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オフィス移転を検討する場合、「従業員が増え手狭になった」「出社率に合わせた広さに変更したい」「家賃が高い」など、さまざまな理由が考えられるでしょう。オフィス移転は単に場所の変更だけではなく、企業の経営課題を解決できる一つの手段でもあります。
このコラムでは、オフィス移転をするメリットや成功させる方法を4つのステップに分けて詳しく解説していきます。
オフィス移転をするメリット
オフィス移転はコストや時間、労力のかかる作業です。オフィス移転はどのような時に行うべきなのでしょうか。移転することによる企業のメリットと合わせてご紹介します。
労働環境を快適にする
従業員が気持ちよく働ける環境を用意することは非常に重要です。狭くて暗いオフィスは、圧迫感があり暗い雰囲気になりやすく、従業員の集中力が低下し、業務効率性や労働生産性の低下に繋がります。このような場合の改善策として、広くて明るい開放感のあるオフィスに移転することは、有効な手段といえます。
また、移転先のオフィスで従業員同士が集まれるリラックススペースや集中できるスペースを設置するなど、仕事をしやすい環境に整えて作業効率も高めることも生産性向上に繋がるでしょう。
固定費を削減できる
業績の悪化などで固定費をできるだけ抑えたい場合は、固定費の割合として大部分を占めるオフィスの家賃を見直しましょう。今よりも家賃が安いオフィスに移転することで、固定費を大幅に削減できます。
従業員を増員できる
業績の向上で従業員を増員したい場合、オフィスのスペースが足りなくなります。狭い場所では効率よく働くことが難しいため、広いオフィスに移転することが必要です。
また、オフィスは企業のイメージを決定する要素の1つです。交通の便が良い、おしゃれな空間など、オフィス移転によって働きやすい環境を作ることは優秀な人材確保にも繋がるでしょう。
企業イメージの改善
オフィスの場所は企業のブランド化を促進するためにも重要です。同じ業種が集まる場所に移転をすると、企業が好調に成長していることをアピールできるチャンスにもなります。特定の業種が集まる場所へ移転することは、自社の知名度の向上だけでなく社会的な信用にも繋がります。
また、同業種が集まる有名な地域にオフィスを構えることで、知名度だけでなく社会的な信用も高まるでしょう。オフィス移転によるブランド化によって営業がしやすくなり、取引先が増加することも期待できます。
オフィス移転を成功させるために重要なこと
オフィスを移転するうえで重要なことは、どうして移転するのか、何のために移転するのかという目的を明確にすることです。オフィス移転は、今後の方向性や成長戦略に大きく関わってきます。
漠然としたイメージでオフィス移転してしまうと、オフィスの快適さや生産性、従業員の満足度の低下に繋がってしまいます。まずは、今のオフィスの課題点を洗い出し、移転先のオフィスでどのような働き方をしたいのかを掘り下げて考え、オフィス移転の目的を明確にしましょう。
目的を明確にしておくことで、移転先のオフィスやレイアウトなどを決める際にも役に立ちます。
成功までの4ステップ①移転前の準備
オフィス移転はしっかりと計画を立てることが重要です。移転前に準備することを確認していきましょう。
予算と資金調達
オフィス移転するのにはまとまった資金が必要になります。各種費用を計算して予算を確定しましょう。オフィス移転にかかる費用としては、以下が挙げられます。
・物件の契約にかかる費用
・レイアウトプラン作成費用
・家具、OA機器購入費用
・内装工事
・電気・通信工事
・引っ越し費用
・不用品の廃棄費用
・旧オフィスの原状回復工事費用
各所にヒアリングや資料請求をしたうえで各予算を考え、全体の予算を算出します。また予算と合わせて、新オフィスの要件も整理しましょう。
業者の選定
業者に見積りを依頼するときは1社だけではなく、複数の業者に依頼しましょう。業者を選ぶときは価格だけではなく、対応可能なサービスを確認します。
引っ越しのみを安くできる業者を選ぶよりも、電気・通信工事やレイアウトなどフォロー内容が広い業者の方が総体的にコストを下げられます。
また、移転後に欠陥や不具合が見つかることもあるため、アフターフォローがしっかりしているかも重要です。価格内でどこまで対応してもらえるかをしっかりと確認し、早めに相談をして業者の選定をしましょう。
成功までの4ステップ②オフィス移転計画の立案
予算や業者の選定が終わったら移転計画を作成します。移転計画に基づいて進行しているかどうか抜けがないように気を付けましょう。
移転スケジュール
オフィスの移転はだいたい6ヶ月〜1年かかります。そのため、遅くても6ヶ月前には移転準備を始めるようにしましょう。オフィス移転は長丁場になるため、抜けがないように移転スケジュールをしっかりと確認します。移転スケジュールは現オフィスの解約予約を行った時点で作成していきます。
現オフィスの解約予告は一般的に6ヶ月前には行うべきでしょう。管理会社によって解約時期が異なることがあるので早めに確認し、その際に敷金、委託金の返却時期や原状回復工事の範囲の確認も合わせて行いましょう。
移転先の場所選定
オフィスの立地は企業のブランディングに繋がります。従業員の通勤時間や取引先へのアクセスも考え、最寄り駅からの所要時間も考えます。
また、賃料や立地条件だけでなく移転先のオフィスの面積や機能、設備なども比較し移転先に相応しい物件かを検討する必要があります。ビルによっては使用可能時間を過ぎると全ての電源が落ちてしまうこともあるため、ビルの使用可能時間は忘れずに確認しましょう。
