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会社設立時には、事務機器やオフィス家具、文房具など、さまざまな備品を揃える必要があります。しかし、あまりに種類が多いため、何から揃えればよいか迷ってしまう場合もあるのではないでしょうか。
このコラムでは、会社設立時に揃えておきたい20種類の備品をご紹介します。ぜひ、備品選びの参考にしてみてください。
会社設立時に必要な備品とは？
会社設立時には、オーダーメイドすべきものや共有スペースに必要なものなど、業務を円滑に進めるために必要な備品が数多くあります。備品を決める際には、新しいオフィスで働いている姿をイメージすることが重要です。備品が必要となりそうな場面を想像しながら、ピックアップするようにしましょう。
会社における備品の定義
一般的に、備品とは「業務上の必要なものとして備え付けてあるもの」を指します。対象は幅広く、自社で購入したものの他、レンタルして自社で使用するものも含まれます。
ただし、勘定科目においては、使用可能期間や取得価額によって、「備品」と「消耗品」が区別されるので注意が必要です。
会社でオーダーメイドすべき備品4選
会社設立時に必要となる備品の中には、オーダーメイドで準備すべきものもあります。ここでは、オーダーメイドすべき4種類の備品をご紹介します。
オーダーメイドは完成までに時間がかかる場合があるため、時間に余裕を持って準備することが大切です。また、住所など情報を記載する消耗品は、引越しの可能性も考えて、数量を調整するようにしてください。
印鑑・スタンプ
印鑑は、オーダーメイドすべき備品の中でも、優先度の高いものです。商業登記に必要な代表者印や銀行印・社印の他に、日常的に使用する認印・住所印も用意しておくとよいでしょう。ゴム印などの事務用のスタンプも作っておくと便利です。
封筒・名刺
封筒や名刺は、自分で作成することも可能ですが、デザイナーや印刷会社に依頼した方が、見栄えのよいものを作れます。費用を抑えたい場合は、テンプレートに必要事項を入力して作成できる、セミオーダー式のWEBサービスを活用するのもお薦めです。
伝票・書類
伝票や書類は、弁護士や社労士に相談しながら作成するのがよいでしょう。見積書・請求書・領収書などの他、社内外への契約書や申請書などの書類も準備する必要があります。社内規定や各種基本方針、会社の規模によっては就業規則の作成も必要です。
サイン（看板）
サインとは、会社の出入口に設置する看板や表札のことで、会社の顔ともいえる重要な役割を果たします。看板に、会社名や屋号を記しておくと、周囲へのアピールにもつながります。会社のイメージや設置場所を考えて、デザインや素材を選ぶようにしましょう。
会社の共有スペースに備えておくべき備品5選
従業員が過ごしやすいように、共有スペースにも備品を準備しましょう。ここでは、共有スペースに備えておくべき5種類の備品をご紹介します。
テーブルやチェア
個人用のデスクとは別に、作業スペースや会議用、応接室などにも、テーブルやチェアを揃える必要があります。選ぶ際には、価格面だけでなく、耐久性や使いやすさなども重視しましょう。全てを一度に揃えると高額になってしまうため、金額を抑えたい場合は、レンタルやリース、中古のものを検討してみるのもよいでしょう。
収納関連用品
働きやすいオフィスにするには、収納関連の備品も必要です。書類やファイルをまとめる棚・ロッカー・ラック・食器棚など、用途に応じて準備しましょう。
オフィスの広さや、収納物の種類・量によっても、適切な収納庫は異なります。スペースを有効活用するには、壁面収納もお薦めです。通路幅も考慮して、サイズや形状を選ぶようにしましょう。
通信機器
パソコンや電話などの通信機器は、オフィス内での業務には欠かせません。パソコンのスペックは、使用目的や使用人数、業務内容によって検討するとよいでしょう。
また、Wi-FiルーターやHUBなどのネットワーク設備も必要になります。セキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
事務機器
事務機器には、コピー機・複合機・シュレッダーなどの大きなものから、電卓・ラベルライター・タイムレコーダーなどの小さなものまで、さまざまな種類があります。
業務内容によっては、ラミネーターや裁断機なども必要になるかもしれません。業種やオフィスの規模にあわせて、選ぶようにしてください。
防災セット
地震や火事などの災害に備えて、防災セットを用意しておくことも重要です。従業員の人数に応じて、食料・飲料水・救急セット・ヘルメット・消火スプレー・簡易トイレなどを準備しておくようにしましょう。
必要最低限のアイテムがまとまっている、市販の防災セットを活用するのもよいでしょう。
会社に置いておくと便利な備品3選
毎日使うものではなくても、いざという時に揃えておくと便利な備品もあります。ここでは、そんなお役立ちアイテムをご紹介します。
テーブルタップ・延長コード
テーブルタップ・延長コードは、コンセントの差し込み口の数やコードの長さが足りない時に役立ちます。いろいろな種類があるので、必要な差し込み口の数と設置場所からの距離を確認して、検討するようにしましょう。
