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フリーアドレスという言葉をご存じでしょうか。働き方改革が叫ばれる昨今、聞いたことのある人も多いかもしれません。フリーアドレスとは、オフィス形態の1つです。
世界を混乱に陥れたコロナ禍においては、感染症拡大防止のため、多くの企業の従業員が会社に出社することが難しくなりました。テレワークが進む中、オフィスの在り方をどの企業も再考する機会となったことでしょう。
今回は、フリーアドレスとは何なのか、どんな職種に向いているのか、そのメリットデメリットを解説します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスに従業員の固定席を作らず、その日ごとに従業員が自由に席を決めるオフィス形態のことです。従業員は、その日の業務だけに限らず、気分に合わせて席を選びます。
オフィスには主に共用の長机と椅子が設置されます。リラックスできるよう、ソファを置く企業もあるようです。フリーアドレスは、どんな場所でも業務ができるように、ノートパソコンや無線LAN、タブレットなどのモバイル機器を使った職場で取り入れやすいスタイルです。
フリーアドレス導入に向いている職種
新たな働き方を推進するフリーアドレスですが、どのような職種が向いているのでしょうか。ここでは、フリーアドレスに向いている職種の特徴をご紹介します。
従業員の在籍率が低い
フリーアドレスに適しているのは、営業などの外回りやテレワークでオフィスにいる時間が少ない職種です。固定席の場合、従業員の不在時にその座席が空席となり、スペースを活用できず、ただ空けておくことになります。
しかしフリーアドレスの場合、席が空いていれば他の従業員が使用でき、スペースの有効活用に繋がります。
他部署間で連携する業務が多い
他部署間で連携し合う業務が多い場合も、フリーアドレスに適しています。固定席の場合、他部署との打ち合わせが必要な時は、会議室など別のスペースに集まって連携します。
一方フリーアドレスの場合は、隣同士や、向かい合って座るなど、必要に応じてお互いの席を近づけることが可能です。別の部屋を用意する手間や、物理的なスペースを保有する必要はありません。
ABWを推進している
ABWを推進している職種であれば、フリーアドレスに適しているでしょう。ABWとは、「Activitely Based Working（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」の頭文字を取った言葉で、従業員自らが働く場所と時間を自由に選択する働き方です。
ABWは進化系フリーアドレスと呼ばれ、働く場所に自宅やコワーキングスペースなどを選択することから、比較的導入しやすくなっています。
フリーアドレスの3つのメリット
では具体的に、フリーアドレスを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。フリーアドレスによるメリットは様々ありますが、今回はその中でも特に大きなメリットである3つをご紹介します。
部署や部門を超えた社内コミュニケーションの活性化
部署ごとの物理的な壁がないため、他部署同士での話し合いがし易くなります。固定席があると、コミュニケーションの範囲はその席が属する島や部署に限られるでしょう。
しかしフリーアドレスの場合、いつもと異なるメンバーと話す機会が増えるため、これまでとは違う思いがけないアイデアが生まれる可能性が高くなります。
組織変更にも容易に対応できる
フリーアドレスは、組織変更や新しい部署を作る際にも、柔軟に対応できます。急な組織変更や、プロジェクトごとにチームメンバーが変わる場合でも、自由に席を移動できるため、レイアウト変更の工事は必要ありません。
人事異動や組織変更の多い企業にとっては大きなメリットとなるでしょう。
スペースの有効活用
固定席の場合、従業員の人数分のデスクを用意する必要がありました。しかしフリーアドレスの場合、座席の稼働率を元に必要な座席数を算出するため、少ない座席数で運用できます。
空いたスペースは、休憩スペースや会議スペースにするなど、別の用途で使用可能です。
フリーアドレスの3つのデメリット
メリットの多いフリーアドレスではありますが、デメリットもあります。フリーアドレスの導入後に失敗しないよう、デメリットについてもしっかりと把握して対応策を準備しておきましょう。
全体のマネジメントが難しい
固定席の場合は、誰がどこに座っているのかを把握することは容易ですが、フリーアドレスの場合、個々人の席を把握することが難しくなります。そのため、チーム内での報告や相談をスムーズに行えないというデメリットがあります。
また、コミュニケーション不足により、チームへの帰属意識が薄くなることもあるようです。
導入時にコストがかかる
導入時には、フリーアドレスに適したデスクやチェア、モバイル機器などの備品や、クラウドなどのシステムを構築する費用がかかります。
金銭的なコストだけでなく、オフィスレイアウトや社内ルールの変更など、時間的コストもかかるため、十分な余裕を持って準備する必要があるでしょう。
フリーアドレスが向かない職種も
経理部門や総務などの個人情報を多く扱う部署は、情報漏洩の危険性があるため、フリーアドレスには不向きです。また、サーバー保守などの機密情報を扱う部門も、セキュリティの観点から不向きと言えるでしょう。
