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近年、生産年齢人口の減少により人材確保が難しくなる中で、「業務効率化」と「生産性向上」は、多くの企業にとって早急に取り組むべき課題となっています。
このコラムでは、「業務効率化」と「生産性向上」の違いを解説し、企業が取り組むべきポイントや注意点について紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは
業務効率化とは、業務における「ムリ」「ムラ」「ムダ」を洗い出し、削減することによって、業務の合理化を図る取り組みです。
業務の「ムリ」とは、過密スケジュールなど、業務量が処理しきれない状況のことです。「ムラ」は時期やチームによって業務の偏りが生じている状況、「ムダ」はスケジュール・人員・予算などに余剰が生じている状況のことをいいます。
このような非効率な状況にある業務を改善し、効率的にしていくのが業務効率化です。
生産性向上とは
生産性向上とは、企業が投入した経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報など）に対するアウトプット（成果）の質や量を高めることを指します。
生産性を表す指標はいろいろありますが、よく用いられるのが「労働生産性」です。一般的に生産性というと「労働生産性」を指すことが多く、これは「従業員一人あたりの生産量」または「一時間あたりの生産量」を数値化した指標です。
限られたリソースを有効活用し、投資した資源に対する労働生産性を上げていくことを生産性向上と言います。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化と生産性向上は、混同されることも多いですが、異なる概念です。
大きな違いは、業務効率化が時間や費用などのコスト削減を主な目的としているのに対し、生産性向上は成果を最大化することを目的としているということです。
業務効率化が生産性の向上にも繋がるため、業務効率化は生産性向上のための手段の一つとも言えます。
業務効率化・生産性向上が必要な理由
業務効率化・生産性向上が必要な理由としては、日本の抱える課題が挙げられます。
特に、日本の「生産年齢人口の減少」や「国際的な労働競争力の低下」は深刻です。これらの課題について、詳しく解説します。
生産年齢人口の減少
少子高齢化によって日本の生産年齢人口（15～64歳）は年々減少を続けており、人口構造から見ても、さらなる深刻化が予想されます。
人材確保がこれまで以上に難しくなり、多くの企業が人材不足に悩まされるでしょう。そのような中で従来の働き方を続ければ、一人あたりの負担は大きくなる一方です。
限られた人員で今後も競争力を維持していくために、業務を効率化し、生産性を向上させていくことが必要なのです。
日本企業の国際的な労働競争力の低下
2023年に公益財団法人日本生産性本部が発表した調査結果によると、2022年度における一人あたりの労働生産性で、日本はOECD（経済協力開発機構）加盟国の38カ国中31位でした。
また、就業者一人あたりの生産性・時間あたりの生産性ともに、主要先進7カ国の中で最下位となっており、国際的な労働競争力の低下が懸念されています。グローバル社会において、日本企業が競争力を取り戻すためには、生産性の向上が不可欠です。
業務効率化・生産性向上が企業に与える4つのメリット
業務効率化・生産性向上の推進は、企業にさまざまなメリットをもたらします。具体的に、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのメリットをご紹介します。
コスト削減
業務効率化・生産性向上の大きなメリットの一つは、コスト削減です。
ムダな作業を省いて工程を効率化することによって、これまでと同じ業務であっても労働時間の短縮や人員の削減が可能になり、人件費などのコスト削減が期待できます。
こうして削減したコストを、新商品の開発・新システムの導入といった事業の発展に充てることで、競争力も強化できるでしょう。
従業員満足度の向上
業務効率化・生産性向上を進めると、コア業務や付加価値の高い業務に集中しやすい環境が整います。これは、従業員の成長やモチベーションアップのためにも欠かせません。
また、労働時間が減ることで、従業員のワークライフバランスが改善できます。先述のコスト削減により、福利厚生や給与などの待遇面改善も可能になり、従業員満足度の向上が期待できます。
人材不足の解消
人材確保が難しくなる中、採用活動に力を入れるだけではなく、今ある人的リソースを最大限に活かしていかなければなりません。
生産性の低い業務を削減したり、ITツールによる自動化を行ったりすることで、従業員は本当に必要な業務に集中できるようになります。人材不足という課題を採用によって解消するのではなく、一人ひとりが効率的に業務をこなせる環境を作り、生産性を上げていくことも大切です。
利益の増大
業務効率化によって同じ業務にかける時間や労力を削減できれば、その分を付加価値の高い業務に充てることができ、利益の増大に繋がります。
独自の価値提供や新規事業にリソースを割けるようになるので、競争力も高まるでしょう。
また、利益の増大は待遇面や労働環境の改善を可能にするため、離職率の低減というメリットも期待できます。
業務効率化に有効な取り組み4選
業務効率化を成功させるためには、どのような取り組みが有効なのでしょうか。企業が業務効率化を進める上で重要になる、4つの取り組みについて解説します。
ムダな業務の洗い出しと削減
業務を効率化するためには、業務全体を把握することから始めなければなりません。
