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会社にとってコスト削減は重要な課題です。コスト削減をしたくても、何から始めたら良いか分からなかったり、取り組んでも継続できなかったりと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
成功すれば利益増に繋がりますが、やり方を間違えると従業員のモチベーションが低下したり、生産性が下がったりする恐れがあります。このコラムでは、コスト削減を実現させるためのポイントや注意点、取り組みの具体例などを詳しく解説します。
そもそもコスト削減とは
会社にとってのコストとは、利益を得るための企業活動にかかる費用のことを指します。人件費や家賃、光熱費などの目に見えるコストもありますが、コミュニケーションや時間などの目に見えないコストもあります。
「会社の利益＝売上-コスト」なので、コストを下げれば会社の売上が上がらなくても、利益を増やすことが可能です。一般的には、会社は利益を増やすことが目的なので、コスト削減は会社にとって重大な課題なのです。
コスト削減のメリット
コスト削減をすれば、会社にとって様々なメリットがあります。まず前述した通り、会社の増益を期待できます。これはコスト削減の最大のメリットともいえるでしょう。利益が増えれば、他ジャンルへの進出や新たな技術開発なども可能となり、企業価値の向上に繋がる可能性もあります。
また、無駄な業務やオペレーションなどを見直すことで、業務効率化に繋がる可能性も高いです。
会社にかかる主なコスト
コストといっても、会社にかかるコストは様々です。ここでは、主な3つのコストについて解説します。
オペレーションコスト
オペレーションコストとは、主に人件費や物流費などのことを指します。人件費の中には、従業員に毎月支払う給与の他に、通勤手当や保険料、残業代なども含まれます。
人件費は、会社にかかるコストの中でも多くを占めている上に、削減するのが難しいコストでもあります。
オフィスコスト
オフィスコストとは、事務所などを借りる家賃やプリンター・パソコンなどのOA機器、事務用品代などの、オフィスを運営するためにかかるさまざまなコストのことを指します。
家賃などの固定費は、一度削減できれば中長期的に効果を得られます。例えばテレワークを導入し出社人数を大幅に減らすことで、賃料の安いオフィスに移転することなどで削減可能です。
エネルギーコスト
エネルギーコストとは、電気代・水道代・ガス代などのオフィスにかかる光熱費を指します。例えば、残業が増え、オフィスに従業員がいる時間が増えれば増えるほど、エネルギーコストもかさみます。
日々の節約も大事ですが、電力会社やガス会社は自由に選択できるので、コストパフォーマンスが高い会社を選ぶと高い効果が得られます。
コスト削減の具体例
コスト削減するには、具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。ここでは、例を挙げながら詳しく説明します。
さらに詳しいアイデアについては下記の記事をぜひ参考にしてください。
効果的な経費削減のアイデア12選をご紹介！具体的な取り組み方と注意点も解説
採用コストの削減
採用コストの削減は、具体的に求人広告や採用のフローから見直すことが重要です。例えば、広告媒体や出稿方法をより自社にマッチするように変更したり、採用業務の効率化を図ったりします。更に、説明会をオンラインにすれば、余計なコストを削減できます。
また、離職率が高いと採用コストもかかるため、離職率の改善を図ることもコスト削減に繋がります。
事務用品・消耗品費の削減
事務用品や消耗品のコストを削減するには、ペーパーレス化することでインク・紙代の削減や、購入先を見直すことがお薦めです。
テレワークが増えてきていることもあり、ペーパーレス化を推進する企業も増えました。
請求書などの書類をペーパーレス化すれば、コスト削減にもなり、紙類などを保管するスペースも削減できます。また、用品の購入先が長期間同じ場合は、一度見直してみましょう。より良い購買方法が見つかるかもしれません。
オフィスにかかるコストの削減
オフィスにかかるコストを削減するには、通信費などの見直し、エアコンや照明にかかるコストの見直しなどがお薦めです。テレワークの導入により出社人数が減った場合は、出社人数に見合ったオフィスに移転し、家賃を削減する方法もあります。
人件費の削減
