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小規模なオフィスは、従業員同士の距離感が近いためコミュニケーションが取りやすくなります。コミュニケーションをとる回数が多いほど、相手の価値観を理解することができ、信頼関係が生まれやすくなります。
このコラムでは、従業員が気持ちよく働ける小規模オフィスのレイアウトについて解説します。また、おすすめの家具も紹介しますので最後までご覧ください。
小規模オフィスの定義とは
小規模オフィスとは文字通り、少人数で活動するオフィスのことです。特に明確な定義はありませんが、数人〜十数人が一般的です。オフィスの面積によって作業人数が変わってきます。
小規模オフィスのメリット
ここからは小規模オフィスのメリットについて3つ解説します。メリットを理解することはレイアウト作成時に役立ちます。では、どのようなメリットがあるのかみてみましょう。
初期費用を抑えられる
小規模オフィスは大規模オフィスと比べて、面積が狭いので家賃費用や光熱費も抑えられます。また、家具やオフィス用品を配置するスペースも限られているので、低コストで家具を購入できます。
レイアウトを自由に考えられる
小規模であれば面積が狭い分、レイアウトの変更も気軽にできます。チームごとに動いている企業であれば、そのチームに合ったレイアウトに移動が可能です。また、小規模なので従業員1人1人の意見を取り入れながらレイアウトが作れます。
コミュニケーションがとりやすい
小規模なオフィスは、従業員同士の距離感が近いので声が掛けやすく、大規模なオフィスと比べてコミュニケーションがとりやすいことが特徴です。
従業員同士のコミュニケーションがきちんと取れている企業ほど、業績が良い傾向にあり、社内の雰囲気も良くなります。
小規模オフィスのデメリット
次にデメリットについて2つ解説します。小規模オフィスのデメリットはやはり面積が狭いことです。レイアウト作成時、このデメリットが原因でいくつか問題が生じます。1つずつ見ていきましょう。
パーソナルスペースを確保しにくい
オフィスの面積が狭い場合、従業員1人1人の作業スペースを作るのが難しくなります。しかし快適に作業するにはパーソナルスペースをしっかり確保することが重要です。
例えば、在宅で作業する従業員と出勤する従業員に分けるなどすると、オフィス内で作業する人数を制限する事ができます。そうすることで1人1人のパーソナルスペースが確保しやすくなります。
収納スペースが狭くなる
オフィス内の面積が狭いが故に収納スペースも限られます。大きな棚や個人ロッカーを配置しても、今度は作業スペースの確保が難しくなります。その場合、作業スペースと収納スペースのバランスを調整することが重要になります。
オフィスレイアウトの前にゾーニングを検討
レイアウトを決定する前に、職場に適したゾーニングを検討することが重要です。ゾーニングとは、空間を用途や機能に分けて大まかに配置を決めることを指します。小規模オフィスは部屋の数が限られているので、しっかり各部屋のコンセプトを決める必要があります。
また、従業員がスムーズに移動できるように会議室や応接室を従業員の作業スペース周辺に配置すると作業効率が向上します。各部屋の用途と従業員の動線をバランスよく考えましょう。
小規模オフィスのレイアウトを決める4つのポイント
ゾーニングが決まったら、次はレイアウトを作成しましょう。ここではどんな部屋にするのかを具体的に決めます。レイアウトでは音漏れや配線の配置なども確認します。
小規模オフィスは、面積が狭いことから従業員の人数を念頭に置いて、レイアウトを決める必要があります。今回はポイントを4つ紹介します。
デザインコンセプトを決める
まず、コンセプトをしっかり決めることが大切です。どんな空間にしたいかを決めると家具やオフィス用品も揃えやすくなります。企業のイメージに合った色をワンポイントで使用したり、インテリアやオフィス用品の質を統一したりすると綺麗なレイアウトになります。
使いやすい収納・動線を考える
限られたスペースをうまく活用するために、コンパクトな収納用品や従業員が移動しやすい動線を考える必要があります。例えば、書類がデスクの上に無造作に置かれていたり、ファイルをしまう場所がバラバラだったりすると、従業員も快適に作業ができません。
