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オフィスで使用するボールペンやファイル、コピー用紙などを事務用品と呼びます。
日常的に使用するアイテムではありますが、「文房具との違いは何か」「使用する勘定科目は何か」など、疑問に思うことも多いのではないでしょうか。
このコラムでは、事務用品の意味をはじめ、文房具との違いや事務用品費の扱いについて解説します。
事務用品の定義
事務用品とは、オフィスでの事務作業を円滑に進めるために欠かせない道具の総称です。
事務用品には、広い範囲の道具が含まれます。例えば、ボールペンや消しゴムなどの文房具をはじめ、お金の流れを記録する帳簿や伝票などが挙げられます。小型の道具だけでなく、デスクやキャビネットなどのオフィス家具も事務用品に含まれます。
事務用品と文房具の違い
事務用品と類似した言葉に文房具があります。2つの言葉は混同されがちですが、厳密には意味が異なります。
事務用品と文房具の大きな違いは利用目的です。事務作業で使用する道具類が事務用品であるのに対し、文房具は書き物を目的にして使う道具類を指します。
また、事務用品は手に持って使用する小型の道具類から大型の設備までを含むのに対し、文房具は小型の道具類を対象にしているといった違いもあります。
文房具の定義
文房具とは、書き物に必要な道具の総称です。
文房具の「文房」とは、書き物や読書をする書斎を指します。文房に備えておく道具が、文房具と呼ばれるようになりました。
本来、文房具とは筆、墨、硯（すずり）、紙の4点だけを指す言葉として使用されていましたが、現在は書き物に必要なペンやノートに加え、ハサミや定規などが文房具と呼ばれています。
文房具と事務用品の具体例
文房具と事務用品の違いを、具体例を挙げて解説します。
文房具とは、具体的には以下です。
・鉛筆
・消しゴム
・ボールペン
・万年筆
・のり
・はさみ
・定規
・ホッチキス
・ノート
事務用品とは、上記の文房具に加え、以下のような道具が含まれます。
・各種伝票
・電卓
・印鑑・ゴム印
・朱肉
・封筒
・クリップ
・インクカートリッジ
・名刺
・メモリーカード
・USBメモリ
・デスク
・チェア
・キャビネット
・パーティション
このように、文房具よりも事務用品の方が、幅広い道具を指すことがわかります。
事務用品を管理するメリット
事務用品を管理するメリットとして、コストの削減と作業の効率化が挙げられます。それぞれのメリットについて詳しく解説します。
コストの削減につながる
事務用品をオフィス全体で管理することは、コスト削減につながります。
事務用品の管理が行われていない場合、まだ在庫があるものを購入してしまったり、使用頻度の低いものを大量にストックしていたりなど、無駄なコストが発生する可能性が高いです。
事務用品の管理を適切に行うと、在庫状況の把握ができます。無駄な事務用品の購入や在庫の過剰を防止でき、コストの削減につながります。
また、事務用品の管理を行なっていると、計画的な在庫補充も可能です。ボールペンの10本パックやノートの10冊パックなどまとめ買いもでき、さらなるコスト削減が目指せます。
事務作業が効率化できる
事務用品の管理が適切に行われず、保管場所が分からない状況では、使いたい事務用品を探すのに手間と時間がかかります。また、すぐに必要な事務用品の在庫がない場合は、業務に支障をきたす恐れもあります。
事務用品を保管している場所や数量、残数などをすぐ確認できれば、無駄な手間や時間を費やすことも、事務作業を中断することもありません。作業をスムーズに遂行でき、業務の効率化が期待できます。
オフィスに合った事務用品の選び方
事務用品の種類は数多く、どれを選ぶべきか判断に迷う方も多いでしょう。
事務用品を選ぶ際には、目的や用途に合わせることはもちろん、耐久性や機能性、お手入れのしやすさについても考慮が必要です。
ここでは、事務用品の選び方のポイントについて解説しますので、ぜひ購入時の参考にしてください。
目的と用途
まずは、必要な事務用品の目的と用途を明確にしましょう。
主にどのような業務で使用するのかに加え、個人持ちにするのか、オフィス全体の共有物にするのかによっても選ぶべき事務用品が変わります。
