目次
さまざまなルールや煩雑な業務が多い地方公共団体の物品調達に、頭を悩ませていませんか？
地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名を対象に物品調達の実態調査を実施したところ、約6割もの方が「帳票の取得や管理」に苦労していることが分かりました。
今回のコラムでは、地方公共団体が物品調達の際に感じている帳票の取得や管理の苦労、その解決方法について解説します。
地方公共団体における物品調達とは
地方公共団体における物品調達は、一般企業と異なります。
例えば、地方公共団体における物品調達は、公金の支出を伴うため、プロセスに正当性が必要です。なおかつ公平性と透明性も保たなければなりません。
これらを確保するため、地方公共団体の物品調達では、複数の業者に公平な競争を促す「一般競争入札」が原則です。緊急時や特殊な要件の場合には、競争を行わない「随意契約（ずいいけいやく）」で契約を結ぶこともあります。ただし、随意契約でも、一般競争入札と同様に、透明性を確保することが必須です。
また、見積書や納品書、請求書などの物品調達に関するすべての帳票は、最低保存期間が定められており、適切な方法で保管する義務があります。
このように地方公共団体の物品調達には、守らなければならないルールがあり、業務の煩雑さが課題となっています。
「帳票」の取得や管理が担当者の負担になりやすい
先に述べた実態調査より、物品調達の業務に関連する帳票の取得や管理に負担を感じることがあるかの質問に対し、「とてもある」と回答した方が17.6%、「ややある」と回答した方が38.5%でした。「全くない」と回答した方はわずか6%です。
物品調達業務を担当する約6割の方が、帳票の取得や管理に負担を感じていていることが分かります。
では、具体的にどのようなことに負担を感じているのでしょうか。
業者の選定や取り寄せ依頼に時間がかかるから
地方公共団体における物品調達は、入札においては複数の登録業者から見積を取得し、比較したうえで取引を行う業者の選定を行います。そうすることで、公平性や透明性を保てる一方、業者の選定や取り寄せ依頼に時間がかかり、実際の物品調達がスムーズに行えないことに負担を感じているようです。また随意契約の場合にも見積書を取寄せ、帳票として管理する必要があり同様に負担となっている場合があります。
帳票の管理に時間や場所を割かなければならないから
地方公共団体における物品調達では、すべての帳票を適切に管理・保管する義務があります。
複数の登録業者に対して個別に見積を取得するため、管理する帳票の量は膨大です。これらの帳票を整理して管理するためには時間を割かなけばならず、多くの担当者が負担と感じています。
また、大量の帳票を保管する場所の確保も必要です。帳票ごとに保管期限が定められているため、年々保管スペースを圧迫してしまうことも懸念されています。
デジタル化が進んでいないから
近年、地方公共団体の業務はデジタル化が進んでいます。しかし、帳票管理はいまだ紙ベースで行っているケースは珍しくありません。業者によって帳票の形式も異なるため、整理や管理にかかる手間が担当者の負担になっているようです。
また、帳票のデジタル化が進んでおらず、データベースでの管理・閲覧ができない場合、必要な情報を探し出す際にも時間が掛かってしまいます。
特に取得・管理に苦労している帳票
帳票とは、組織の経営活動に関する書類の総称です。帳票にはさまざまな種類があります。
物品調達担当者は、特にどの帳票の取得や管理に苦労しているのでしょうか。
見積書
見積書とは、発注や契約の前段階で作成する書類です。価格や数量など、取引における見込み金額が記載されています。
取得や管理に苦労している帳票として、もっとも多い回答は「見積書」でした。物品調達担当者の約7割の方が、見積書の取り扱いに苦労していることが分かります。
Webで注文するのにも関わらず、FAXやメールで販売店へ見積りを依頼するケースもあり、その手間も負担を感じる一因となっているようです。
納品書
納品書とは、商品やサービスなどを収めた時に発行される書類です。納品物と一緒に同封されることが多く、納品した商品やサービスの内容や数量、納品日などが記載されています。
地方公共団体の物品調達は多岐にわたるため、受け取る納品書の数も膨大です。管理だけでも手間がかかることが、容易に想像できます。
実際に、物品調達の担当者の約3割が、納品書の取得や管理に苦労しているようです。
請求書
請求書とは、商品やサービスの対価として、代金の支払いを請求する書類です。対価が発生する取引があったことを証明する書類でもあり、未払いを証明する証拠にもなります。
取得や管理に「苦労を感じている」帳票として、見積書に次いで多かったのが「請求書」です。担当者の約5割が、取得や管理に苦労を感じています。
業務効率化のための地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス
