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購買管理とは、企業にとって必要な資材を適切に仕入れられるよう管理するプロセスのことを指します。
効率的な購買管理によって、企業におけるコストの最適化や利益の最大化が目指せます。では、購買管理はどのように行えばよいのでしょうか。
このコラムでは、購買管理とは何かを解説するとともに、購買管理を適切に行うための5原則や購買管理の効率化について解説します。
購買管理とは
日本の国家標準の一つ「JIS規格（日本産業規格）」では、購買管理は「生産活動に当たって、外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系」と定義されています。
つまり、購買管理は資材を仕入れるだけの単純な業務ではありません。適正な品質、数量、価格の資材を、必要な期日までに仕入れる一連の流れを管理することが購買管理です。
購買管理と調達管理の違い
購買管理と混同されやすい言葉に、調達管理があります。似たような言葉ではあるものの、厳密には異なる意味があります。
購買管理の対象は資材です。一方、調達管理の対象は資材だけに限らず、生産活動に必要な設備や労働力なども含まれます。
また、購買管理では購入した資材の管理を行いますが、調達管理では購買に限らずレンタルやリースなどで調達した資材も管理の対象です。
このようなことから、購買管理よりも調達管理の方がより広義の意味を持っているといえます。
購買管理の5原則
購買管理では、購買業務のプロセスを一つひとつ適切に管理することが大切です。
購買管理を適切に行うためのガイドラインとして「購買管理の5原則」があります。5つの原則についてそれぞれ詳しくみていきましょう。
1.適正な取引先の選定
適切な購買管理を実施するためには、まず適正な取引先を選定することが重要です。
取引先の都合によって納品数に誤りがあったり納期が遅れたりしては、生産活動に悪影響が及びます。大きなトラブルに発展した場合は、社会的な信用を失いかねません。
自社の信頼性を確保するためにも、取引先の選定は慎重に行う必要があります。供給の安定性や実績、経営状況といったさまざまな視点から総合的に判断し、信頼できる取引先を選定しましょう。
2.適正な品質の確保
自社の生産活動に必要な品質を確保することも、購買管理に欠かせません。
購買する資材の品質は、生産する商品に直接的な影響を与える可能性があります。価格が安く、納品がスムーズだったとしても、資材の品質が不十分であれば顧客満足度は低下し、企業の評価は下がります。
仕入れる資材が自社の品質基準をクリアしているかどうか、事前に必ず確認しておきましょう。
3.適正な数量の決定と確保
資材の在庫を多めに確保すると、余裕のある生産活動が可能になります。納品の遅れや欠品によって、生産活動が滞る心配もありません。
しかし、必要以上に資材を調達することは、コストの無駄にも繋がるため注意が必要です。長期保管によって資材の品質が劣化したり鮮度が下がったりした場合には廃棄することとなり、利益の損失に繋がります。
購買管理では、生産活動に必要な数量を決定し、適切に確保することが大切です。
4.適正な納期の設定と確保
購買管理では、資材を発注してから納品までどのくらい日数がかかるのかを確認し、適正な納期を設定します。
納期の設定と確保には、取引先の協力が欠かせません。日頃から連携を密にとり、納期の厳守を徹底してもらいましょう。
とはいえ、人手不足や天候による物流の乱れといったさまざまな事情によって、納期に遅れが発生することも珍しくありません。予期せぬトラブルが発生した際にも、対応できる体制を構築しておくことも大切です。
5.適正な価格の決定
購買価格は企業の利益に大きく関わるため、慎重に判断しなければなりません。
少しでも安い資材を仕入れることができれば、利益の拡大が目指せますが、価格の安さばかりを重視すると商品の品質は低下してしまいます。
反対に、高い資材を仕入れることで商品の品質も向上しますが、コストの負担は大きくなり、利益は減少します。
購買管理では、適切な品質を確保しながらも、利益の最大化に繋がる価格を決定することが重要です。低価格かつ高品質の商品を生産できれば、企業価値が高まり、競争力の強化にも繋がります。
購買管理の重要性