レイアウトを作成する上で大切なことは、従業員が作業しやすい環境を作ることです。収納用品には書類を項目ごとに整理できるものや、小道具も種類別に収納できるものがあります。従業員が快適に作業できるよう、使いやすい収納や動線を考えましょう。
パーティション兼収納ができる家具を選ぶ
部屋の間仕切りに天井まで届くようなハイパーティションを設置すると、工事費用がかかります。パーティションを設置するよりも収納ができる間仕切りを設置することで、別に収納スペースを確保する必要がなくなります。
従業員の移動するスペースを確保しつつ大きな本棚や収納棚を設置すると、部屋と部屋の間に壁ができ部屋が2つに分けられます。
窮屈に感じさせない空間づくり
オフィス内で窮屈に感じると従業員の作業効率も下がります。そうならないように間仕切りを透明にしたり、背丈の低いパーティションを配置したりすると奥行きを感じられます。
また、観葉植物や絵画を置くだけでも落ち着いた雰囲気になります。従業員にストレスを感じさせない空間作りがポイントです。
小規模オフィスのレイアウトの注意点
レイアウトを考える際に注意するポイントが3つあります。全て従業員が快適に作業できるよう、配慮が必要なものです。
また、今後のことも考えてレイアウトも決めなければなりません。時代に合わせた作業スタイルを活用して、今後改築しなくても済むよう工夫する事が重要になります。
音への配慮が必要
オフィス内の面積が小さいため、人の話し声や機械音、水洗などの音がよく響きます。作業スペースとコピー機やシュレッダーの間に簡単なパーティションを配置したり、お手洗いを作業スペースから遠い位置にしたりなど音への配慮が必要です。
また作業スペースでリモート会議をすると周りの人に迷惑がかかります。この場合は、リモート会議に集中できる防音ブースを設置することで解決できます。
作業スペースが限られる
オフィス内のスペースに限りがあるため、個人の作業スペースが狭くなる可能性があります。出勤する頻度が少ない従業員は共有スペースを利用してもらい、出勤する頻度が多い従業員には個人のデスクを用意するなど工夫しましょう。
また、作業をペーパーレス化して収納スペースを減らし、作業スペースを確保する方法もあります。
将来的な従業員数の増減も考慮して検討する
従業員の人数を固定して作業する場合は問題ないですが、今後従業員の増減を予定している場合は、それも考慮してレイアウトを考えなければなりません。今の人数だけを考えてレイアウトを決めると、増減した場合改築する必要が出てくる可能性があります。
仮に増減しても臨機応変にレイアウトの変更ができるオフィスにするのがお勧めです。
小規模オフィスにおすすめのオフィス家具4選
最後に小規模オフィスにおすすめの家具を4つ紹介します。コンパクトな家具を設置するとオフィス内をスッキリとした空間にできます。オフィス内のゾーニングやレイアウトを考える際に参考にしてみてください。
フリーアドレスデスク
個人用のデスクではなく、誰でも使えるデスクを用意することで、従業員の個人用デスクを人数分確保しなくても良くなります。フリーアドレスデスクは少人数の打ち合わせや会議にも活用できます。
パーソナルブース
パーソナルブースがあれば、周囲を気にせず作業に集中できます。また、簡単な卓上パーティションを使用するだけでも周りの音が遮断できます。防音のブースもあるのでリモート会議をする際にはぜひ活用してみてください。
組み立て式ローパーティションセット
フリーアドレスデスクや会議室などを利用する場合、持ち運びもできて簡単に組み立てられるローパーティションを使用すると、個人の作業スペースが完成します。
オフィス内、どこでも個人用のスペースを確保できるようにすると、従業員のプライベートが守れます。
収納と兼用のパーティション
棚をパーティションのようにを配置すると、ほどよく空間を遮ることが可能です。共有する道具や書類を収納しておけば別に収納スペースを確保する必要がなく、一石二鳥です。チームごとに作業する機会が多い企業であれば、このような収納と兼用できるパーティションがお薦めです。
まとめ
小規模オフィスは先にゾーニングを決めてからレイアウトを考えましょう。小規模ならではのメリットやデメリットも理解しながら決めるとスムーズに家具やオフィス用品も配置できます。
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