンなどの電子機器を使用している場合でも安心して利用できます。
まとめ
フリーアドレスをうまく運用するためのポイントやお薦めグッズを紹介しました。今回でフリーアドレスについての理解がさらに深まったと思います。個人用のロッカーを設置したり、運用ルールを明確化したりなど、維持することが大切です。
従業員全員の課題解決に役立つグッズも積極的に活用していきましょう。
今回ご紹介した商品の多くを法人向けオフィス通販サイト「スマートオフィス」で購入できます。販売店やカスタマーデスクによる購買サポートも行っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