人件費を削減したい場合は、外部委託も視野に入れましょう。適切に外部委託すれば、従業員一人雇うよりもコストを抑えられます。人件費を削減できるだけではなく、内部の従業員がコア業務に集中できるので、業務改善や効率化が図れます。
コストを削減するための手順
コストを削減する際は、焦って実施しても効率が悪くなり効果は得られません。きちんと計画を立て適切な方法で行うことにより、高い効果が得られるので、これから説明する4つの手順を参考にしてみてください。
現状のコストの把握
どのくらいコストがかかっているか把握していないと、コスト削減には取り組めません。まずは、現状のコストを把握しましょう。必要なコストと不必要なコストを仕分けて、優先順位を考えます。コストを全て洗い出し可視化すると、自ずと課題も見えてきます。
プランの作成と共有
コストを把握したら目標を設定し、プランを作成します。コスト削減の目的は、コストを減らし利益を増やすことですが、どれだけ利益を増やしたいかを明確に決めておきましょう。
プランが完成したら、実行に移します。その際に、コスト削減に関係する全ての従業員に情報を共有しておくことが大事です。なぜコスト削減が必要なのかをきちんと共有し、従業員の協力を得られるようにしましょう。
実施プランの効果検証
コスト削減プランを実施した後は、効果の検証を行います。目標を達成できなかった場合は、原因を探り改善します。また、プランの期間やコスト削減の方法も適切であったかを検証します。
「期間が長すぎた」「取り組みやすいが効果が得られなかった」などの状況も把握すると、次の取り組みに活かせるので、PDCAサイクルを回しやすくなります。
コストの見直しは定期的に行う
検証の結果、プランに改善すべき点があれば、改善して実施します。また、コストを定期的に見直すことも必要です。定期的に検証・改善を繰り返すことにより、より大きなコスト削減の効果が生まれます。
コスト削減を成功させる2つのポイント
コスト削減を成功させるには、2つのポイントがあります。適切な手順で行いながら、以下のポイントを意識してみてください。
従業員全員で取り組む
コスト削減は、従業員全員で取り組むことが大事です。上層部や、一部の従業員だけ取り組んでも効果は得られません。プランをきちんと共有し、目標ややり方を周知することで従業員のモチベーションも上がります。
従業員からアイデアを募集するなど、当事者意識を持ってもらう方法も良いでしょう。成果には適切な評価をすれば、モチベーションが下がらずに意欲的に取り組んでもらえるでしょう。
大きな効果が期待できるものから実施する
コスト削減に取り組む際は、大きな効果が期待できるものから実施しましょう。効果が大きなものは、成功した時のインパクトが大きいので、達成感を得られやすいです。
特に人件費や家賃などの固定費の削減は、一朝一夕で効果が出るものではないので、早めに行いましょう。
やってはいけない3つのコスト削減
コスト削減は、成功すれば大きな効果が得られますが、やみくもに行っても意味がありません。ここでは、やってはいけないコスト削減を3つ解説します。
従業員のモチベーション低下に繋がるもの
従業員のモチベーション低下に繋がることはしてはいけません。例えば、福利厚生の縮小や、過度な人件費削減などです。従業員のモチベーションが下がると、生産性の低下に繋がります。優秀な人材が離職する恐れがあるほか、採用コストも余分にかかってしまいます。
サービスや品質の低下に繋がるもの
会社のサービスや、品質低下に繋がるコスト削減は避けましょう。売上の低下に繋がり、積み重ねてきた会社の信頼も落ちてしまいます。一度離れた信頼は中々戻らないため、原材料費や生産ラインを見直すことは大事ですが、品質を落とさないように注意しましょう。
生産性の低下に繋がるもの
生産性の低下に繋がるものも削減してはいけません。例えば、従業員育成や開発費用の削減、パソコンやITツールのスペックを落とすことなどです。目先のコストを減らして、最終的な利益を下げることは避けなければなりません。
まとめ
コスト削減は、会社にとって重要な課題です。実行しようと思っても、急に実行するのは難しいものです。大事なことは、かかっているコストの現状を把握し、正しい手順で行うことです。
会社にかかるコストは様々ですが、オフィスコストを見直す際は発注先を一本化すると、かかるコストが分かりやすくなるため、お薦めです。
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