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「職場のデスクの周りが片付かなくて困っているけど、どのように整理整頓を行えばよいのかわからない」と、オフィスのデスク収納でお困りの方も多いのではないでしょうか。デスクの周りが散らかっていると、見た目にも悪くモチベーションが低下し、仕事にも支障を与えかねません。
今回の記事では、オフィスのデスク周辺が整理整頓できない理由やメリット、整理整頓のポイントや収納アイデアについて解説します。ぜひ、参考にしてください。
オフィスのデスク周辺が整理整頓できない3つの原因
仕事でいつも使用しているデスク周りがなかなか片付かないと頭を悩ませつつ、原因については明確になっていない方も多いのではないでしょうか。
オフィスのデスク周辺が整理整頓できない原因としては、主に3つのものがあげられます。デスク周辺の収納についてお悩みで、1つでも当てはまる方は整理整頓の見直しを行ってみるとよいでしょう。
仕事に必要のないものを置いている
仕事のモチベーションアップのため、自分の趣味や好きなアイテムをデスクの周囲に置いておく人も多いでしょう。しかし、並べすぎてしまうと注意が散漫となり仕事への集中力低下の一因になりかねません。
雑貨以外のものでも、仕事に必要のないものやあまり使用しないものは処分するなど整理整頓を行うことが重要です。
不要な物を処分していない
たくさんの仕事を同時進行していると、進行中の仕事と既に終わっている仕事の書類が混在し、スムーズに仕事が進まない場合もあるでしょう。「今必要なもの」と「破棄してよいもの」を明確にし、不要なものに関しては整理する意欲が損なわれないうちに処分しておくことが重要です。
書類に関わらず、インクの出なくなったボールペンなどの「使用できない」文房具などもすぐに破棄するようにしましょう。
物の定位置が決まっていない
使用したものを出しっぱなしにするなど、収納してあった場所に戻さないとデスク周辺は散らかったままになってしまいます。物の定位置を決め、使用後は元の位置に戻すことで、デスク周囲がスッキリするだけでなく、物を探す時間の短縮にも繋がるでしょう。
より仕事が行いやすいデスク周りにするため、物品の大きさや種類で分類し整理整頓を行うことがおすすめです。
デスク収納を使う3つのメリット
デスク収納を使うことで、仕事の作業効率向上や、探し物をする時間が減少するなど、オフィス内を綺麗に保つだけではなく、仕事を行う上でさまざまな効果が期待できます。また、重要書類の管理が徹底されることで、情報セキュリティの確保も行うことが可能になるでしょう。
デスク収納を使うメリットについて、詳しく解説します。
仕事の作業効率がアップする
人は無意識に視界に入る情報から優先的な処理を行います。仕事に必要なもののみデスクの上に整理整頓しておくことで、余計な情報が入らず、仕事の集中力や作業効率アップに繋がるでしょう。
自分だけでなく一緒に働く従業員全員が気持ちよく仕事を行うことができたり、モチベーション向上したりするなど精神的な面でも効果が期待できます。
探し物をする時間が減少する
物品や書類の収納場所を明確にすることで、使いたい物が使いたいタイミングですぐ見つけられるようになるため、探し物をする時間の短縮に繋がるでしょう。
社員1人が1日あたり5分間探し物に時間を費やした場合、年間16.7時間のロスが生じることになります。貴重な時間を無駄にしないよう、デスク環境を整備することが重要です。
情報セキュリティの確保
機密情報や顧客情報など、会社ではさまざまな重要書類を抱えています。書類がまとめられておらず乱雑な状態になっていると、重要な情報を紛失するだけではなく、信頼度も低下しかねません。
情報セキュリティを確保するためにも、デスクの周りを整理整頓することは非常に重要です。そのためにも、書類管理のルールを設け社内への周知を行っていきましょう。
オフィスのデスク周りを整理する6つのポイント
オフィスのデスク周りを整理するポイントには、6つのものがあります。それぞれのポイントに気を付けて整理整頓を習慣化させることができれば、デスク周りを常にきれいな状態に保つことができ、仕事の効率アップやモチベーション向上にも繋がるでしょう。
