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オフィス業務をスムーズに進め、業務効率化を図るためにはパソコンやコピー機などのOA機器が欠かせません。便利である反面、精密機器であるため導入するには多額のコストがかかってしまうのも事実です。どのような方法で導入するべきか、迷ってしまう方も多いでしょう。
今回は、OA機器の概要や導入する方法、導入するまでの流れや購入時に活用できる補助金などを解説します。自社のオフィスにOA機器を導入したいとお考えであれば、ぜひ参考にしてください。
OA機器とは
OA機器とは、オフィス業務の自動化に欠かせないオフィスオートメーション（Office Automation）機器の略語です。主に、情報の記録や伝達、複製、破棄などを効率化する機器が当てはまります。
OA機器が導入されるようになった当初はコピー機やファクシミリなどが主流であったものの、時代の流れとともにパソコンやサーバーなどのIT機器も導入されてきています。
オフィスに必要なOA機器とは
オフィス業務を行う上で最低限必要なOA機器には、パソコン、電話やファクシミリ、コピー機やシュレッダーなどが挙げられます。各機器の役割について詳しく解説します。
パソコン
パソコンは、メールの送受信はもちろん、資料や文書の作成などさまざまな役割を担います。そのため、オフィスには欠かせないOA機器の1つといえるでしょう。
社外で業務を行う場合は、ノートパソコンがあると便利です。最近ではさまざまなツールやクラウドサービスが普及しており、オフィス外でも円滑に業務を行うことができます。
電話・ファクシミリ
電話やファクシミリは、受発注、顧客や取引先からの問い合わせに必要なOA機器です。スマートフォンを連絡手段として活用できますが、固定電話の番号を持つことで会社の信頼を得ることにも繋がるでしょう。
ファクシミリは一般家庭での需要は減少してきているものの、企業間や官公庁など確実性が求められる機関では連絡手段としてまだ重宝されています。受信内容を紙に印字する従来のタイプや、パソコンで受信内容を確認できるものなど、さまざまなファクシミリのタイプが販売、レンタルされています。
コピー機
会議などに使用する資料を用意する場合、多くの部数が必要となるでしょう。その際に活用されるのが、資料を複製する機能を持つコピー機です。最近ではコピー機能だけではなく、プリンター、スキャナー、ファクシミリなどの多機能を有する複合機を導入する企業が増えています。
コピーした紙をホッチキスで留める「フィニッシャー機能」を有するコピー機もあり、会社が必要とする機能に合わせて選択してみるのもよいでしょう。
シュレッダー
文章や資料による紙媒体が発生源である情報漏えいが多く、企業の文書管理は非常に重要になるでしょう。情報セキュリティ強化が求められる情勢の中で、書類を破棄する機能を有するシュレッダーは必須のOA機器なのです。
シュレッダーは、顧客の個人情報など、企業が有する重要な情報を適切に破棄し、情報漏洩を防ぐために重要な役割を果たすでしょう。
OA機器を導入する方法
OA機器を導入する方法には、新品や中古品を購入する方法、リースやレンタルを利用する方法があります。それぞれのメリットやデメリットを踏まえ、会社に合った方法を検討してみるのがよいでしょう。
各方法について詳しく解説します。
新品購入
新品購入のメリットは、自由に機種を選べる上、レンタルにはない最新機種を使用できることが挙げられます。また、メーカーによる保証もあり、不具合や故障時にスムーズに対応が可能です。
しかし、本体購入や設置時、入れ替え時など、導入から廃棄までに多額の費用がかかってしまうことがデメリットとして挙げられます。また、固定資産として、確定申告の際に減価償却を行わなければなりません。
予算が多くある場合や、機能性を重視している場合は、新品購入を検討してもよいでしょう。
中古品購入
中古のOA機器は、新品よりも低価格で購入できます。しかし、中古OA機器の専門業者が取り扱っている商品から選ばなければならず、新品購入よりも選択の自由度は低いといえるでしょう。