3Pタイプの電源プラグを採用している電子機器に対しては、3Pプラグ専用のものを準備しなければならないので、注意してください。
ホワイトボード
ホワイトボードは、会議や打ち合わせ、プレゼンの際に便利です。スクリーン代わりにして、プロジェクターで映像を映し出すこともできます。
キャスター付きの自立式タイプは、移動が簡単です。あまり広くないオフィスには、壁などに貼るホワイトボードシートを使うのもよいでしょう。粘着タイプの他、金属製のパーティションに貼れるマグネットタイプもあります。
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ホワイトボードの種類まとめ！選び方のコツと驚きの使い方を徹底解説！
工具類・脚立類
ドライバーなどの工具類は、電池交換やオフィス家具の組み立てに必要になることがあります。また、脚立・踏み台は、高いところにある収納を利用する際や、電球の付け替えなどの際に便利です。キャスター付きのものや、軽量タイプなどがあるので、目的にあったものを選ぶようにしましょう。
会社を快適にする備品5選
社内が快適だと、モチベーションアップにもつながります。ここでは、より快適なオフィス環境を実現してくれる備品をご紹介します。
観葉植物
観葉植物を置くことで、オフィスの雰囲気が明るくなり、リラックス効果も期待できます。
大きさや種類もさまざまで、価格帯も幅広いので、予算にあうものを選ぶようにしましょう。「手入れが面倒」「季節にあわせて植物を飾りたい」という場合には、植物の管理まで任せられるレンタルやリースのサービスがあるので、検討してみるとよいでしょう。
パーティション・間仕切り
パーティションや間仕切りは、オフィス内の空間を区切るために設置します。
パーティションを使えば、周囲からの視線を遮ってプライバシーを守ったり、防音素材で静かなオフィス環境を実現したりすることが可能です。使用目的に応じて、高さや素材を選ぶようにしましょう。
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空気清浄機・加湿器
空気清浄機・加湿器は、風邪やウイルス対策にもなり、オフィス環境を快適に保ってくれます。
空気清浄機は、臭いの原因物質・ウイルス・ほこり・花粉などを除去することで、オフィス内の空気をきれいに保ちます。また、エアコンなどで乾燥しがちな室内の湿度を保つのには、加湿器がお薦めです。最近では、空気清浄機と加湿器が一体化したタイプや、デスクに置ける小型の卓上加湿器なども人気です。
ウォーターサーバー
仕事中の水分補給や気分転換に、ウォーターサーバーを導入するのもよいでしょう。お湯が出るタイプもあるので、来客時、お茶やコーヒーを出す際にも役立ちます。また、経費計上も可能で、災害時の備蓄水としても使えるといったメリットがあります。
ただし、ランニングコストがかかってしまったり、設置スペースや水の保管場所が必要になったりするといったデメリットもあるため、会社の規模に応じて導入を検討するようにしてください。
コーヒーメーカー
コーヒーメーカーは休憩時に喜ばれる備品の一つです。コーヒーを飲む従業員が多い場合は、満足度も高くなるでしょう。ランニングコストや清掃の手間が必要になりますが、来客時にもあると便利です。
購入する以外にも、多くの飲料メーカーがレンタルプランを提供しているので、予算や好みにあうものを選ぶとよいでしょう。
会社で食事をする際にあるとよい備品3選
社内イベントや休憩時間、来客の際には、会社で食事をする機会もあると思います。ここでは、そんな時に役立つ備品をご紹介します。
ポット類
お湯の出るウォーターサーバーやコーヒーメーカーがない場合、ポット類を用意しておくと便利です。電気ポットは、容量や機能もさまざまなので、人数や使用頻度にあわせて選びましょう。
魔法瓶構造のものは、電源を抜いてもしばらく保温できるため、電気代の節約にもなります。蒸気レスやカルキ抜きなどの機能が付いているものもあります。
食器類
食器やコップは、いろいろな材質のものがあるので、用途に応じて選ぶようにしましょう。来客用には陶器製やガラス製、日常的に使うものには割れにくいプラスチック製や、使い捨てできる紙製などもお薦めです。
飲料・即席食品
水・コーヒー・お茶などの飲料や即席食品を用意しておくと、食事の際も手軽に利用できます。また、災害時には、非常食としての役割も果たしてくれます。
ただし、保存期間が長いものは、気づかないうちに賞味期限が切れてしまいがちです。そうならないためには、保管している飲料や食品を、日常的に消費し、使った分を買い足していくというローリングストック法がお薦めです。賞味期限が近づいたら従業員に配布するなど、計画的に消費するようにしましょう。
まとめ
このコラムでご紹介したとおり、会社設立時に必要となる備品の種類は多岐にわたり、一度に揃えるのは大変です。そんな時は、オフィス通販サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
法人向けオフィス通販のサイト「スマートオフィス」なら、豊富な品揃えの中から、欲しい備品を、商品ジャンル別に探すことができます。備品購入に関する悩みを相談することもできますので、ぜひご活用ください。
