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心地よく日々の業務を行うためには、オフィスをきれいに保つことが重要です。訪れるお客様が受け取る印象が良くなり、従業員も気持ちよく働けます。オフィス清掃を従業員が行うか外注するかなど様々な選択肢があります。従業員が協力して日々の掃除を行う場合、習慣化してもらうのは意外と難しいものです。
このコラムでは、オフィスを掃除するメリットや習慣化してもらう方法、場所別の掃除方法などを解説していくので参考にしてみてください。
オフィスを掃除しないと起こる弊害
オフィスが汚れていたり散らかっていたりすると、訪れるお客様や取引先に悪い印象を与えてしまいます。例えば、エントランスはお客様が最初に訪れる場所であり会社の「顔」とも言える部分であるため、汚れていると第一印象が悪くなります。また、従業員のモチベーションにも悪影響を与えます。
散らかったオフィスで仕事をすると集中力が低下し、ストレスを感じる原因になります。オフィスを掃除しないと、会社全体の利益が下がってしまう恐れがあるでしょう。
オフィスを掃除するメリット
快適なオフィス環境を維持するために必要な掃除。オフィスを掃除するとどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは主なメリットを4つ紹介します。
生産性の向上
オフィスがきれいであると生産性の向上に繋がります。4Sといわれている「整理」「整頓」「清掃」「清潔」を保つことで、従業員のモチベーションアップ、生産性アップが期待できます。また、整理整頓されたフロアやデスクは、探し物をする手間なども省けるため、タイムパフォーマンス（時間対効果）も良くなります。
健康状態の維持
掃除は適度な運動になります。例えば、朝オフィスに着いて掃除で体を動かすことにより、スッキリした気持ちで仕事が始められるでしょう。また、蓄積された埃やカビがあると原因不明の体調不良を引き起こしかねません。それらを掃除して取り除くことで、従業員の健康にも繋がります。
職場の印象向上
きれいで清潔なオフィスは、お客様からの印象も良くなります。オフィスの印象は、取引や融資などの対外的な評価にも影響する可能性があるので、隅々まで掃除をしておきましょう。特に、エントランスや会議室をきれいな状態に保っておくと、急な訪問でも慌てずに済みます。そのためには、常日頃からオフィス全体をきれいに保つという意識が重要です。
大掃除の手間が省ける
オフィスの大掃除の実施については、法律で定められています。労働安全衛生法第619条「日常行う清掃のほか、大掃除を、六月以内ごとに一回、定期的に、統一的に行うこと」と義務化されています。つまり、大掃除は必ず実施しなければなりませんが、日々の掃除をこまめにしておくことで大掃除の手間が省けるでしょう。
掃除を習慣化してもらうには？
忙しい従業員や、掃除が苦手な従業員からすると、掃除をするのは非常に面倒に感じるものです。日々の掃除は習慣化してもらうことが大事ですが、どのように対策すれば良いのでしょうか。
全員で行う
オフィスの掃除を習慣化してもらうには、全員で行うことが効果的です。上司も部下も役職も関係なく、全員で行うのがお薦めです。特に上層部が積極的に掃除することにより、部下のモチベーションアップが期待できます。また、全員で行うことにより掃除をしなければならないといった意識が高まり、習慣化してもらうことができるでしょう。
オフィス掃除を義務化する
掃除を業務の一環として義務化するのも効果的です。時間外で掃除をしなければならない場合、給与が支払われないので従業員は「無駄な時間」だと思いがちです。ボランティアではなく、掃除の時間も給与が支払われることにより、掃除に対する意識が変わります。
整理整頓しやすい環境を作る
そもそも最初にオフィスを作る際に、整理整頓しやすい環境にしておくと、散らかりにくく、掃除しやすくなります。ポイントは、シンプルで分かりやすいことです。
きれいに整理整頓されていても、一部の人しか理解できない方法だと、逆に散らかりやすいオフィスになります。誰でも簡単に整理整頓できるよう、一目見るだけで収納場所や収納方法が分かるオフィスにしましょう。
オフィス掃除の頻度
オフィスの掃除は、どれくらいの頻度ですれば良いのでしょうか。日常清掃と定期清掃の2つに分けて解説します。
日常清掃
日常清掃とは、日々オフィスをきれいに保つためにする掃除です。毎日もしくは、週3日程度が望ましいです。基本的には、使う頻度が高い場所を中心に行いましょう。トイレ掃除やデスクの拭き掃除、フロアの掃除機がけ、ごみ捨てなどです。掃除道具は主に、雑巾や掃除機、ほうきなどを使います。
