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日々の業務に追われていると気付けばデスクが書類で山積み、どこに何の資料を置いたかわからないことはありませんか?
アイテムをうまく使い書類の置き場所を決めておくことで、きれいなデスクを維持できます。このコラムで書類整理の手順と便利アイテムをチェックして、快適に仕事をできるデスクを目指しましょう。
オフィスの書類を整理する重要性
書類で散らかったデスクは、周りの人から雑な印象を持たれる原因となります。また、どこに何の資料があるかがわかりにくく、スムーズに仕事を行うことができません。書類を整理することは、仕事にどんな影響を与えるのかを見ていきましょう。
重要な書類の紛失防止
増えた書類をどんどん積み上げて、必要な書類がどこにあるのかがわからない状態だと、重要な書類を紛失していても気付くことができません。情報漏洩の約50%が紙媒体からと言われており、書類を乱雑に置いておくことは危険です。
書類整理をすると、書類の場所を把握できるので紛失防止に繋がります。また、不必要な書類を処分して書類の量を調整できるため、デスクをすっきりと整えられます。
仕事効率化
書類を整理することで、書類を探す時間を削減できます。また、人間の脳は視覚からの情報を先に処理していくという特徴があるため、デスクが散らかっているとそちらに意識が向いてしまい、集中力が落ちてしまいます。
デスクを整理しその日に必要なものだけを出しておくことで、集中力が上がり作業効率が上がるのです。必要な書類がどこにあるかわかるため、すぐに仕事に取り組むことができ、生産性も上がります。
基本の書類整理術3選
書類を整理したいけれど何から行えばよいのかがわからない方は、こちらの手順を参考にしてください。
1.分類する
2.ラベリングする
3.保管場所を決める
それぞれの手順のポイントをご紹介します。
分類する
まずは、書類を全て出して必要な書類と不必要な書類に分けていきます。不必要な書類のうち、処分可能なものは処分しましょう。次に、必要な書類を分別します。分別する際のポイントとしては、使用する頻度別に分けていくことです。
進行中の案件や、直近で処理しないといけない資料など、今必要なものは一軍資料にします。マニュアルや規約に関する資料など、時々必要な書類は二軍資料にしましょう。今は必要ないけれど見直すことがあるかもしれない資料は三軍資料です。
ラベリングする
書類の分類が終わったら、ラベリングをしていきます。一軍資料はすぐ必要な書類なのでクリアファイルに入れて付箋を貼っておくなど、簡単にラベリングするだけで良いでしょう。
二軍資料と三軍資料では、インデックスホルダーなどがお薦めです。
インデックスホルダーは、インデックス部分に付箋を入れ込むことができるため、ラベリングがすぐに取れてしまう心配がありません。使用頻度が低いものほどわかりやすくラベリングしておくと、資料が必要になったときにすぐに探すことができます。
保管場所を決める
ラベリングまで完了したら保管場所を決めます。終業後は元の場所に戻すことを心がけると散らかっていく心配がありません。
保管場所は使用頻度が高いものは机や机の引き出しなど近くに置きます。使用頻度が低いものはキャビネットや棚、別書庫など遠くに置きましょう。
さらに効率よく書類を整理するアイデア3選
書類を整理していくうえで、以下も意識してみましょう。
データ化する
紙媒体で保存しなければならない書類以外は、データ化しておくと便利です。データ化するとオフィスの保管場所を縮小できるだけでなく、書類を探しに行く手間がなくなります。
データ化した書類をパソコンやクラウド上に保存しておくと、いつでも書類の確認ができ、共有することも簡単にできます。また、データ化して閲覧制限などをかけることで書類の紛失や情報漏洩のリスクが下がります。
個人管理ではなく共有管理する
個人の収納スペースは限られているため、個人的な書類以外は共有管理するのが良いでしょう。共有管理にすることで書類の量の把握と調整がしやすくなります。書類を共有管理にしておくと、新しい情報の共有も簡単になり、仕事の引き継ぎや関連する仕事を行うときにも役立ちます。
収納用品をうまく活用する
書類を保管する場所に合った収納用品を使用するとうまく収納できます。
一軍資料のような、デスクの上にあるすぐに必要な書類は立てて収納しましょう。横向きに書類を積んでいくと、下の書類が見えず取りにくくなります。立てて収納するときにおすすめなのが、見出し付きのクリアホルダーで分類しファイルボックスに入れる方法です。見出し付きのため書類を探しやすく、ファイルボックスにまとめることで立てて収納しやすくなります。
オフィスの書類整理で活躍するアイテム
書類整理に役立つアイテムはたくさんあります。うまく活用してすっきりと収納しましょう。