また、新品購入同様、廃棄時に費用がかかることや、固定資産として扱わなければならないこともデメリットとして挙げられます。
費用を安く抑えたい、導入するOA機器にこだわりがない場合は中古品の購入がお薦めです。
リース
リースとは、契約者が選んだ新品のOA機器をリース会社が販売店から購入し貸し出すことです。契約期間は3〜6年が一般的で、審査を経てリース会社とのリース契約を締結します。
OA機器の所有権はリース会社にあるため、毎月のリース料金は全額経費扱いにすることが可能です。リースの対象が新品であるため、少ない初期費用で新品が使用できることもメリットでしょう。
しかし不具合や故障が生じた場合のメンテナンス費用は契約者にあることや、リース料金に固定資産税、金利などが含まれているため、支払総額としては購入よりも割高になる可能性もあります。また、どんな理由にせよ中途解約は非常に難しく、残りのリース料金を支払う必要もあるでしょう。
レンタル
レンタルはリースと比べて審査がなく、最短1日からOA機器を借りることができる方法です。中途解約も可能で、機器の入れ替えも容易になります。
借りられる機種が限られていることや、リースよりも料金が高い場合が多く、長期間利用する場合には割高になる点がメリットです。
購入・リース・レンタルはどれがお得？
OA機器の購入・リース・レンタルの中で、どの方法が一番お得なのでしょうか。
決算対策などで予算を使いたい場合、少しでも費用を抑えるべく中古品を使用する場合は「購入」がお得であるといえます。OA機器を長期的に利用したいが、まとまったお金がない場合、事務処理を減らしたい場合は「リース」を利用するのがよいでしょう。
また、レンタルは短期間利用であればお得に利用することもできます。どのような機能が必要であるのか導入したいOA機器のタイプが定まっていない場合は、「レンタル」を利用するのも手でしょう。
OA機器の購入・リース・レンタル、どれを選択すべきかは、会社の収支の状況や利用期間、今後の使用方法などによって変わります。3つの導入方法のメリットやデメリットを踏まえた上で、会社に合った方法を検討するとよいでしょう。
OA機器購入に関する助成金・補助金
OA機器の購入を検討している場合には、国や各自治体で行っている助成金・補助金制度を活用できます。さまざまな制度がありますが、ここでは主な4つの助成金・補助金制度に関して解説します。また、最新の情報はご自身でご確認いただきますようお願いいたします。
創業助成金
創業助成金とは、東京都中小企業振興公社で行っている助成金制度です。東京都で創業する中小企業や個人事業主のサポートを行う目的で設けられています。
東京都で開業している創業5年未満の企業や事業主が対象で、助成を受けるためには一定の要件を満たす必要があります。また、東京都以外では適用されないため、注意が必要です。申請が通れば、費用の3分の２、上限300万円が支給されるため、条件が合う企業の方は申請してみるとよいでしょう。
業務改善助成金
業務改善助成金とは、厚生労働省が管轄する中小企業や小規模事業者向けの制度です。生産設備を導入することで生産性向上を図り、業務改善を支援する目的で実施されています。
中小企業、小規模事業であること、事業所場内の最低賃金と地域別最低賃金の差額が50円以下であることが申請の条件です。設備投資を行ったことで業務を改善し、従業員の賃上げが達成できた場合に、設備導入費用として最大600万円が給付されます。
複合機などのOA機器導入は、生産性の向上が期待できるため、助成される可能性が高まるでしょう。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者持続化補助金とは、中小企業庁と日本商工会議所が実施している制度です。一定の要件を満たす法人、個人事業主、特定非営利活動法人を対象に、持続的な経営方針を元に、生産性向上などの取り組みをサポートする目的で実施されています。