最初にすべての業務を棚卸しして、ムダな業務の洗い出しを行います。利益に繋がらない業務や重要度の低い業務などは削減し、簡略化できる業務がないかもチェックしましょう。
業務の洗い出しの際には、現場を担う従業員にヒアリングを行うことも重要です。
フォーマットの統一や業務のマニュアル化
共有する書類や資料のフォーマットが異なっていると、作成や確認の際に時間がかかります。よく使用する書類や資料のフォーマットは、社内全体で統一すると良いでしょう。
業務効率化には、業務のマニュアル化も有効です。マニュアルを作成しておくことで、担当者が変わっても、同様の品質を保つことができます。また、仕事のミスやタスク漏れを防ぐことができ、それらの修正にかかる時間も削減できます。
ITツールの活用
業務効率化には、ITツールの活用も欠かせません。ITツールには、コミュニケーションツール・顧客管理ツール・プロジェクト管理ツール・RPAなど、用途に応じたさまざまなツールがあります。
導入の際には、社内の課題や目的を明確にした上で、適切なITツールを選択することが重要です。
適切な人材配置
適切な人材配置は、業務効率に大きく影響します。従業員一人ひとりの経験やスキル・適性を把握し、情報を管理しておけば、人材配置の際にも計画が立てやすくなるでしょう。
適性を見極めた人材配置は、従業員のモチベーションアップにも効果的です。
「タスクを抱えこみすぎている人がいないか」「属人化してしまっている業務はないか」という観点も、人材配置を見直す際のポイントです。
生産性向上に繋がる取り組み4選
生産性向上のためには、業務効率化が不可欠です。先述した方法の他にも、生産性向上に繋がるさまざまな取り組みがあります。ここでは、4つの取り組みをご紹介します。
デジタル化の推進
業務のデジタル化を推進することは、コスト削減に繋がります。デジタル化の例としては、「クラウドシステムを用いたデータ管理」や「電子サインを用いた契約業務の電子化」、「Web会議システムの活用」などがあります。
部署ごとにデジタル化を進めてしまうと、社内の混乱を招いてしまう可能性があるので、デジタル化推進の際は、社内全体の業務プロセスを見直した上で行うようにしましょう。
業務のアウトソーシング・外注化
アウトソーシング・外注は、定型業務や定期的に発生する業務との相性が良く、特に人事・経理・総務といった事務関連の業務に適しています。
従業員が担当すべき業務と、従業員でなくてもできる業務を仕分けし、必要に応じてアウトソーシングするのがお薦めです。
企業の利益に直結しない業務や、社内に人材が不足している分野の業務をアウトソーシングすることで、コア業務に人的リソースを集中できるというメリットがあります。
従業員の教育研修
従業員の教育研修を充実させ、スキルアップを図ることも、企業全体の生産性向上に繋がります。
業務内容に直接関係する研修の他、タスクやプロジェクト管理に関する研修、課題解決力やコミュニケーション能力を高めるような研修なども有効です。仕事を効率化するための技術や方法を、一人ひとりが学ぶことで生産性を高めることができます。
テレワークの推進
テレワークの推進により、通勤の時間や負担が減り、ストレス軽減やワークライフバランスの改善などの効果が期待できます。
また、育児や介護との両立がしやすくなったり、居住地にとらわれない多様な人材確保が可能になったりするというメリットもあります。テレワークを上手に活用するには、業務に適したITツールやシステムを導入し、環境を整えることが重要です。
業務効率化・生産性向上を推進する際の注意点
業務効率化・生産性向上はメリットが大きく、企業の競争力を維持していくために欠かせません。しかし、業務効率化・生産性向上を推進する際には、気を付けなければいけないポイントがあります。ここでご紹介する注意点をしっかり押さえて、進めるようにしましょう。
目的や目標を明確にする
業務効率化・生産性向上を推進する際は、まず、目的や目標を明確にしなければなりません。そして、社内全体で共有しておく必要があります。
既存の方法を改善する際は、一時的に現場の負担が大きくなることがあります。「どうしてそれを行う必要があるのか」「何を目標（ゴール）として行うのか」ということを従業員一人ひとりが認識し、目的意識を持った上で進めていくことが大切です。
常に全体像を考える
一つひとつの業務を効率化することにばかり集中してしまうと、社内全体として業務の効率化ができているのか、生産性は上がっているのかという点を見落としてしまいがちです。
業務効率化・生産性向上を進める際には、個人や部署単位での成果を求めるだけでなく、常に全体像を考えながら目標を設定し、業務の見直しを行うようにしましょう。
導入したITツールやシステムが定着するようにする
ITツールやシステムは導入したら、それで終わりというわけではありません。自社の環境にマッチしているのか、従来の業務フローを邪魔していないのか、きちんと検証する必要があります。
効果測定を定期的に行い、必要に応じて改善するというサイクルを継続的に回していくことで、導入したITツールやシステムが定着するようにしなければなりません。
まとめ
今後、ますます企業間の競争が激化していくと予想される中で、多くの企業にとって業務効率化と生産性向上は避けては通れないテーマです。
しかし、社内全体の業務の洗い出しやITツール・システムの導入など、大きな変革には時間と労力がかかってしまうものです。どこから手を付けていいのか分からないという場合もあるかもしれません。
そんな時は、身近にできるところから業務効率化を始めてみてはいかがでしょうか。
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