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新しいオフィスを検討している方の中には、より良い環境のオフィスを作るにはどうしたら良いのかお悩みの方もいるのではないでしょうか。
近年、多様な働き方に合わせてオフィス環境も変化しています。その中でも2007年から経済産業省がクリエイティブオフィスの導入を推進しており、注目されています。
ここでは、クリエイティブオフィスを導入するメリットや実現のポイントなどをご紹介します。
クリエイティブオフィスとは
クリエイティブオフィスとは、従業員の創造力を最大限に発揮するために考案されたオフィスを指します。
そのようなオフィス環境を整えるためには、加速装置にあたる知識創造行動を誘発する空間、ICTツール・従業員への「働きかけ」と、駆動力にあたる組織とプロジェクトの目標に向けた「マネジメント」の2つが必要です。
「おしゃれなオフィス」との違い
たくさんの企業がオフィスレイアウトで取り入れているリフレッシュスペースなどは、おしゃれなものが多く、従業員の満足度向上にもつながっているでしょう。
クリエイティブオフィスでも、デザイン性のあるミーティングスペースやカフェスペースなどがありますが、おしゃれなオフィスと異なる点は12の知識創造行動に基づいているところです。12の知識創造行動について、詳しくみていきましょう。
「12の知識創造行動」とは
クリエイティブオフィスは、知識創造を促す12のポイントを促すことを狙いとしています。
知識創造行動とは、共同化・表出化・連結化・内面化の4つのサイクルで知識創造が行われるとされる「SECIモデル（セキモデル）」を定義としています。
Socialization(共同化)
・ふらふら歩く
・接する
・見る・見られる・感じ合う
例えば、直線の動線を少なくしオフィス内を歩くと多くの従業員と接することができるなどが挙げられます。普段はあまり関わらない他の従業員と接することで、他部署や他チームの情報などを共有できます。
Externalization(表出化)
・軽く話してみる
・ワイワイガヤガヤ・ブレストする
・絵にする・たとえる
例えば、仕切りなどが無く気軽に利用できるミーティングスペースを活用しワイワイと話すことなどが挙げられます。その際に絵や図なども書いてみて、そこからさらに新たなアイデアが生まれることを期待します。
Combination(連結化)
・調べる・分析する・編集する・蓄積する
・真剣勝負の討議をする
・診てもらう・聴いてもらう
例えば、実際にアイデアを試したり分析したりできるスペースが挙げられます。気軽に話せるオープンスペースとは違い、ここでは真剣に討議できる集中スペースがあると良いでしょう。
Internalization(内面化)
・試す
・実践する
・理解を深める
例えば、試作品を制作したり、それを使用して実践したりするスペースが挙げられます。その際に、他部署の従業員からの意見を参考にするのも良いでしょう。
違う視点からの意見を聞くことで、さらに理解を深められます。また、試す場合などに使える広いスペースがあるとより効果的でしょう。
クリエイティブオフィスを導入するメリット
クリエイティブオフィスでは、たくさんの従業員とコミュニケーションを取れることが大きなメリットといえます。また、クリエイティブオフィスを導入することにより従業員の満足度の向上なども期待できます。
コミュニケーションの活性化
12の知識創造行動に基づいてつくられたオフィスでは、普段関わらない部署やチームとも接する機会が増加します。ワイワイと気軽に話すことで、互いに刺激を受ける環境がつくられ従業員同士のコミュニケーションが活性化するでしょう。
新しいアイデアの創造
コミュニケーションの活性化により、従業員それぞれの考えの幅が広がるのも大きなメリットといえます。ただコミュニケーションを取るだけでなく、さまざまな会話からアイデアのヒントが得られることも期待できます。
業務効率化
クリエイティブオフィスは、従業員たちがそれぞれの進捗や様子を把握できます。そのため、すぐにミーティングをしたり業務のサポートをしたりできるので、業務の効率を上げられます。
また、チーム内でも頻繁にコミュニケーションを取るため全体的な作業スピードのアップが期待できるでしょう。
従業員のモチベーション向上
部署を超えてコミュニケーションを取れるクリエイティブオフィスでは、他チームをライバルとして意識する場合もあるでしょう。従業員同士のモチベーションが上がっているタイミングは、さらにチームワークを高めるチャンスともいえます。
企業イメージの向上
従業員が快適に過ごせるオフィス環境や、デザイン性のあるレイアウトは企業のイメージアップにもつながります。それにより従業員の満足度も向上し、さらに優秀な人材の流出も防げるのが大きなメリットとなります。
クリエイティブオフィスを実現する方法
クリエイティブオフィスを採用する場合、オフィスレイアウトを変更するだけでは要素が足りない可能性があります。ここでは、実現する際にやるべきことをご紹介します。
働きやすい空間設計を考える
クリエイティブオフィスを実現するにあたり、まずレイアウトを決める必要があります。
チーム内で業務を進める場合に有効な島型レイアウトなどは、他部署との接点が少なく、クリエイティブオフィスには望ましくありません。
働きやすい空間設計をするには、実際に働いている従業員の意見を取り入れることが重要です。コミュニケーションの取りやすいオフィスレイアウトや、集中できるミーティングスペースなど従業員が知識創造行動をしやすいようにオフィス環境を工夫しましょう。
ICTツールを活用する
クリエイティブオフィスではICTツールを活用できるのが大きなポイントです。さまざまなワークスタイルに合わせ社内SNSやチャットツールを活用して、従業員同士がスムーズにコミュニケーションを取れるようにしましょう。
従業員に周知する
オフィス環境を整えても、従業員が目的を理解していないとクリエイティブオフィスの効果を存分に発揮することは難しいでしょう。より効果を上げるには、12の知識創造行動によるアイデア創出が狙いであることを従業員にしっかり周知するのが大切です。
クリエイティブオフィス実現のポイント
オフィスづくりでは、従業員が過ごしやすいレイアウトにするのも重要です。クリエイティブオフィスを実現する際に大切なポイントを具体的にご紹介します。
フリーアドレスを採用する
クリエイティブオフィスでは、コミュニケーションを取ることを目的としているので従業員のデスクを固定せず、業務に合わせて自由に席を決めるフリーアドレスを採用することが多いです。
しかし、従業員がいつも同じデスクを選んでしまう場合があるので、クリエイティブオフィスの目的を明確にし、従業員一人ひとりが意識するのがポイントです。
可動式のオフィス家具を選ぶ
思い立ったときにすぐ会話ができるよう、可動式のオフィス家具を準備しておくのも良いでしょう。キャスター付きの家具であればミーティングの人数に合わせて机や椅子を移動できたり、ホワイトボードで仕切りを作ったりできるなどとても便利です。
従業員の意見を取り入れる
従業員や業務内容によって、オープンスペースと集中スペースの使い分けが必要な場合もあるでしょう。アイデアを生み出しやすい環境を整えるには、実際にオフィスで過ごす従業員の意見を参考にするのが大切です。
さまざまなエリアを設ける
12の知識創造行動に基づき、さまざまなエリアを設けたオフィスづくりが必要です。具体的には、ふらっと立ち寄れるカフェスペースや周りを気にせずに集中できるスペースなどが挙げられます。
他にもちょっとした展示などが可能な多目的エリアや、さまざまなジャンルの情報を収集できるライブラリースペースなどを設けるのも、刺激を受けられるのでお薦めです。
まとめ
ここでは、クリエイティブオフィスの概要や実現するためのポイントなどをご紹介しました。
従業員のアイデア創出は、生産性や企業イメージの向上にも大きく影響します。クリエイティブオフィスの実現は多くのメリットを期待できますが、従業員が目的を意識することが大切です。
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