機械設備費等をOA機器の購入に充てられるだけではなく、OA機器の処分費を設備処分費として申請することも可能になるため、買い替え時にもお得になるでしょう。補助率や補助上限に関しては、以下の表を参考にしてください。
出典：全国商工会連合会「小規模事業者持続化補助金 ＜一般型＞ ガイドブック 支援内容や申請手順等を紹介」
時間外労働等改善補助金
時間外労働等改善補助金とは、厚生労働省が行っている、長時間労働の見直しのため、労働環境の改善に取り組む中小企業や小規模事業者向けの補助金制度です。
一定以下の時間外労働時間の短縮、時間単位の有給休暇制度を取り入れるなど、10個の支給対象となる取り組みの中からいずれか1個以上実施した企業が対象となります。
例えば、オフィスにOA機器が導入されていないことで、残業や休日出勤などの時間外労働が増加し、機器を導入することで改善が図られたと判断されれば、成果目標の達成度に応じて補助金が支給されます。
OA機器導入の流れ
OA機器を導入する際、予算の準備から納品まで次のようなステップを踏むことでスムーズに進めることができます。各ステップについて詳しく解説します。
予算の準備をする
OA機器の導入の際は、回線工事費など本体費用の他にも多くの費用がかかるため、慎重に検討しなくてはなりません。発注の目的や利用期間、購入・リース・レンタルどの方法を利用するのかを踏まえて、予算の準備を行っていきましょう。
決済方法は契約する会社によってさまざまですが、導入プロセスをスムーズに進めていくためにも希望納期の3か月〜半年くらい前までには予算を準備しておくのがお薦めです。
業者の選定をする
予算の準備ができたら、次は契約する業者の選定を行いましょう。業者の選定には主に、メーカーから選ぶ方法とエリアから選ぶ方法の2種類があります。
メーカーから選ぶ方法では、実際に機器を提供しているメーカーに直接問い合わせや見積もり依頼を行います。既に導入しているOA機器とメーカーを揃えたい場合や、導入したい機器が決定している場合は、この方法がお薦めです。
導入したOA機器に不具合やトラブルが生じた際にいち早くサポートを受けたい場合は、会社に近い販売店やシステムベンダーを選ぶとよいでしょう。会社のエリア内で業者の選定を行うと、手厚いサポートをよりスムーズな導入や運用が可能となります。
より効率的に業者選定を行いたい場合は、一括見積サイトを利用するのも手でしょう。他社と比較することで、より良い条件でOA機器導入を進めることができます。
見積もりの依頼・確認をする
業者の選定を行ったら、OA機器導入の目的や予算を担当者に伝え、見積もりを依頼しましょう。通常、1〜2日で見積もりが完了しますが、最近では集計ツールを利用し即日で見積もりが分かる場合も増えてきています。
提示された見積もりを確認し、自社の導入目的と予算に見合っているか確認しましょう。
契約を行う
見積もりを確認し、金額に問題がなければ契約に進んでいきましょう。購入やレンタルの場合は、見積もりを提示されたその日に契約が可能ですが、リースの場合は審査があるため、申し込みから契約までに2日ほどかかる場合があります。
納品
納品完了までの期日は、導入方法や環境によってさまざまです。新品購入やリース契約の場合は、メーカーから直接配送されるため、在庫があれば契約から1週間以内に納品されます。
中古品購入やレンタル契約の場合は、販売店が動作確認、清掃などのOA機器のクリーンアップ作業を完了させたのち、配送となります。そのため、納品完了までに10日以上かかる場合もあるでしょう。
開業したばかりで、オフィス内の通信・電気工事が済んでいない場合は、OA機器が届いていてもすぐには使うことはできません。そのため、開業時の環境整備等を含めた納品までのスケジューリングが重要になります。
まとめ
OA機器を導入する方法には、新品や中古品の購入、リースやレンタルを利用する方法があります。それぞれにメリットやデメリットがあるため、予算や利用目的などを考慮し、自社に合った導入方法を決定していきましょう。
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