購買管理は、企業の成長に欠かせない重要な業務であるものの、営業やマーケティングといった売上に直結する業務と比較すると軽視されがちな業務です。
購買管理を怠っていては、適切な資材を安定的に仕入れることはできません。資材がなければ、生産活動が滞り、得られるはずの利益は減少します。
また、単なるコスト削減を図るだけの購買管理では、商品の品質が低下し、企業の信頼性をも失いかねません。
このようなことから、購買管理は企業が安定的に成長するために必要不可欠な業務であるといえます。
購買管理のメリット
後回しにされがちな購買管理ですが、適切に実施することでいくつかのメリットが得られます。
ここでは購買管理のメリットを紹介します。メリットを知ることで、より意欲的な購買管理が実施できるでしょう。
原価を抑えられる
購買管理では、適切な品質を確保しつつ、利益の最大化に繋がる価格での仕入れを目指します。
資材を安く仕入れることで、商品の原価低減が可能となり、企業の利益は拡大します。原価低減によって得られた利益を新たな商品開発や設備投資へと回すことができれば、企業のさらなる発展へと繋げられるでしょう。
生産効率が向上する
資材が不足して生産活動が中断したり停滞したりした場合には、配分した人員も手待ち時間が増え、人件費は無駄になってしまいます。
一方、購買管理を徹底することで、必要な資材を適切なタイミングで仕入れることが可能です。計画的な生産活動が可能となり、生産性は向上します。
また、取引先と協力関係を構築できれば、発注から納品までの期間を短縮することも可能となり、さらなる生産性の向上も目指せるでしょう。
不正防止に繋がる
購買管理は、購買プロセスの透明性が高まるため、不正防止にも役立ちます。
購買のプロセスが不明瞭な場合、経費を使用した私物購入や取引先との癒着などの不正行為にも気づくことはできません。
不正行為の放置や黙認は、従業員の慢心を生みます。業務の遂行が滞るだけでなく、ほかの従業員も不正に手を染める恐れもあるでしょう。企業経営に打撃を与え、危機的状況に陥る可能性もあります。
購買管理の前に内部統制対策がおすすめ
購買管理のルールや規定がない状態では、不適切な価格での購買や誤発注、過剰在庫など、多くのリスクが生じやすくなります。購買管理業務が属人化している場合には、たとえ不正があっても発見することは難しいでしょう。
これらのリスクを回避し、適切な購買管理を実施するためには、内部統制の整備が欠かせません。
内部統制とは、企業の生産活動を適切に運営する仕組みを構築することです。不正行為を防止できるだけでなく、業務の効率化にも有効な手段となるため、企業が積極的に取り組むべき課題といえます。
購買管理規定の作成
内部統制の基盤となる、購買管理規定の作成を行いましょう。
購買管理規定とは、購買を行う際に不正が発生しないよう、業務フローや禁止事項を記したルールです。購買業務の基本原則となる総則をはじめ、購買計画や取引先、発注、検収、支払いなどの項目に分け、それぞれのルールを定めます。
購買管理規程は、作成するだけでなく社内全体に浸透させることが重要です。規定に沿って購買管理を実施すると不正の発生リスクは軽減します。業務の属人化も防げるため、業務の効率化も期待できます。
購買管理システムを導入
内部統制の強化を目指すなら、購買管理システムの導入も有効です。
購買管理システムを導入すると、購買管理業務を一括で管理でき、内部統制の整備をスムーズに進められます。
取引先の選定や発注、在庫管理など、購買に関する業務をシステム上で行えるため、業務スピードは格段に上がります。リアルタイムでの情報共有も可能となり、ヒューマンエラーの抑制も可能です。
購買管理機能のある法人向けオフィス用品通販サイトを活用することでも、内部統制を整備することが可能です。購買先を一本化できるため、取引先の選定や発注の手間がなくなり、購買業務時間の大幅な削減ができます。
まとめ
適切な購買管理は、購買業務の効率化が図れます。原価低減や生産性の向上にも繋がり、企業の利益最大化も目指せます。
しかし、購買管理の方法が適切でなければ、思うような効果は期待できません。内部統制を整備し、「購買管理の5原則」を守ることで、適切かつ効率的な購買管理が可能となります。
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