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経費削減の重要性は理解しているものの、「どの経費から削減したらよいのだろう」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
このコラムでは、経費削減の基本について解説するとともに、効果的な経費削減のアイデアや成功させるポイントについて紹介します。
そもそも経費削減とは何か？
経費削減とは、業務や管理の方法などの仕組みを見直し、費用の削減を目指す取り組みのことです。コスト削減やコストカットとも呼ばれています。
経費削減と似た言葉に、「経費節減」があります。どちらも「経費を削る」という目的は同じですが、厳密には意味が異なるため、違いを理解しておきましょう。
経費削減とは長期的かつ包括的な取り組みです。一方、経費節減とは費用そのものを最小限に抑えることを指します。つまり、長期的に会社全体の仕組みを改善することが経費削減であるのに対し、経費節減は短期的かつ個別的に経費を削減する取り組みであるといった違いがあります。
経費削減についてより詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。
経費削減とは？中小企業が取り組むべき経費削減の例と成功のためのポイント
会社にかかる主な経費
経費削減に取り組むためには、経費について正しく理解することが重要です。
会社にかかる主な経費は、以下の3つに分類できます。
・オペレーションコスト
・オフィスコスト
・エネルギーコスト
コストの種類を理解することによって、適切な経費削減が行えます。それぞれのコストについて、詳しくみていきましょう。
オペレーションコスト
オペレーションコストとは、企業が日常的に事業を行うために必要な経費です。
具体的には、人件費や物流費などです。人件費には、毎月の給与だけでなく、賞与や福利厚生費なども含みます。オペレーションコストが、経費の多くを占めている企業も多いでしょう。
オペレーションコストの削減効果は大きいものの、サービスの品質や生産性の低下など、経営に直接的な影響を与える要素でもあるため、容易に削減できないのが現状です。
オフィスコスト
オフィスコストとは、オフィスの賃料や設備導入費、リース料、紙やインクなどの消耗品費などにかかる経費です。
毎月定期的に支払う費用やその都度かかる費用など、さまざまな種類があります。少額から高額までと、金額の幅が広いこともオフィスコストの特徴です。
オフィスコストは、効率的かつ快適な職場環境を整えるための経費です。経営には直接影響を与えないことから、経費の中では最も削減しやすく、その効果も比較的早く実感できます。
エネルギーコスト
エネルギーコストとは、事業経営にかかる電気代やガス代、水道代など、インフラにかかる経費です。
エネルギーコストは、事業経営において継続的に発生する経費のため、経費削減も継続的に取り組まなければなりません。
近年は、世界的なエネルギー価格の高騰や円安の影響により、エネルギーコストが上昇しています。日本政府による「電気・ガス価格激変緩和措置対策」が実施されているものの、今後も経営を圧迫しつづける可能性があります。エネルギーコストの経費削減は、組織や企業の大きな課題といえるでしょう。
経費削減が必要な理由
経費削減は、利益を上げるために必要な取り組みです。
収益よりも経費が上回っている場合、その差額は会社の損失です。たとえ大きな収益を得たとしても、収益以上に経費がかかっていては利益が出ず、経営は赤字となります。一方、少ない収益でも経費を抑えられている場合は、利益を確保でき、黒字経営を継続できます。
経営では、収益を向上することに注力しがちです。しかし、安定した経営を持続し続けるためには、収益向上と同等に経費削減の取り組みも重要です。
効果的な経費削減アイデア12選
経費削減は、さまざまな角度から取り組むことが重要です。
ここでは、経費削減のアイデアを12個紹介します。自社の現状と照らし合わせながら、効果的なアイデアを導入し、経費削減を目指しましょう。
マニュアルによる業務の標準化
適切な作業手順を定め、マニュアルにすることで業務の標準化が図れます。業務の標準化とは、誰が行っても同じ手順で業務を遂行でき、同じ成果を出せることです。
業務の標準化が実現すると、作業の無駄や重複が無くなります。作業時間を短縮できるため、人件費の経費削減に繋がります。削減できた時間や人的リソースは、コア業務へとあてることができ、生産性の向上も目指せるでしょう。
業務をアウトソーシングする
アウトソーシングとは、社内業務の一部を、外部に委託することです。
自社内で専門的なスキルを向上させるためには、費用と時間が必要です。しかし、その部門に特化したアウトソーシング先に業務を委託することで、人材育成にかかる費用と時間を軽減でき、経費の削減が可能となります。
アウトソーシング先の知識やスキルが高ければ、業務効率化が向上し、さらなる経費削減も期待できます。
新品ではなく中古品の購入を検討する
オフィス家具や業務で使用する備品などは新品で揃えるのではなく、中古品の購入も検討しましょう。中古品は新品に比べて安価であることが多いため、購入費用を抑えることができ、経費削減に繋がります。
ただし、中古品には、経年経過による劣化や耐久性の低下などのリスクがあります。すぐに故障した場合は、修理や買い替えが必要となり、かえって経費がかさむ結果にもなりかねません。中古品は、信頼できる販売店から購入するようにしましょう。
経費精算システムの導入
経費精算システムとは、経費精算に関わる業務を効率化できるシステムです。
経費精算には、申請書の作成や承認作業、払い戻し作業など多くの工程が必要です。それらをすべて手作業で行う場合は、時間と手間がかかり、人件費がかさみます。経費精算システムを導入すればこれらの作業を簡略化でき、経費精算に費やしていた経費の削減が実現します。
