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物品調達業務において、見積書や請求書などの帳票管理にお悩みではありませんか。
地方公共団体の調達担当者が抱える悩みの1つに「帳票管理」が挙げられます。必要な場面で手元にないことや、確認作業が面倒であることなどさまざまな苦悩があることでしょう。
本コラムでは地方公共団体の調達担当者が抱える苦悩や、物品調達を効率化するサービスをご紹介します。
地方公共団体の帳票には保管義務がある
地方公共団体などの行政機関では、法令や条約に関する書類などの行政文書を一定期間、保管しなければなりません。調達業務でも見積書や納品書、請求書が発行されますが、同様に保管義務があります。総務省は、請求書などの予算に関わる文書に次のような最低保存期間を定めています。
【出典：総務省ホームページ】
地方公共団体の予算に関わる上記の文書は、最低5年保管する必要があります。
地方公共団体の調達担当者が抱える悩み
地方公共団体では人口減少や少子高齢化などを理由に、人手不足が生じています。調達担当者も減少している中、帳票管理を行う際の手間や面倒が増え、多くの悩みを抱えているようです。
また、地方公共団体は随意契約と呼ばれる発注方式が取られる場合もあります。随意契約とは、地方公共団体が任意の相手と契約を結ぶ方法のことです。地方公共団体特有の発注方式であることから、確認作業に難渋してしまうことも少なくありません。
では、具体的にどのような面で悩みを抱えているのでしょうか。
各帳票の取り寄せが面倒
物品調達を行う際、各登録業者からそれぞれの帳票を取り寄せる必要があります。先方がなかなか書類を送付してくれなかったり、手元に届いても内容に誤りがあったり、手間や時間が掛かってしまうことが多くあります。
また、取引業者が増えるほど、管理が煩雑化してしまいます。万が一、紛失してしまった場合は再発行をしなければならず、さらに業務負担が増えてしまうことも少なくありません。
必要なタイミングで手元にない
先方からの帳票送付に時間を要している場合など、必要なタイミングで手元にないことも悩みの1つです。
地方公共団体職員は物品調達以外にも、多くの業務を抱えています。他の業務を終え、帳票管理に取り掛かる時間ができても、手元になければ別の機会に行わなければなりません。
各販売店により様式が違う
地方公共団体の多くは提出する各帳票の様式を定めておらず、請求者や請求の内容、金額などの必須項目が記載されていれば提出可能です。そのため、登録業者独自の様式で作成する場合もあります。
一方で、販売店側で必須項目以外が記載されている、あるいは記載されていないなど、異なった様式の帳票であることが原因で地方公共団体の担当者が確認作業に難渋してしまうといった悩みもあります。
各帳票の紐付け確認が面倒
地方公共団体で経理処理を行う場合、各帳票に記載された内容を確認する作業があります。発注内容や納品内容、金額に差異がないか確認するために各帳票同士の紐付け作業は重要です。
しかし、地方公共団体の物品調達における書類は莫大な量であり、確認作業も大変な作業であるといえます。他の業務と並行して行うには、面倒に感じる場合もあるでしょう。
地方公共団体の物品調達を効率化する方法とは
そんな物品調達を効率化する方法として、地方公共団体向け物品調達サービスの利用や帳票出力サービスの活用が挙げられます。物品調達をサポートするだけではなく、帳票管理のお悩みも解決に導いてくれるでしょう。
地方公共団体の物品調達を効率化する2つの方法に関して、詳しく解説します。
地方公共団体向け調達サービスを利用する
地方公共団体向け調達サービスを利用することで、調達業務の効率化が可能です。商品ラインナップも豊富で、地方公共団体でよく使われる商品も数多く取り揃えています。地方公共団体特有の発注体制に対応するさまざまなサービスも提供しており、サポート体制も万全です。
また、Webサイトで在庫数や販売価格の確認、納期の確認も容易になるなどのメリットもあります。
スマートガバメントとは
「スマートガバメント」とは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する、地方公共団体向け調達サービスです。地方公共団体の定番品を幅広く取り揃えているほか、調達担当者向けの業務の効率化をサポートする機能をご提供しています。
また、地元の登録販売店が購買の窓口となるため、お悩みやお困りごとを安心して相談できます。請求関連も登録販売店から行なわれるため、スムーズなやり取りが可能です。所定の締め時刻までの注文で最短翌日にお届け（※一部商品・地域を除く）できるため、お急ぎの場合にも便利です。
スマートガバメントのおすすめ機能
専用Webサイト「スマートガバメントWeb」では、地方公共団体で働く皆様の調達業務をサポートする機能が充実しています。
見積依頼機能
地元の登録販売店にWebでいつでも見積依頼をすることができます。
相見積が必要な場合も、一度の操作で複数の登録販売店に見積依頼ができ、見積回答の内容をそのままWeb注文することも可能です。
また、過去の見積依頼内容や販売店からの回答などの履歴は残るため、いつでも見返すことができます。
販売店選択・切替機能
スマートガバメントWebでは、複数の登録販売店を登録できます。ショッピングカートに商品を入れた後でもワンクリックでアカウント（Web ID）を切り替え、発注先の販売店を変更できるため、ログインし直す手間を省くことが可能です。
発注先の公平さを保ちたいと考える地方公共団体ならではのお悩みにも寄り添います。
帳票出力機能
Web・FAXの注文方法に関わらず、注文履歴から帳票（見積書・納品書・請求書）をPDFでダウンロードすることができます。
登録販売店に依頼する必要がないので、必要なときに帳票を取得することができ業務の効率化に繋がります。
まとめ
今回のコラムでは、地方公共団体の物品調達における帳票管理のお悩みや、そのお悩みを解決できるサービスについて解説しました。
帳票の取り寄せや確認作業に手間や面倒を感じているなど、物品調達の担当者は帳票管理に関して多くの悩みを抱えていることがわかりました。
地域の皆様に寄り添う地方公共団体職員の負担を軽減すべくご提案したいのが、地方公共団体向け調達サービスの「スマートガバメント」です。地方公共団体向けに特化したサービスで、地方公共団体の皆様が抱える日々の調達・管理業務をサポートします。
帳票管理に関する悩みの解決や、業務効率化をサポートするスマートガバメントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