定期清掃
定期清掃とは、日常では落としきれない汚れの掃除や、使用頻度の低い場所や掃除するのが大変な場所の掃除です。通常、数か月に1回～年に1回の頻度で行います。窓の拭き掃除や床のワックスがけ、エアコンのフィルター掃除、外壁のメンテナンスなどが中心です。高圧洗浄機などを使う場合もあるので、会社によっては業者に依頼する場合もあります。
場所別オフィスの掃除方法
オフィスの中でも、場所によって掃除方法は変わります。ここでは、場所別の適切な掃除方法を解説します。
床
オフィスの床は汚れやすいので、最低でも3日に1回掃除をしましょう。床の素材がフローリングなどの場合は、モップや掃除機を使ってゴミや埃を取り除きましょう。床にカーペットが敷いてある場合は、埃が溜まりやすいので、掃除機を使う必要があります。
床に黒ずみなどの汚れがある場合は、中性洗剤を水で薄めて雑巾につけ、汚れの部分に押し当てるようにして掃除します。
デスク・パソコン
デスクやパソコン周辺は汚れやすいので、できるだけ毎日掃除しましょう。デスクは、ペンのインクや皮脂、こぼした食べ物や飲み物など汚れがたくさんあります。掃除する際は、デスク専用のウェットシートを使うのが便利です。
パソコン周辺は、キーボードやモニターなどに埃が溜まりやすいです。パソコン専用のブラシやエアダスターを使うと掃除が楽になります。
オフィスチェア
オフィスチェアは、毎日座るものなので非常に汚れやすい場所です。皮脂や細かいゴミ、食べかすなどが溜まりやすいためです。オフィスチェアの掃除方法は、背もたれや座面に使われている素材によって違います。
メッシュ素材の場合は、専用のシートクリーナーや、ウェットシートを使います。汚れがひどい時は、漂白剤を薄めたものを雑巾につけ、汚れ部分を叩くようにして掃除しましょう。
合皮素材の場合は、水拭きで対応できますが、革素材の場合は専用クリーナーを使用します。布素材の場合は、中性洗剤を薄めたものを雑巾につけ、汚れ部分を叩くようにして掃除しましょう。
トイレ
トイレは汚れやすいので、毎日掃除した方が良いでしょう。便器は、トイレ用洗剤をブラシにつけてこすります。ブラシで掃除しにくい所は、トイレ用の除菌シートを使いましょう。日常的にきれいにしておくことで、汚れがつきにくくなるので、こまめに掃除するのがお薦めです。
エアコン
エアコンの掃除は、主にフィルターや、風向きを変える羽部分の掃除です。フィルターは自分で掃除することも多いですが、エアコン本体の掃除となると、業者に依頼した方が無難です。細かいパーツを分解する場合もあるので、無理に自分で掃除しようとすると故障の原因になる場合があります。
オフィスの掃除に役立つアイテム
ここでは、オフィスの掃除に役立つアイテムを紹介します。オフィスにない場合は、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。
コードレス掃除機・ロボット掃除機
コードレス掃除機は、コンセントの場所を選ばず簡単に持ち運べるので、手軽に掃除できるのがメリットです。スティックタイプの場合は、収納場所にも困りません。ロボット掃除機は、自動で床掃除ができます。退社後にセットすれば、翌朝出社した時には掃除が完了しているので、業務中に掃除する手間や掃除の音に悩まされずに済みます。
ハンディモップやウェットティッシュ
ハンディモップをデスク周りに置いておくと、気付いた時にすぐ埃を取れます。収納場所もあまり取らず、手に持って掃除しやすいので、ひとつあると便利です。ウェットティッシュも常備しておけば、手早く簡単にデスクを拭けます。ハンディモップもウェットティッシュも、洗う必要がなく、汚れたら捨てれば良いので衛生的にもお薦めです。
除菌スプレー
除菌スプレーは、オフィスの様々な場所に使用できて便利です。デスクや棚などにスプレーして、ペーパータオルで拭き取れば、手間も時間もかからずに除菌できます。オフィスに置いておくと、誰でも簡単に使用できるのでお薦めです。
まとめ
オフィスの掃除について解説しました。掃除をするメリットは、会社にとっても従業員にとってもたくさんあります。いくつかのポイントを踏まえれば、こまめに掃除をする習慣がつきます。また、オフィスの掃除に役立つアイテムを取り入れれば、従業員の負担が減り、仕事もはかどるでしょう。
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たくさんの人が使うオフィスだからこそ、こまめに掃除したいものです。このコラムを参考にして、ぜひきれいなオフィスを目指してみてください。