地方公共団体における物品調達にお薦めしたいのが、帳票管理の業務効率化を図れる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」です。
物品調達の担当者に、業務効率化に繋がるサービスを活用したいと思うかを質問した結果、「非常にそう思う」と回答した方が14.6%、「ややそう思う」と回答した方が38.5%でした。半数以上の方が、物品調達の業務効率化に役立つ「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」の活用に積極的であることが分かります。
地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスに求める機能
実際に物品調達業務を行っている担当者は、地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスにどのような機能を求めているのでしょうか。
ここでは、上記サービスに求める機能の上位3つを紹介します。
登録業者への発注が手間なくできる
地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスに求める機能として、もっとも多かった回答は「登録業者への発注が手間なくできる」ことでした。
地方公共団体の物品調達には、業者の選定や帳票の取り寄せ依頼に時間がかかるといった課題があります。手間をなくし、発注業務の効率化を切に願う担当者が多いようです。
見積書などの帳票をWebから出力し保存できる
見積書や請求書などの帳票は、登録業者に依頼して取得しなければなりません。登録業者によって異なりますが、帳票を依頼してから手元に届くまでに最低でも1〜2日かかります。
帳票が手元に届くまでは、次の業務に手をつけることができません。取得に時間がかかればかかるほど、業務が滞ってしまいます。
スムーズな物品調達を行うためにも、帳票をWebから出力し、保存できる機能が求められています。
複数の登録業者へWebから同時に見積依頼できる
帳票出力機能がある場合、具体的にどのような機能があれば使いやすいと感じるのか質問したところ、約8割が「複数の登録業者へWebから同時に見積依頼できる」と回答しました。
複数の登録業者がある場合、それぞれの業者に見積書を依頼し、比較検討します。依頼内容は同じにもかかわらず、業者ごとに電話やメールで見積書を依頼する作業は、決して効率的とはいえません。見積依頼の手間を負担に感じ、時間と労力の軽減を望む担当者が多いようです。
好きなタイミングでダウンロードできる
各業者によって依頼した帳票が届くたびに担当者が内容を確認し、保管しなければなりません。これらの作業は通常業務の合間に行う必要があり、業務の中断や妨げになることに負担を感じているようです。
実際に、物品調達担当者の約6割が、「好きなタイミングでダウンロードできる」機能があれば使いやすいと回答しており、業務の効率化を図りたいというニーズが見て取れます。
必要な商品を幅広く取り扱っている
地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスが利用できたとしても、注文したい商品の取り扱いがなければ、別ルートで物品調達を行わなければなりません。
そのため、地方公共団体の定番品や、日用品、工具などのMRO商材まで幅広い商品を取り扱っているデリバリーサービスが必要とされています。
スマートガバメントとは
スマートガバメントとは、プラス株式会社が令和4年4月1日に開始した、地方公共団体向けの調達サービスです。地方公共団体の定番品をはじめ、工具などのMRO商材まで幅広い商品を取り扱っているほか、業務効率化に役立つ機能で地方公共団体ならではのお悩み解決をサポートします。
スマートガバメントには、見積書や請求書などの帳票を、Web上で管理できる帳票出力機能が備わっています。お好きなタイミングで必要な帳票をダウンロードできるため、帳票の取得や管理にかかる手間の大幅な削減が可能です。
さらに、複数の地元販売店を登録することができます。カートに商品を入れたあとでも簡単に発注先の販売店の変更ができ、公平性を保ちながらスムーズな物品調達が可能です。
また、複数の登録販売店に一斉に見積依頼する機能では、これまで個別に依頼していた見積の取得を一括で行えるようになり、大幅な業務効率化が図れます。見積の内容をそのままカートに入れて発注することも可能です。
まとめ
地方公共団体における物品調達の実態調査結果を基に、帳票の取得や管理の苦労を解説しました。
物品調達担当者の約6割が「帳票の取得や管理」に苦労しており、半数以上の方が業務を効率化できるサービスの活用に積極的ということがわかりました。
帳票の取得や管理には、全国の地方公共団体向けのオフィス用品調達サ―ビス「スマートガバメント」がお薦めです。帳票（見積書・納品書・請求書）をWebでダウンロードする機能や、複数の登録販売店へ一斉に見積依頼できる機能を利用して、物品調達業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
