目次
業務の引継ぎと聞くと、面倒・大変な作業だと思う方もいるでしょう。しかし、確実な引継ぎを行うことによってスムーズに業務が進められます。
今回のコラムでは、業務の引継ぎを成功に導くためのコツと手順を解説します。
業務の引継ぎとは
業務の引継ぎとは、前任者が異動したり、退職したりする際、次の担当者に仕事内容やノウハウを伝えることを指します。引継ぎ時期と引継ぎをする業務内容をしっかり定めることが重要です。
業務の引継ぎが不十分だと後任者の負担が大きくなり、仕事に支障が出る可能性があります。後任者が困らないようにするためにも確実な業務の引継ぎを心がけましょう。
業務引継ぎの重要性
業務の引継ぎは、担当部署を異動する際にも行う作業なので、会社員であればほとんどの方が経験するでしょう。そのため、ここで業務の引継ぎの重要性をしっかり理解しておきましょう。
後任者がスムーズに業務できる
前任者が後任者にしっかり業務を引き継ぐことで、後任者が不安なくスムーズに業務を進めることができます。異動や退職をする前に、自分の業務内容やノウハウを後任者にできるだけ具体的に伝えましょう。
今までの業務内容の改善点や工夫した点なども伝えると、後任者の負担をさらに減らすことができます。
顧客の信頼を維持する
営業や問い合わせ担当など、顧客と直接やり取りする機会がある仕事は特に、業務の引継ぎをしっかりと行う必要があります。顧客リストを後任者に把握してもらったり、事前に顧客と後任者を交えた面会の場を設けたりすることで、顧客との信頼が維持できます。
一方で引継ぎが十分ではない場合、顧客と仕事を続けることが厳しい状況になってしまうこともあります。そのため、確実な業務の引継ぎが大切です。
退職や異動後の問い合わせを無くす
業務の引継ぎをしっかり行わないと、後任者が業務内容を確認するために異動や退職した前任者に何度も問い合わせをしてしまうでしょう。異動や退職をした後も、後任者の手伝いをしなければならないので、前任者にも負担がかかります。
前任者の負担を減らすためにも、引継ぎ期間でしっかりと完了できるようにしましょう。
スムーズな業務引継ぎの手順
では、業務をスムーズに引継ぐためにはどのような手順で進めれば良いでしょうか。
今回は、5つのステップで解説します。それぞれ詳しくみていきましょう。
1.業務の洗い出しをする
まずは、業務の洗い出しをしましょう。最初に業務内容をリスト化して書き出します。顧客リストや必要経費なども書いておくと後任者に説明する時に楽になります。
さらに、業務内容の細分化や時間割なども記載しましょう。また、業務内容を洗い出す際に無駄な業務を確認したら、上司や同僚に相談して該当の業務は削ってもらうなどしましょう。
2.引継ぎスケジュールを立てる
業務の洗い出しが完了したら、次は引継ぎスケジュールを立てましょう。スケジュールを立てることで、引継ぎ完了の目安が設定できます。覚える内容が多い場合は、後任者の経験値も考慮しながら相談してスケジュールを立てましょう。
どうしてもタイトなスケジュールになってしまう場合は、メールやチャットでも引継ぎを行い、後任者の不安を残さないように心がけましょう。
3.引継ぎ資料を作成する
引継ぎのスケジュールを立てたら、次は資料を作成しましょう。資料では、業務の流れや目的、注意点などを簡潔にまとめます。誰が読んでも業務内容が理解できるよう、わかりやすい記述にしましょう。
過去にあったトラブルの解決方法やデータの保管場所、顧客リストなども記載しておくとより便利な資料になります。
4.引継ぎを行う
資料ができたら、あらかじめ作成したスケジュールに沿って実際に引継ぎを行います。資料を一緒に確認しながら、後任者がしっかり理解できているかチェックしましょう。
後任者にとって、初めてで不慣れな作業になるので、最初は上手くいかないことが多いですが、焦らず後任者のペースに合わせて進めましょう。また、後任者がいつでも質問できるよう質疑応答の時間も設けるとよりスムーズです。
5.フォローをする
引継ぎ業務がある程度完了したら、後任者のフォローに努めましょう。後任者は質問したいことがあっても、遠慮してしまい後々作業に支障が出るケースがあります。