フリーアドレス導入を成功させるポイント
フリーアドレスの導入を成功させるために、考えられる課題を整理し、先に挙げたメリットを享受できるよう、導入前に準備が必要です。
フリーアドレスの導入を成功に導くポイントをご紹介します。
集中スペースの確保
様々な職種の従業員が自由に座ると、仕切りや個別スペースのないオープンな場所の場合、集中力の妨げとなることがあります。業務によっては、1人で集中したほうが効率的に進められるでしょう。
また、長い間固定席で働いていた年長者は、大きな環境の変化がストレスとなる可能性があります。効率化されて余ったスペースを使い、集中できる場所を確保するのも一案です。
ペーパーレス化を推進
フリーアドレスには、ペーパーレス化が不可欠です。従業員の席が日々異なるため、紙媒体を手渡しで回覧したり、紙媒体で上長に決裁を仰いだりすることは現実的ではありません。物理的に移動させる物の量を減らすことは必至です。
紙媒体をできる限り無くしてデジタル化することが、フリーアドレスの特徴を最大限に活かしてくれるでしょう。
グループアドレス
グループアドレスを用いると、同じグループや組織の中で席を選べるため、フリーアドレスよりも導入のハードルが低くなります。同じグループの仲間がそばにいることで、チームへの帰属意識を保つことが可能です。
部署内でのコミュニケーションもスムーズになり、業務でのトラブルが少なくなります。デメリットである、マネジメントのしづらさをカバーし、変化に弱い従業員の負担も軽くなるでしょう。
フリーアドレスを導入する6つのステップ
どんな場面でも、新しい方法を導入するときは混乱しやすいものです。混乱を最小限に抑えられるよう、フリーアドレスを導入する6つのステップを具体的にご説明します。
1.社内の在席率を調査
まずは、オフィス内の在席率を調べます。在席率が高い場合、フリーアドレスのメリットを享受できません。導入前に、フリーアドレスにする意義をもう一度社内で検討することをお薦めします。
在席率が低く、フリーアドレス化しやすい部署から順番に移行すると、混乱を少なくできるでしょう。
2.導入目的を明確にし、社内へ周知
何故フリーアドレスを導入するのか、目的を明確にし、社内での共通の認識とする必要があります。一方的に従業員にフリーアドレスを勧めても、新しい制度による変化に不安を覚えることもあるでしょう。
フリーアドレスのメリットをしっかりと明示し、具体的な運用ルールなども早めに共有することが大切です。
3.働きやすい設備や環境を整える
従業員自身でレイアウトを変更できるキャスター付きのデスクや、連結することで人数の増減にも対応できるデスクなど、フリーアドレス用のデスクには様々な種類があります。オフィスの運用を見据えた備品の準備と、レイアウト設計を進めましょう。
4.運用ルールの作成
固定席とは違い、机や椅子など共有で使用するものが増えるため、使用上のルールなど、フリーアドレスにおける運用ルールの設定は不可欠です。座席の選び方についても、「2日続けて同じ席は使用しない」など、明確なルールを作成します。
新しいルールを守ってもらうために、運用ルールをいつでも閲覧できるようクラウド上に公開したり、説明会を開いたりするなど、主体的な働きかけが必要です。
5.トライアル運用
特定の部門に、トライアル運用を行ってもらうと良いでしょう。トライアルのため、トラブルが起きるのは必至です。従業員から不満を含めた様々な意見も挙がるでしょう。そのため、トライアル後には従業員にアンケートを取り、実際に運用してみた感想を聞き取ります。その結果を踏まえて改善策を考え、再度運用します。
成功が予測できるよう、営業部門などの、フリーアドレスによるメリットが大きい部署から始めてみるのがお薦めです。
6.全社で導入
トライアル後は、全社で導入します。その後も引き続き、フリーアドレスが機能しているかをチェックし、従業員の意見を元に、担当者は改善を重ねるためにPDCAサイクルを回す必要があります。
フリーアドレスにおすすめのデスク3選
フリーアドレス導入の成功には、適した設備を選ぶことが大切です。フリーアドレスにお薦めの、3つのデスクを紹介します。オフィスの特徴に合ったデスクを探してみましょう。
デスク以外のおすすめ便利グッズはこちらでご紹介しておりますので、是非併せてご覧ください。
キャスター付きデスク
キャスター付きデスクは、従業員が自らレイアウトを変更しやすいデスクです。キャスター付きの場合、その時々でデスクを移動することが想定されるため、電源などの配線も調整しておくと良いでしょう。
ロングデスク
連結して使用でき、人数の増減にフレキシブルに対応できるのがロングデスクです。向かい合わせにすると会議用、コの字やU字型にするとプレゼンテーション用など、各シーンに合わせて動かすことが可能です。ロングデスクには、連結型だけでなく単体型もあります。
ラウンドテーブル
ラウンドテーブルは、ミーティングに適しています。上座や下座などの序列がないため、立場に関係なく発言しやすく、ブレインストーミングなどに適したテーブルです。
まとめ
日々進歩しているIT技術により、今後はより多くの企業がフリーアドレスの導入を検討することでしょう。フリーアドレスのメリットを少しでも受けられる可能性があるなら、導入の検討をしてみてはいかがでしょうか。
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