オフィスのデスク周りを整理する上で注目すべきポイントについて、詳しく解説します。
デスク上には仕事で使用するもののみ準備する
デスクの上には、仕事をする上で使用頻度の高いものだけを置いておくようにしましょう。
デスクの上は作業スペースとして活用するものであり、物置ではありません。その日行う仕事に使用するもののみデスクの上に準備をする習慣を身に付けておくのがよいでしょう。
書類や文具は立てておく
書類や文具は立てて収納することで見た目にも美しく、探す時間の短縮にも繋がります。
デスクの上に平置きで書類を保管すると、必要な書類がすぐに見つからずに時間を要してしまいます。現在行っている仕事の種類ごとにファイリングし、立てて収納できるボックスに入れておくとよいでしょう。どこに何があるのか視覚的に分かりやすくなるよう、収納ボックスにラベリングをすることもおすすめです。ボールペンなどの文房具に関しても、ペン立てなどを使用し収納しておきましょう。
不要になったものは処分する
整理整頓は、まず不要になったものを処分するところから始まります。自分のデスクの周りにあるものを可視化し、必要なものと不要なものに分けた上で破棄する作業を進めていきましょう。
書類の整理を行う際は「ナレムコの法則」を用いて進めていくのがおすすめです。ナレムコの法則とは、使用後1年経過した書類を再び利用する確率は1％であるという確率論のことを指します。一定期間経過した書類は破棄することで、整理整頓を容易に進めることができます。
書類はペーパーレス化する
紙で保存しなければならない書類を除き、情報共有ツールやクラウドサービスなどのツールを活用したペーパーレス化もおすすめです。書類が存在していた箇所に有効スペースが生まれるだけでなく、必要な書類はすぐにパソコンで検索することで見つけ出すことが可能になります。
書類をデータ化する手段としては、スマートフォンのカメラで撮影や専用アプリの活用、コピー機や複合機でスキャンする方法などが挙げられます。仕事内容に合わせるなど、自社に即した方法でデータ化する方法を決定していくのがよいでしょう。
使ったら決まった位置へ戻す
整理整頓を習慣化するために、あらかじめ物の指定席を定めておくとよいでしょう。物の指定席を定めておくことで、使ったら決まった位置へ戻す作業が自然と行えるようになります。
デスクの上だけではなく、引き出しの中のスペースを有効活用し、定位置を作っておくこともおすすめです。引き出しの奥は使用頻度が低いもの、手前側は良く使用するもので分類することで出し入れが容易になるでしょう。
終業時にはデスクを整理する
1日の仕事を終えたら、その日使用した物品や書類を定位置に戻すなどデスク周りの後片付けを行いましょう。パソコンや電話のみの状態にするなど、デスクの上にはほぼ何も無い状態で帰る習慣を身に付けておくことが重要です。
終業時にデスクを整理する習慣を身に付けておけば、次に出社した際、スムーズに仕事をスタートさせることができます。情報セキュリティの観点からも、有効であるといえます。
オフィスのデスク周りにおすすめな収納アイデア9選
これまでの内容で、オフィスのデスク周りが整理整頓できない原因、整理整頓を行うメリットやポイントについて解説しました。普段自分が使用しているオフィスの整理整頓を進める上で、やるべきことが明らかになった方も多いのではないでしょうか。
ここでは、オフィスのデスク周りにおすすめの収納アイデアについて、デスク上部、デスク下部に分けて詳しく解説します。
デスク上部の収納方法5選
デスク上部をきれいに整理整頓するためには、収納したい物に合わせてアイテムを活用するのがおすすめです。デスク上部のアイテムを適切に使用し、きれいに整えることで、作業スペースを有効活用することや作業効率向上にも繋がるでしょう。
デスク上部の収納方法について、5つの物品に分けて解説します。
【文房具】卓上整理ボックス
卓上整理ボックスは、文房具をコンパクトにまとめられるほか、立てて収納できるため探す手間を省けるメリットがあります。スマートなデスク周りを目指している方には、アイテムを隠して収納することができる引き出しタイプのものもおすすめです。
