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会社の倉庫を整理整頓するための6つのコツとは?整理整頓を行うメリットや手順も解説

会社の倉庫を整理整頓するための6つのコツとは?整理整頓を行うメリットや手順も解説

会社の倉庫は、備品を保管するための場所です。共有スペースであるため、当事者意識が低く、管理が難しい場所でもあります。普段からよく使うものもあれば、しばらく使わないものもあるので、きちんと整理整頓して保管することが大事です。

整理整頓できていれば、備品などを探す時間が短縮され、従業員のストレスも軽減されます。このコラムでは、会社の倉庫を整理整頓するためのコツや手順などを解説します。

そもそも整理整頓とは

整理整頓とは、物がきちんと揃えられていて、必要なものがすぐに取り出せる状態にすることです。

「整理」は、必要なものと不要なものに分別し、不要なものを捨てることを指し、「整頓」は、必要なものを取り出しやすく、戻しやすい場所に置くことを指します。

このように、整理整頓とは、2つの単語が合わさっています。

会社の整理整頓で用いられる5Sとは

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つを示したものです。主に製造業やサービス業で、職場環境の改善や、維持のために用いられていたスローガンですが、今では業界を超えて多くの会社で起用されています。

これらを実践すれば、仕事の効率が上がり、従業員の精神的な負担も減ります。

会社の倉庫を整理するメリット

ここでは、会社の倉庫を整理するメリットを解説します。メリットを予め知っておくと、整理整頓する理由が明確に分かるので、確認しておきましょう。

作業の効率化が図れる

倉庫内が雑然としていると、備品を探すのに手間取り、時間がかかります。それどころか、余計に散らかる原因にもなりかねません。きちんと整理整頓されていると、必要なものをすぐに取り出せて、どこに収めるかもすぐに分かるので、作業の効率化が図れます。

在庫管理が容易になる

備品の収納場所を明確にしておくと、在庫管理が容易になります。ストックの数も把握しやすく、発注の際もスムーズです。在庫管理がきちんとできていれば、消耗品などが必要な時に在庫切れすることもなくなります。

倉庫内の安全性が高まる

整理整頓された倉庫は、安全性も高まります。雑然として、収納場所がはっきりしていない倉庫は、「とりあえず置く」ことが多くなります。

例えば、不安定な場所に物を積み上げたり、高いところに物を置いたりすると、上から物が落ちてきて怪我をすることがあります。他にも、整理整頓されていれば、災害の際に逃げ遅れる危険性や、事故の発生率も低くなります。

会社の倉庫を整理整頓する手順

ここでは、会社の倉庫を整理整頓する手順を解説します。正しい手順を理解することで、スムーズに整理整頓が行えるので、ぜひ参考にしてみてください。

1.計画を立てる

まずは、整理整頓の計画を立てましょう。日程、当日のスケジュール、人数などを具体的に決めます。誰がどのように作業を行うか想定し、グループ分けするなどしておくと良いでしょう。

計画を立てていないと、当日になかなか作業を始められないので、必ず事前に準備することをお薦めします。

2.整理整頓のルールを決める

次に、整理整頓のルールを決めます。ルールとは、どこに何を置くかということです。

誰が使うのか、どのような時に使うのか、使う頻度などを基準にして決めていきます。例えば、使う頻度が高いものや多くの人が使うものは、入口付近の取り出しやすい場所に置くなどします。

ルールを決めたら、従業員全員で共有しておきましょう。倉庫内の見えやすい場所に貼っておいても良いかもしれません。

3.必要なもの・不要なものに分ける

作業の第一歩として、必要なものと不要なものに分けます。誰も使わないものや、劣化しているものは早急に処分しましょう。処分するかどうか迷うものは、話し合って決めます。

大型のものに関しては、すぐに動かせない場合も多いので、分かりやすくラベルなどに明記し、後日正しい方法で処分します。もし、どうしても取っておきたいものがある場合は、「この箱に入るだけ」などと決めましょう。決めておかないと、どんどん数が増え、物が増える原因になりかねません。

4.必要なものはさらにカテゴライズする

必要と判断したものは、さらにカテゴライズしていきます。使う場面、使う人、使う頻度などで判断します。この時、倉庫の中にある備品がどれくらいの量なのかを把握しておくと、作業がスムーズに行えます。

カテゴライズしたら、どこに何を収納するのか、大体のレイアウトを決めます。どこに何を置けば使いやすいかを念頭において考えましょう。

5.ルールに従い収納する

最後に、決めたルールに従って収納していきます。作業する全員がきちんとルールを理解していることが大事なので、事前によく確認しましょう。それでも上手くいかない場合は、ルールやレイアウトなどを見直す必要があるかもしれません。

倉庫の整理整頓をスムーズに行うコツ

倉庫の整理整頓をスムーズに行うには、いくつかコツがあります。ここでは、6つのコツを1つずつ解説します。

できるだけ1日で終わらせる

倉庫の整理整頓は、基本的に1日で終わらせましょう。日にちを跨いでしまうと、ルールを忘れてしまう人がいたり、倉庫内の物が散らかったりする可能性が高いためです。また、整理整頓に何日もかけてしまうと、他の業務へ影響が出る恐れもあります。

倉庫が広くて1日で終わらない場合は、倉庫内を何区画かに分けて、1区画を1日で終わらせるようにしましょう。

十分な人員を確保して行う

作業する時は、十分な人員を確保して行いましょう。ギリギリの人数では、整理整頓がスムーズに進みません。例えば、重いものを運ぶ時は大人数が必要な場合がありますが、そのために他の作業を中断したり、他の人を呼びに行かなければならなくなったりする可能性もあります。

余裕を持って人員を確保しておくことで、予想外の事や急なトラブルにも対応できます。また、作業が早く進むので、短時間で終了します。

期限を決めて管理する

倉庫内の備品は、期限を決めて管理しましょう。使わないものを置いておくと、スペースを圧迫するだけです。処分する期限をルールとして決めておけば迷うことがありません。

例えば、1年使っていないものは処分する、年度末までに使わなかったものは処分するなどです。期限を決めてきちんと処分すれば、物が無駄に増えることなく、スペースを有効活用できます。

アイテムを活用する

限られたスペースの中で整理整頓するには、収納アイテムを活用するのもお薦めです。

段ボールではなく、収納ケースを使ってラベリングしておけば、どこに何があるか分かりやすくなります。重いものは、キャスター付きの収納アイテムを予め使っておけば、簡単に取り出せます。大人数で運ぶ必要がなくなるので、時短になり人員も削減できます。

また、壁面収納も活用すれば、よりスペースを有効活用できます。スチールラックや、突っ張りタイプの棚など様々な種類があるので、倉庫に合う物を探してみてください。

通路を確保する

倉庫内の通路は余裕を持って確保しましょう。通路は、人が通る以外にも、台車などで物を運ぶ場合もあります。また、整理整頓する際にも、十分に通路を確保していないと、作業しにくくなります。

通路を確保するには、目印のビニールテープなどを床に貼っておくとわかりやすいです。

定期的に整理整頓を行う

整理整頓は、定期的に行うのが理想的です。毎日行えれば良いですが、難しい場合が多いので、「月末の金曜日は整理整頓の日」などと決めておきましょう。最低でも1~2カ月に1度は行うと、倉庫内が綺麗に保てます。

まとめ

会社の倉庫の整理整頓について解説しました。倉庫は、多くの人が使う場所です。

ストレスなく備品を出し入れできる収納スペースを作ることが大事です。きちんとスケジュールを決め、コツをおさえて作業すれば、使いやすい倉庫になるはずです。便利な収納アイテムも見つけておきましょう。

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