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地方公共団体の運営財源は税金です。物品調達には税金を使うため、公平性や透明性が保たれなければいけません。そのため事務手続きは非常に厳格で煩雑となり、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
今回のコラムでは、地方公共団体の悩みである物品調達について、登録業者から公平に調達する方法を解説いたします。
地方公共団体における物品調達とは
地方公共団体における物品調達方法は、一般競争入札、指名競争入札、随意契約の3種類があります。以下にそれぞれの方法について解説します。
・一般競争入札・・・地方公共団体が広告を出し、入札の資格を持っている業者に参加してもらう入札方法
・指定競争入札・・・2社以上の事業者を指定して行う入札方法
・随意契約・・・自治体側が特定の事業者を指定して契約する方法
一般競争入札は公平性が高い点がメリットですが、商品注文前後の事務手続きが多く、地方公共団体の負担が大きくなってしまいます。一方、随意契約は、入札資格を満たした事業者との契約になるため、事務作業もスピーディーに行えるメリットがあります。
地元の複数の登録業者から公平に調達する必要がある
多くの地方公共団体が、地元の中小企業を育成するために、入札資格に地域要件を設けています。そのため物品調達をする際は、地元の登録業者から公平に調達する必要があります。公平性と競争性を確保するために、複数の業者に見積を出すことが一般的です。
コストと効果を常に意識する必要がある
物品調達をする際、計画的な購入や、事務用品の使用量を削減できるよう努力する必要があります。例えば、各部課局で物品調達の契約をしている場合、契約を一本化して契約数を削減することで、業務の効率化を図ります。
その他にも物品の仕様を見直したり、現状のコストを可視化し改善箇所を探ったりなど、常にコスト削減に取り組む必要があります。
物品調達方法の種類とメリット・デメリット
物品調達には、どのような種類があるのでしょうか。それぞれのツールのメリットとデメリットをご紹介します。
オンラインツール
プラス株式会社が地方自治体にお勤めの、物品（役務）調達を担当している方111名に対して実施した、「自治体の物品調達における実態調査」（n＝111、調査期間：2023年5月11日～同年5月12日）によると、発注のリクエストから物品調達までに2日以上かかっている自治体が約8割を占めている実態が明らかになりました。また、物品調達の際に手間と感じる業務として、半数以上が「業者への見積依頼」や「商品選定」と回答しました。
このように煩雑に感じてしまう物品調達業務には、オンラインツールの利用が有効でしょう。オンラインツールの場合、過去の調達内容を容易にいつでも見返すことができます。また、一括での業者見積や、欠品情報を電話や来店して確認することなく、オンライン上で確認することも可能です。
一方、これまで紙のカタログを利用してきた方は、一見複雑そうなオンラインツールに苦手意識を持っているかもしれません。そういった場合は紙のカタログと併用できるオンラインツールを利用し、少しずつ慣れていくことも1つの手です。
紙のカタログ
前述の調査によると、約3割が紙のカタログを利用していることも分かりました。その中で、紙のカタログを利用している理由として「慣例となっているから」と約8割が回答しています。
紙のカタログのメリットは、必要な商品が厳選されているため、商品選定がしやすい点です。一方で、欲しい商品を探すのに時間がかかる点がデメリットとして挙げられます。その他に、紙のカタログは重くてかさばるため現場に持参しにくく、その場で欲しい商品を確認しづらい点もデメリットと言えるでしょう。
店舗で直接購入
3つ目は、店舗で直接購入する方法です。店舗で購入する一番のメリットは、商品を手に取って見ることができ、その場で商品が手に入る点でしょう。実際の商品を見ることで、思っていた商品と違ったということも減らすことができます。
デメリットとしては、店舗に行くこと自体に時間とお金のコストがかかってしまうことです。また、欲しい商品が必ずしも近くの店舗にあるとは限りません。遠方の店舗まで出向かなければいけなくなると、さらなるコストの増加に繋がります。
地方公共団体における物品調達の課題とは
地方公共団体には物品調達を行う際、登録業者から公平に調達しなければらないといった課題があります。また、物品調達する際の販売店への注文方法はFAX、メール、口頭などさまざまです。その中でも今回は、Webシステムを使用した場合の課題について取り上げます。
複数の調達サイトに毎回ログインし直すのが面倒