書類を直接整理する収納アイテム
書類を収納するアイテムを紹介します。使用頻度や使用する場所によって使うアイテムを選びましょう。
個別フォルダ
個別フォルダは書類に穴を開けずに挟むだけで、簡単に目的別に書類を分類できます。
インデックス部分に、ラベリングができるので一目で何の書類なのかがわかります。個別フォルダには紙製のものとポリプロピレン製のものがあります。長く使用する場合は、耐久性のあるポリプロピレン製がお薦めです。
リングファイル
リングファイルは書類に穴を開けて、リングに書類を固定して保管できるアイテムです。リングファイルを使用すると書類がずれたり、落ちたりすることがなく、しっかりと固定して保管ができます。
リングにはO型リングとD型リングの2種類があり、O型リングはリングがOの形になっており書類がめくりやすく、見やすくなります。D型リングは書類を留めたときに書類の束がまっすぐに揃うようになっています。
インデックス
インデックスには見出しの意味があり、ファイルにインデックスを付けておくと目印になり、書類を探すときに役立ちます。インデックスにはラベルタイプや付箋タイプ、ファイル自体にインデックスが付いているインデックスホルダーなどがあります。
一軍資料には簡単に付けられる付箋タイプがお薦めです。二軍、三軍資料にはラベルタイプやインデックスホルダーを使用するなど、書類の使用頻度に合わせてインデックスの種類も選ぶと良いでしょう。
ボックスファイル
ボックスファイルは資料をまとめて収納できます。先ほど紹介した個別フォルダも、まとめてボックスファイルに入れると持ち運びが楽になります。
ボックスファイルにはコンパクトに収納ができるスリムタイプと書類をたくさん収納できるワイドタイプがあります。
また、素材も使わないときは折りたたむことが可能なダンボール製や耐久性に優れたポリプロピレン製があるので、収納スペースや使用頻度で大きさや素材を選びましょう。
ブックスタンド
ブックスタンドは10数冊程度の本が立てられるスタンドです。このブックスタンドを使うと、ファイルや資料をしっかりと立てて収納することが可能です。ブックスタンドを横向きにして、仕切り板を活用するとフォルダの収納にも使うことができます。
デスクトレー
デスクトレーとは、一番上の引き出しに天井がないレターケースのようなものです。デスクトレーはレターケースよりも書類を取り出しやすいのが特徴です。
トレーを重ねていくことで書類を種類別に収納することが可能です。デスクにデスクトレーを置いておくと、デスクをきれいに保ちやすくなります。
収納棚
オフィスで使用する収納棚は扉のついているタイプ、扉の付いていないオープンタイプ、引き出し付きタイプに大きく分けられます。
扉が付いているタイプは鍵を付けられるものもあるため、セキュリティ面で安心です。オープンタイプは書類が取り出しやすいというメリットがあります。引き出し付きタイプは大量の書類を簡単に収納できます。
収納棚を置く場所や収納する書類を考えて、最適な組み合わせで使用しましょう。
書類の整理をサポートするアイテム
書類を分類するときや収納スペースの確保に役立つアイテムをご紹介します。
シュレッダー
情報漏洩を防ぐためにも書類を処分するときにシュレッダーは欠かすことができません。シュレッダーには電動シュレッダー、小型電動シュレッダー、ハンドシュレッダーがあります。
電動シュレッダーはオフィスの共用部分に設置されていることが多く、処理性能が高いのが特徴です。小型電動シュレッダーは個人のデスクの近くや、チームでの使用に良いサイズです。ハンドシュレッダーは個人のデスクで使用されることが多く、処分する資料が多量の場合には向いていません。
机上台
机上台は、パソコンのモニターを上に置いて作業中の視線を高くし、楽な姿勢を取ることができるアイテムです。
それだけでなく、机上台の下はスペースが確保できるため、収納などに有効活用できます。机上台の下には引き出しなどを設置すると、小物なども収納でき、収納の幅が広がります。
ツールスタンド
ツールスタンドにペンやハサミ、付箋やラベルなどよく使用するものをまとめて収納すると、必要な時にすぐに使用できます。
またツールスタンドは仕切りに角度が付いているため取り出しやすくなります。縦向き、横向きのどちらでも使用でき、空いているスペースを有効活用できます。
まとめ
書類の整理方法とアイテムについてご紹介しました。きれいなデスクをキープするためにわかりやすく継続しやすい収納にして、終業後には元に戻すことを意識しましょう。
書類整理の収納用品に迷ったらスマートオフィスがおすすめです。スマートオフィスでは購買のサポートをしており、どの商品を購入するかを相談することができます。また、収納棚のような家具商品は配送・施工・設置まで行うので安心です。まずはお気軽にご相談ください。