引継ぎの最終確認は、一緒に行いましょう。確実な引継ぎのために疑問点や不安な点などを全て解消しておくことが大切です。
引継ぎを成功させるためのコツ
最後に引継ぎを成功させるためのコツを7つ紹介します。前任者は引継ぎをうまく成功させて、スッキリした気持ちで退職や異動をしたいものです。どうすれば、仕事に支障が出ることなく引継ぎができるのかを詳しく紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
口頭でなく資料を活用する
後任者の理解度を高めるために、口頭だけではなく資料を活用しましょう。口頭で説明した場合、後任者がメモしていたとしても、内容を端折っていることもあり、全てを把握してるか曖昧になってしまいます。
資料を活用することで、同じ情報を目で共有できるので説明も簡潔にできます。資料は何度も見返せるので、後々前任者に問い合わせが行くようなことも無くなります。
業務の全体像が見えやすいようにする
引き継ぎの最初に業務の流れや目的などを伝え、全体像を見えやすくしましょう。1つずつ区切って説明するより、流れを一通り伝えてから細かく解説した方が後任者も理解しやすくなります。
また、流れを教えることで業務の重要度・優先順位などが分かり、後任者もスケジュールを立てやすくなります。
手順は丁寧に解説する
業務の説明をする際は、結論から話しましょう。結論から話すことで目的を理解でき、説明自体も簡潔に話せます。また、説明の途中でも後任者が質問できるように区切りが良いところで、確認作業を行いましょう。
説明の間に確認作業を行うだけで、後任者の不安が減り後半の説明も集中して聞くことができます。
フォローを行う
全て説明が終わった後も不安な点がないか、一緒に確認しましょう。説明の段階で後任者がきちんと理解していないと実際に業務に移った際にミスをする可能性が高いです。
もしミスをしても責めず、どうしてミスをしてしまったのかを一緒に考えることも重要です。同じミスをしないよう資料にメモをとることも伝えると前任者が何度も説明する必要が無くなります。
体験談やトラブルも共有する
自身の体験談やトラブルを共有することで、後任者が同じトラブルに遭遇した際に防ぐことができます。よくあるケースだけでなく、珍しいトラブルもしっかり共有しましょう。
少しでも後任者の不安が解消できるようにトラブルの種類や解決方法を事前に伝えておくことで、業務のイメージが湧き、作業がしやすくなります。
関係者に引継ぎすることを伝える
前任者は後任者だけでなく、周りの関係者にも引継ぎすることを伝えましょう。関係者にも伝えることで、組織全体でフォローしやすい環境を作ることができます。
また、前任者と後任者で一緒に挨拶まわりが行えると、よりスムーズに進めることができるでしょう。
コミュニケーションを徹底する
確実な引継ぎを行うためには、コミュニケーションの徹底を心がけましょう。お互いに相手の考えを理解しようとする姿勢が鍵になります。後任者は、疑問点、不安な点がある場合は、前任者や関係者にいつでも聞けるような関係を築くことが大切です。
まとめ
今回は、業務の引継ぎを成功に導くコツと手順について解説しました。一見、面倒で大変そうな引継ぎ業務ですが、1つずつ丁寧に、そして確実に行うことで余計なトラブルを回避できます。
業務の引継ぎは、生産性の維持、企業の信頼にも関わる重要な業務です。購買管理業務の引継ぎには、法人向けオフィス用品通販サイト「スマートオフィス」がお薦めです。
スマートオフィスには、「Web ID引継ぎ機能」も備えています。「引継ぎ」ボタンから簡単にIDを引継ぐことができ、注文履歴やカート情報・マイカタログなど購買管理や購買業務を便利に行うための情報もそのまま移行が可能です。
また、引継ぎ日指定を設定すると後任者が担当する日からIDの引継ぎが可能なので、事前に準備できます。その他、スマートオフィスではオフィス用品を種類豊富に取り揃えており、最短翌日の配送も可能です。
スマートオフィスを活用して業務の引継ぎを成功に導きましょう。