【ファイル】ファイルフォルダー
利用頻度の高いファイルの収納には、ファイルフォルダーを活用するのがおすすめです。種類別にラベリングしておけば、必要な時にすぐ手に取ることができ、スムーズに仕事を進めることができるでしょう。
【書類】引き出しケース
デスク上で散乱しやすい書類の整理には、引き出しケースを活用してみましょう。取り出しや整理が容易に行えるよう、書類の内容に合わせて引き出し面にラベリングをするのもおすすめです。引き出しケースはサイズ展開が豊富なため、書類に合わせて選択してもよいでしょう。
【パソコン】机上ラック
机上ラックとは、パソコンモニター下に設置するものです。モニターの目線を高くすることで楽な姿勢で作業を進めることができるほか、パソコンを使用しない場合はキーボードやマウスをラック下のスペースに収納しデスク上のスペースを広く使用することが可能になります。
【メモ】メモスタンド
メモスタンドを設置することで、付箋などのメモを貼り付けておく定位置ができ、メモに記載されている重要な内容をすぐに確認することが可能になります。目の届く場所に貼り付けておけば、申し送り事項のメモを紛失してしまったなどのミスを防ぐことにも繋がるでしょう。
デスク下部の収納方法4選
デスク下には、デスク上に収納しきれないものや普段あまり使用しないものを収納するのに適しています。収納場所として見落としやすい箇所ですが、便利なアイテムを活用することで収納力をアップさせることができるでしょう。
足元にあるデスク下は、掃除をする場合も踏まえ、キャスター付きなど動かしやすいものを選ぶのがおすすめです。4つのデスク下部の収納方法について、詳しく解説します。
【収納力アップ】サイドワゴン
サイドワゴンは収納をするスペースを増やしたいと考えている方におすすめです。2〜4段タイプのものが多く、キャスター付きで設置する場所を選びません。天板を物品や書類の一時保管場所として活用することも可能です。
ワゴンの上段部分から使用頻度の高い物品順に収納を行うことで、より使い勝手の良いサイドワゴンになるでしょう。
【本・小物】机下収納ボックス
本や小物、私物のバッグなどを収納するアイテムとして、机下収納ボックスを活用するのがおすすめです。床置きのものやネジを使用し机下に直接固定するものなどさまざまなタイプがあります。
机下に固定するタイプのものは、床置きに比べてかがまずに物を出し入れできるため収納力アップだけではなく利便性の向上にも繋がるでしょう。
【書類】マグネットポケット
スチール製などの磁石に対応しているデスクやサイドワゴンにマグネットポケットを貼り付けることで、書類の収納場所を更に増やすことができます。ポケットが複数あるタイプのマグネットポケットでは、書類を分類できるようラベリングし管理することも可能です。
マグネットポケットにはさまざまなサイズがあり、書類だけではなく小物なども収納できるタイプのものもあります。
【ケーブル】ケーブル収納ボックス
ケーブル収納ボックスは、絡まりがちなパソコンやプリンターなどの電源ケーブルやLANケーブルをまとめて中に収納できるアイテムのことです。
ケーブルを通す穴やふたが付いているタイプの物が多く、配線を隠し、スッキリとしたデスク周りにすることが可能になります。色や素材もさまざまなものがあるため、オフィスのインテリアに合わせて選ぶことができるでしょう。
まとめ
オフィスのデスク周りを整理整頓することで、オフィス内が美しく変化するだけではなくモチベーションの向上や仕事の効率アップにも繋がります。
オフィスのデスク周りを整理整頓し、作業効率アップを目指したいのであればスマートオフィスがおすすめです。品質やデザインにこだわった商品を提供することが可能で、オフィスリニューアルやレイアウトもプロのデザイナーがご要望に沿ってご提案します。
まずは、普段自分が使用しているデスク周りの環境を見直し、どの部分を改善していくべきか考えていくことが大切です。今回ご紹介した整理整頓を行う上でのポイントやアイテムを参考に、整理整頓の習慣作りに努めてみてはいかがでしょうか。