成功までの4ステップ③オフィス移転の実施
オフィス移転を行う際の流れを確認していきます。新しいオフィスへの引継ぎ作業になるため、確実に行いましょう。
従業員や顧客への共有
オフィス移転が決まったらできるだけ早く社内告知を行います。オフィス移転の説明会を実施し、移転目的についての共通認識を持つことが大切です。また、オフィス移転実施日は業務が止まってしまいます。全従業員に周知し、重大なプロジェクトの立ち上げ期や納期、締め日を避けてオフィスの移転を行いましょう。
顧客へは移転の1ヵ月前を目安に案内を発送します。取引先からの発注書や請求書が届かないといったトラブルが起こらないように、取引先の締め日までに告知をするようにしましょう。
備品整理
社内で使用している備品は、従業員個人と部署ごとそれぞれで移転先に持っていくものと廃棄物として引き取ってもらう物に分別します。
什器などを移転先のオフィスに持っていく場合は、室内寸法と什器の寸法を確認して移転先のオフィスレイアウトに反映します。現オフィスと移転先のオフィスのレイアウトを印刷して対応する備品や什器にナンバリングをすることで移転後の配置が楽になります。
また、引っ越しで運ぶ備品や什器の量によって費用は異なります。備品整理を行い廃棄する物、持っていく物、新しく購入する物を明確にしておきましょう。
移転スケジュールの実行
引っ越しで持っていく備品や什器の量で移転作業のスケジュールにも影響が出ます。新規購入の場合は、移転作業の前に移転先のオフィスに搬入する必要があるため、内装工事のスケジュールとの調整が必要です。
現オフィスの解約予告を行ったときに作成した、移転スケジュールをもう一度確認し、抜けているものがないか、調整が必要なスケジュールはないかを注意して確認しましょう。
移転作業のトラブル対応
移転作業のときにトラブルが発生してしまうと作業が中断してしまいます。そのためトラブルが起きないように事前にしっかりと確認することが大切です。特に移転作業時にトラブルになりやすいものは以下の3点です。
・電気・通信回線の手続きの遅れ
・移転先へ提出すべき移転作業申請の忘れ
・リース品・レンタル品を無断で移動させる
電気・通信回線の手続きが遅れてしまうと仕事ができなくなるため、移転の2ヶ月前には着手して遅れることのないようにしましょう。移転先のビルのオーナーや管理会社に移転作業申請をしていないと、移転当日に作業ができなくなるため忘れてはいけません。
また、現オフィスで使用しているリース品やレンタル品を無断で新オフィスに移転することは厳禁です。設置場所移動や契約情報を変更する必要があるため事前にリース会社に連絡をしておきましょう。
成功までの4ステップ④移転後の対応
オフィス移転が終わると安心しますが、その後の対応も大切になります。
移転後の効果検証
オフィスの移転が終わった後には、新しいオフィスに対して機能や環境をどのように評価しているか、理想の働き方を実現できたかなど、移転前と移転後を比較します。
半年〜1年に1回など定期的に調査をして目指している働き方になっているかを振り返り、課題に対しては改善策を検討して、改善していきます。移転後のオフィスの効果を検証することは、快適なオフィスを維持し企業として成長し続けるために必要です。
従業員へのサポート
移転直後は、新しいオフィスに慣れない従業員へのサポートが重要になります。従業員の声に反応し、すぐに問題を解決することで新しいオフィスへの評価が高まり、会社全体として理想の働き方に近づけます。移転後は特に積極的にコミュニケーションをとり、新しいオフィスで導入した施策を浸透させていきましょう。
オフィス移転の注意点
オフィス移転では作業や申請が多くなり、それぞれに期日があります。忘れないよう注意して確認することが大切です。
旧オフィスの撤退要件を確認する
オフィスの解約予告は一般的に6ヶ月前までに行う必要があります。解約予告が遅れてしまうと現オフィスと移転先オフィスの賃料を払うことになるため、契約書をしっかり確認しておきましょう。
また特約がない限り、明け渡しの期日までに、原状回復工事を行うことが民法で決まっています。工事業者を貸主が選定する場合も多いため、どちらが業者を手配するのかと工事の範囲を事前に確認しておきましょう。
移転に伴う届出作業が多い
オフィスの移転にはたくさんの届出が必要です。届出には期日もあるためチェックリストを作成して、忘れないようにしましょう。届出が必要なものは以下です。チェックリストの作成の参考にしてください。
・消防署 防火対象物工事等計画届出書 移転先オフィスの着工の7日前まで
防火対象物使用開始届出書 移転先オフィスの使用7日前まで
・郵便局 移転先オフィスの賃貸契約の締結後
・法務局 本店は移転から2週間以内、支店は移転から3週間以内
・税務署 移転後早めに
・警察署 移転後早めに
・年金事務所 移転後5日以内
・労働基準監督署、ハローワーク 移転後10日以内
・銀行やカード会社 移転後早めに
まとめ
オフィス移転の成功方法について解説しました。オフィス移転は時間も労力もかかり大変な作業ですが、快適なオフィスに移転することで業務の効率や労働生産性が上がり企業の成長にも繋がります。
また、企業のイメージ向上やブランド化の促進にもなり、たくさんのメリットがあります。オフィス移転のときに、新しい備品や什器が必要になったら「スマートオフィス」がお薦めです。豊富な種類から選ぶことが可能で、購買に関するお悩みも販売店やカスタマーデスクに相談できるので、まずはお気軽にお問い合わせください。