地方公共団体は、公平性を保つために複数の登録販売店から購入しますが、調達する物品を複数社同時に検討するためには、各ECサイトを見て回ることになります。
しかし多くのサイトが、一定の時間を過ぎると自動的にログアウトする作りになっています。サイトを見て回っている間にログアウトされてしまうと、再度ログインしなければならず、非効率的と言えます。
複数サイトのID/パスワードの管理が煩雑
複数のサイトから購入すると、それぞれのサイトでIDとパスワードを作成しなければならず、管理が煩雑になります。公務員の異動は2〜4年の周期で行われることが多く、その度にサイトのIDとパスワードを口頭や引継ぎ書で後任者に伝えなければなりません。セキュリティの面からもIDとパスワードの管理方法には注意が必要です。
商品を選択後、別の登録業者に変更する場合に手間がかかる
商品を決定したあとに別の登録業者で購入しようとすると、再度商品検索から始めなければならず、手間がかかります。地方公共団体は、登録販売業者から公平に調達する必要があり、商品が決まっても調達先が変更になることもあるためです。
登録業者から公平に調達する方法とは
地方公共団体の物品調達業務を登録業者から公平に調達するためには、どうしたらいいのでしょうか。
地方公共団体向け調達サービスの利用
物品調達の課題解決には、地方公共団体向けの調達サービスがお薦めです。複数の販売店に見積依頼をする場合、登録販売店それぞれにメールやFAXなどで見積依頼をしているのではないでしょうか。
しかし物品調達サービスのWebシステムを使うと、複数の登録販売店に同時に見積依頼を出すことができます。一社ごとに見積依頼を出すよりも効率よく相見積を取得し、適切な業者へ注文することができます。
スマートガバメントとは
スマートガバメントとは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する、地方公共団体向け調達サービスです。地方公共団体の定番品を幅広く取り揃えているほか、調達担当者向けの業務の効率化をサポートする機能をご提供しています。
スマートガバメントの特徴
スマートガバメントには、地方公共団体ならではのお悩み解決をサポートする様々な特徴があります。
１．地方公共団体に特化した物品調達・管理サポート
地方公共団体で使用する商品を選りすぐってご紹介します。例えばカタログでは、選挙の投票会場や受付・エントランスなど、使用するシーンごとに分かりやすくご提案しているため、初めて物品調達を担当する方にとって役立ちます。
２．お悩みを一緒に解決
地元に根付いた販売店が登録されていますので、販売店の営業担当が物品調達のお悩みを親身になって伺います。異動したばかりで分からないことが多い場合でも、相談可能です。
３．最短翌日お届け
24時間いつでもご注文（Web・FAX）を受け付けております。所定の締め時刻までのご注文で、最短翌日にお届けします。（※一部商品・地域を除く）
スマートガバメントのおすすめ機能
スマートガバメントのスマートガバメントのWebサイトでは、地方公共団体の調達担当者向けの機能を利用することができます。
見積依頼機能
地元の登録販売店にWebでいつでも見積依頼をすることができます。
相見積が必要な場合も、一度の操作で複数の登録販売店に見積依頼ができ、見積回答の内容をそのままWeb注文することも可能です。
また、見積依頼の詳細や販売店からの回答内容といった履歴を見返すことができるので、日々の見積依頼業務の効率化にもつながります。
販売店選択・切替機能
複数の販売店を登録できるスマートガバメントWebなら、カートに商品を入れたあとでも簡単に発注先の販売店を変更することができます。
「販売店選択」ボタンをクリックするだけでアカウント（Web ID）を切り替えることができるので、ログインし直すためにIDやパスワードを再入力する必要がなくなり、公平に複数の登録販売店へ注文するための手間を削減できます。
まとめ
地方公共団体の物品調達は公平性を保つ必要があるため、物品調達業務においても手間と時間がかかります。スマートガバメントでは、Webシステムで登録販売店へ見積もり依頼ができる「見積依頼機能」や、ログインし直す手間なくアカウント（Web ID）を切り替えられる「販売店選択・切替機能」などが利用できるので、業務を効率化しながら公平に調達できます。
また地方公共団体で利用頻度の高い商品を厳選して掲載しているカタログを発行しているので、Webだけでなく紙カタログも利用することができます。
デジタル化に抵抗がある方も安心してご利用いただけるため、物品調達のお悩み解決に向けて、この機会にスマートガバメントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。ご利用お申込み、カタログのお届けは無料です。ぜひお気軽にお試しください。
