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予算管理は、安定した経営を行い企業を存続させるために重要な業務の1つです。しかし、予算設定に頭を悩ませたり集計や分析に時間がかかったりして手間がかかるイメージがある方もいるのではないでしょうか。
このコラムでは、難しく感じる予算管理業務をスムーズにする解決策を解説します。
予算管理とは
企業が定めた数値目標を遂行するため企業活動を管理することです。
・売上予算
・原価予算
・経費予算
・利益予算
上記の4つに分類された予算にそれぞれ数値目標を設定し、計画通りに利益が出ているか確認します。利益が見込めていない場合は原因を追及・分析する必要があります。
企業の実績を把握する予算管理は、経営管理の一環であり企業に必須な業務です。4つの予算の詳しい解説は「予算管理に必要な4つの要素」で後述します。
予算管理と経営管理の違い
経営管理とは、企業が定めた目標を達成するために経営資源の振り分けや調節を行い、組織を取りまとめることを指します。経営資源とは、人材や組織を示す「ヒト」、在庫や設備を示す「モノ」、お金を示す「カネ」、技術やノウハウを示す「情報」のことです。
予算管理は上記の「カネ」の項目に当てはまり、経営管理の中でも重要な役割を果たしています。
予算管理を行うメリット
安定した運営をするには、明確な運営目標を立てることが重要です。そのためには予算管理を行い、組織の透明性を高める必要があるでしょう。予算管理で得られるメリットについて解説します。
社内での目標共有
企業の定めた目標に基づいて編成される予算は、数値を視覚化することでイメージしやすくなります。具体的な目標があると従業員の意識も高まり、生産性向上が期待できるでしょう。
経営資源の効率的分配
ヒト・モノ・カネ・情報からなる経営資源は、無理のない範囲で分配するのがポイントです。予算管理を行うことで、業務実績をより良くするための適切な分配が可能になります。
また、先を見据え利益が期待できない際は事業撤退を視野に入れなければなりません。予算管理はそういった時の判断材料になるでしょう。
比較分析の効率化
企業の運営は、さまざまな社会情勢によって目標と実績にずれが生じる場合があります。定期的に目標と実績の比較分析を行うことで、異変があった場合は素早く気付き対処できます。
予算管理は効率的に比較分析できるだけでなく、企業の損失拡大を防止する役割も担っているのです。
予算管理に必要な4つの要素
先述の通り、管理を行う予算は4つに分類されます。
売上予算
売上目標とも呼ばれ、当期中に目標として設定した売上高を指します。売上予算は市場や経済動向によって変化する可能性があるため、コンスタントに見直し調整する柔軟な適応力が必要です。
原価予算
企業で販売する商品の原材料や、仕入れ価格の予算を指します。原価予算は生産計画や売上予算と連動させる必要がありますが、経済動向に影響されるため注意しましょう。
経費予算
運営に必要な経費の予算を指します。例えば、人件費や賃貸料、宣伝費などが挙げられます。経費削減や人員確保などを行う場合は、売上予算を参考に無理のない範囲で行いましょう。
利益予算
経費や原価を差し引いた利益を確保するための予算を指します。大幅に経費削減をした場合、売上予算を達成していなくても利益予算を達成することが可能です。
基本的な手順
予算管理をスムーズに進めるには、PDCAサイクルと呼ばれる手順で実行されることが多くあります。
・Plan（予算編成）
・Do（執行）
・Check（評価）・Action（改善）
ここでは、3つに分けて詳しく解説します。
予算編成
まずは、事業の期初に予算編成を行います。編成方法は主に2つあり、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」に分けられます。
トップダウン方式とは、企業のトップとなる社長などの経営陣が決定した計画に基づいて予算編成を行う方法です。大胆な予算編成を行える点がメリットですが、一方で無理な予算編成となるリスクもあります。
ボトムアップ方式とは、企業内の各現場が予算を積み上げて予算編成を行う方法です。こちらは現場を把握している従業員が行うため、無理のない計画の予算編成をできるのがメリットです。しかし、予算編成が完了するまでに時間がかかることがデメリットといえます。
執行
次に、企業活動を行うため実際に予算を割り振り、各所の目標設定をします。今後の分析などに役立つため、目標を遂行するためにどのような働きをしたか記録しましょう。
評価・改善
その後、年度末や月末など定期的に予算と実績の差分がないか確認します。世界情勢によって原価の変動などがあることを予測し、対処法を決めておくと安心です。
なんらかの影響を受けて計画から大きく外れている場合は、原因を追及・分析しフィードバックを行います。改善が難しい場合は、事業ドメインの変更や事業規模の縮小など事前に検討できるアプローチを行う必要があります。
予算管理のよくある課題
予算管理は、企業が安定した運営をするためには必要不可欠です。柔軟に対応する力とスムーズに業務を進めることが重要な予算管理業務ですが、実際に業務を行う上でどのようなことが課題として挙げられるでしょうか。
適正な予算設定が難しい
予算設定は企業の成長に繋がるため非常に重要な項目です。しかし、企業の将来のために実績とかけ離れた目標を設定してしまうと、実際に業務を行う従業員は具体的なイメージができないでしょう。
低すぎたり高すぎたりする目標は、従業員のモチベーション低下に繋がる恐れがあります。業務効率も低下する可能性があるため、運営側と従業員のバランスを取った予算設定をすることは難しいといわれています。
複雑な予算管理に手間がかかる
子会社が多い企業の場合、それぞれの子会社から情報を収集した後に再度情報を整理する必要があり、手間がかかります。
また、情報量が多い業務なため時間がかかることが課題な企業も多いでしょう。予算管理業務を特定の従業員が担当している場合異動などがあると、引き継ぎにも多くの時間と手間を費やすことになります。
事業拡大や組織変更にすぐに対応できない
企業内で事業拡大や組織の細分化をすることになった際、現在使用しているフォーマットではすぐに対応できない場合もあるでしょう。
その場合、新しいフォーマットを作成するところから進めなければいけないため、時間がかかってしまいます。
難しい予算管理を解決するポイント
上記で挙げた課題を解決するには、どのような方法があるでしょうか。改善策とスムーズに予算管理を進める方法を紹介します。
予算策定と管理について社内ルールを設ける
例えば、予算管理業務で膨大なデータから必要なファイルを探す際、似たようなファイル名ばかりだと時間がかかります。場合によってはファイル自体が未提出ということもあるでしょう。
ファイルが増えると最新のデータがわからなくなってしまったり、ファイル名が従業員ごとに異なったりする場合があります。このような課題の解決策として、ファイル名の統一や進捗状況を共有できる管理表の作成が効果的です。
他にも、フォーマットを管理することや数値管理の情報源を一元化することで工数削減が期待できるでしょう。
DX化を推進する
効率的に予算管理を行うために、DX化を推進することもひとつの方法としてお薦めです。初期費用や導入に時間はかかりますが、業務時間短縮とデータの正確さに期待ができます。
前年度との比較や分析、子会社の情報共有などもスムーズに進めることが可能になります。また、操作方法が決まっているため担当者が変わった場合の引き継ぎも安心でしょう。
まとめ
予算管理業務は企業経営を左右する重要な業務の1つであり、細かい手順を踏む必要があるため手間が掛かる業務です。スムーズに進めるために、PDCAサイクルを回していくと良いでしょう。
難しいと思われがちな予算管理業務ですが、DX化を推進することであらゆる課題の解決や、事業の拡大や縮小にも柔軟に対応できます。
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