デスクやチェアなどのオフィス家具を選ぶ場合は、使用感や企業のブランドイメージなども考慮すると良いでしょう。
耐久性や機能性
事務用品を選ぶ際には、耐久性や機能性の高さも確認しましょう。
価格の安さだけで選んでしまうと機能性が低くなります。使い勝手の悪い事務用品は、やがて使用されなくなるでしょう。
耐久性や機能性がない事務用品は、買い替えが必要となり、結果的に予算以上のコストがかかるため注意が必要です。
お手入れのしやすさ
事務用品を長く使用するためには、お手入れのしやすさが重要です。
お手入れ方法が複雑で面倒な場合、従業員の負担となります。しかし、お手入れを怠ってしまうと故障や操作不良が生じる恐れがあります。
面倒であるがゆえに利用されなくなっては、せっかく購入した事務用品が無駄となってしまうでしょう。
事務用品は勘定科目に注意
会計処理の際には、事務用品の勘定項目に注意が必要です。
適切な勘定科目を選択することは、適切な利益計算や税金計算につながるため、正しく理解しておきましょう。
事務用品費は消耗品費の一部
事務用品は消耗品に含まれます。会計処理でも同様に、事務用品費は消耗品費の一部として考えます。
事務用品費と消耗品費を区別すべきか否かについては、法律的なルールはありません。自社でルールを定めて、一貫性のある会計処理を行いましょう。
消耗品費とは
国税庁が公表する「帳簿の記帳のしかた」では、消耗品費は以下のように定義されています。
1．帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費
2．使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費
つまり、消耗品費とは、事務用品を含む消耗品の会計処理に用いる勘定科目です。
事務用品費とは
事務用品費とは、消耗品費のうち事務用品の会計処理に用いる勘定科目です。
事務用品費は消耗品費の一部であるため、消耗品費に統一しても問題ありません。大切なのは、一貫性のある会計処理を行うことです。
会計処理には継続性の原則があり、正当な理由が無い限り、むやみに会計処理の仕方を変えるのは望ましくないとされています。消耗品費から事務用品費を独立させた場合は、今後も継続して使用しましょう。
事務用品費と消耗品費を分けるメリット
事務用品費と消耗品費は、わざわざ区別せず、消耗品費として会計処理をしても問題ありません。ですが、事務用品費と消耗品費を分けて計上することで、得られるメリットがあります。
事務用品費と消耗品費を分けるメリットについて、詳しくみていきましょう。
消耗品費総額を抑えられる
大企業や事務用品の購入額が多い企業は、経費に占める消耗品費の割合が大きくなります。消耗品費の金額が大きくなりすぎた場合、税務署から適正な帳簿管理を行なっていないと判断されるケースがあるため注意が必要です。
消耗品費とは別に事務用品費の勘定項目を設け、別々に処理をすることで、消耗品費が膨らむのを抑えられます。
ただし、小規模の企業や事務用品の購入額が少ない企業は、このメリットを実感しづらいため、事務用品費と消耗品費を無理に区別しなくても良いでしょう。
消耗品と事務用品を区別して把握できる
事務用品費を消耗品費として一括計上するよりも、分けて計上する方が、コスト管理がしやすくなります。
消耗品と事務用品を区別していない場合、帳簿を見返しても何にコストがかかっているのか、何を削減すべきかを把握するのに時間がかかります。
一方、消耗品と事務用品を区別していれば、消耗品費と事務用品費にどのくらいのコストがかかっているのかが一目瞭然となり、効率の良いコスト見直しが可能です。
まとめ
事務作業に必要不可欠な事務用品は、目的や用途、耐久性など、オフィスにあったものを選ぶことが大切です。適切に管理することで、コスト削減や作業効率の向上が目指せます。
事務用品の支払いを会計処理する場合には、事務用品費または消耗品費として計上します。どちらの勘定項目で計上しても問題ありませんが、自社で明確なルールを定め、継続性のある会計処理を行いましょう。
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