ただし、経費精算システムの導入には初期費用や運用費用が必要です。長期で利用することを考慮した上で、導入を検討しましょう。
交際費は最小限にする
交際費とは、取引先との付き合いや接待・贈答などに支出する費用です。
接待により、取引先と良好な関係を築くことができれば、会社として大きな利益を得られる可能性があります。しかし、必要以上の接待は経費の無駄遣いとなるため注意が必要です。
とはいえ、事業を行う上で交際費は必要な経費でもあるため、無くすわけにはいきません。予算を設定したり、接待用の店を決めたりなど、交際費は最小限にする工夫をしましょう。
インフラの契約プランの見直し
オフィスの電気代や水道代、ネットワーク回線費、電話代などインフラにかかるコストは、契約プランを見直すことで大きな経費削減が見込めます。
デジタル化が進む現在、従業員に社用携帯を貸与している企業は多いでしょう。そのため、従業員数が多ければ多いほど、通信費は膨れ上がってしまいます。
現在契約しているプランの料金は適切かどうか、より安い料金プランはないかなど、契約プランは定期的に見直しましょう。
不要な印刷を削減する
不要な印刷を削減することは、手軽にできる経費削減です。印刷を減らすことは、紙やインクの無駄を軽減できるだけでなく、印刷にかかる手間や時間の削減にも繋がります。
本当に印刷する必要があるのか、データで扱うことはできないかなど、印刷の要不要を見極めましょう。
ペーパーレス化を行う
ペーパーレス化とは、書類や帳票などの紙媒体を電子化することです。
ペーパーレス化は、紙代の削減ができるだけではありません。印刷に使用するインク代や紙を保管するファイル代なども削減できます。ファイリング作業にかけていた手間も無くなるため、人件費も減らせるでしょう。
さらに、データをシステム上で一元管理できれば、情報の検索や共有がしやすくなり、業務効率化が図れます。
Web会議で出張回数の削減
出張には人件費に加え、移動のための交通費や宿泊費、出張手当など多くの費用が発生します。
出張の経費削減を図る場合、出張の必要性を再検討することに加え、Web会議での代替えが可能かを検討しましょう。近年は、ZoomやTeamsなど、無料で利用できるツールが数多くリリースされています。Web会議によって出張回数を削減できれば、大幅な経費削減に繋がります。
印刷は白黒や両面を多用する
印刷をする場合は、経費削減に繋がる印刷方法を選択しましょう。
例えば、社内のみで使用する書類や資料であれば、カラー印刷ではなく、白黒印刷にしても問題ないでしょう。また、片面印刷ではなく両面印刷にすることでも、紙代の削減ができます。1枚あたりの削減効果は小さいものの、何十枚何百枚となると、大きな経費削減になります。
消耗品は低価格のものに切り替える
利用頻度が高く、消費サイクルが早い消耗品は、低価格商品に切り替えることで経費削減に繋がります。個々の価格は安い消耗品でも、長期的には大きな削減効果がみられます。
ただし、機能性や利便性までもが低下しては、業務に支障をきたす場合があるため注意が必要です。低価格商品への切り替えだけでなく、まとめ買いの活用も検討すると良いでしょう。
ポイントやクーポンを活用する
ポイントサービスやクーポンの積極的な活用も経費削減に効果的な方法です。
注文金額にあわせてポイントが貯まるポイントプログラムは、多くの店で導入されています。法人で購入し貯まったポイントは、割引を受けたり商品と交換したりなど、会社の経費削減の一環として利用できます。
商品やサービスを格安で利用できるクーポンの活用も経費削減に有効です。接待や親睦会などは、お得なクーポンが使える飲食店を利用すると良いでしょう。
経費削減を成功させるポイント
安定した経営を継続させるためには、経費削減への取り組みが重要です。しかし、経費削減方法が誤っている場合は、経営に悪影響を及ぼす問題が発生する可能性があるため注意しましょう。
安易に人員を削減しない
人件費が経費の多くを占めているからといって、安易に人員を削減することは避けるべきです。
人員の削減によって、経費削減の大きな効果が得られることは確かです。しかし、人員削減により、従業員1人当たりの仕事量が増加した場合、残業や休日出勤など長時間労働に繋がる恐れがあります。労働環境の悪化によって、優秀な従業員が離職してしまっては組織力は低下してしまうでしょう。
人員削減は最終手段とし、まずは各種経費の削減や時間外労働の見直しなどに取り組みましょう。
従業員への投資費用を削減しない
教育や研修など、人材育成にかかる費用を削減した場合、従業員の知識やスキルは徐々に低下します。必要な教育が受けられない環境は、従業員のモチベーション低下に繋がり、貴重な人材が教育体制が整った企業へと流出する要因となります。
企業にとって、従業員は大切な資産であり、従業員への投資費用も資産の一部です。投資費用を削減するのではなく、業務を通じて人材育成を行うOJTや外部講師に依頼するなど、費用対効果の高い方法へと見直しを行いましょう。
短期ではなく長期視点で考える
経費削減の取り組みは、短期的には効果がわかりづらいため、長期視点で考えることが必要です。短期視点での経費削減は、目先の利益は確保できたとしても、長期的には企業経営に悪影響を及ぼす恐れがあります。
例えば、業務効率化が図れるツールの導入は、初期費用がかさむものの人件費を減らすことができるため、長期視点で考えると効果が得られます。
経費削減を目指す取り組みの多くは、すぐに効果が出ないものが多いことを理解し、長期的な効果が見込める経費削減策を実施しましょう。
まとめ
経費削減は、会社の利益率向上を目的とし、さまざまな費用を削減する取り組みです。目先の費用縮小に焦点を当てるのではなく、長期的な視点での実施が経費削減の成功に繋がります。
不要な印刷を減らしたり、低価格な消耗品を選択したりなど、たとえ小さな取り組みでも、長期的には大きな効果として現れます。効果的なアイデアを取り入れ、経費削減の成功を目指しましょう。
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