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皆さんは、物品の発注業務を大変だと感じたことはありませんか。小売店の店舗で物品の発注業務を行っている担当者306名を対象に、小売店店舗の物品発注に関する実態調査を行ったところ、半数以上が物品（関節資材）調達に悩みがあることが分かりました。
このコラムでは、小売店の店舗で物品の発注業務を行っている担当者が抱える悩みや、発注業務をスマートにする方法を紹介します。
小売店店舗の物品（間接資材）調達方法の約6割は「デジタル以外」
物品（間接資材）発注で使うツール第1位は「PC（デジタル）」で約47％、第2位が「専用の発注機器（デジタル）」で約26%、という結果となりました。
一方、約6割が「デジタル以外」の発注ツールを利用していると回答しています。第3位が「FAX（デジタル以外）」で約25%となっており、他にも、電話や担当者へ口頭、郵送などの「デジタル以外」の回答が多数ありました。
小売店店舗における物品（間接資材）調達の苦悩とは？
電話やFAXなどの「デジタル以外」のツールを利用している方に、そうしたツールでの物品（間接資材）発注において、悩みを感じたことがあるかという質問では「とてもある」と回答した人が約19%でした。「ややある」と回答した人が約30%と、約半数の人が悩みを感じていることがわかりました。
小売業には、販売、販売支援、仕入れ・物流などの業務があります。この業務に加えて、直接資材や間接資材の調達を行わなければならないのは、非常に大変なことです。
では、具体的にどのような点で悩みを感じているのでしょうか。
時間がかかってしまう
デジタル以外のツールを利用している場合、発注先ごとで異なる発注書や、請求書の管理に時間がかかってしまうようです。さらに発注する商品の選定、承認などにも時間がかかり、通常業務に加え多くの時間を物品（間接資材）調達に費やすことになります。
リアルタイムで行えない
在庫確認や価格などが、リアルタイムで分からないと悩んでいる担当者も多いようです。パソコンやタブレットなどのツールだとリアルタイムで更新されることが多いですが、デジタル以外のツールを利用していると、どうしても遅れが出てしまいます。
きちんと発注できているかどうかもリアルタイムで分からないため、発注ミスの発見も遅くなってしまいます。
業務の合間に行えない
発注業務を、発注先の受付時間に合わせる必要があり、他の業務の合間に都合よく行えない場合があります。また、他の業務の合間に行う際も、時間や手間がかかることから繁忙期などは確認漏れが生じてしまい、ミスが発生しやすくなってしまうのです。
小売業は、レジや接客など時間が決まっていない業務も多いので、合間に行えないことは、担当者の大きな負担になります。
「デジタル」な方法でもさまざまな苦悩が
「デジタル」な方法を利用している人も、さまざまな悩みを抱えていることがわかりました。
デジタル特有の悩みの多くは、「専用の発注機器やアプリがないと発注できない」が約17%、「システムが複雑で分かりにくい」が約12%、「履歴などを探すのに時間がかかる」が約12%となっています。
一方で、最多の回答は「発注先が複数に分かれていて時間がかかる」が約21%と、デジタル以外を利用している人と共通の悩みでした。
このように、電話やFAXなど「デジタル以外」の発注において約半数、「デジタル」を利用しての発注においても約半数以上が物品調達に何らかの悩みがあることが分かりました。
発注業務の効率化により注力したいのはコア業務
物品（間接資材）発注業務が今よりもっと効率化された場合、注力したい業務を調査すると、「売れる売り場づくり」が約51%、「質の高い顧客対応」が約28%、「従業員への教育」が約23%とコア業務に注力したいという声が多数挙がりました。
コア業務に注力すると、店舗の売上アップに繋がり、従業員のモチベーションも上がります。店舗利益のことを考えると、物品調達の効率化は急務であるといえます。
物品（間接資材）発注業務を効率化するサービス
多数の業務を抱え、負担が大きい小売店の発注担当者には、「オフィス用品通販サービス」がお薦めです。
物品（間接資材）発注業務を、よりスマートに行うことが可能なオフィス用品通販サービスを利用したいか調査したところ、「非常にそう思う」が約21%、「ややそう思う」が約35%と、約半数が利用したいと思っていることがわかりました。
また、オフィス用品通販サービスに求める機能は、第1位が「商品ラインナップが豊富で発注先を統一できる」で56.3％、第2位が「在庫と最短お届け日がリアルタイムで確認可能」で50.6％、第3位が「よく注文する商品や社内指定品などを登録しておける機能」で45.4％という結果となりました。
これらの希望をサポートするのが、法人向けオフィス用品通販サイトの「スマートオフィス」です。
スマートオフィスとは
スマートオフィスとは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する法人向けのオフィス用品通販サ―ビスです。全国の小売店や企業を対象とした物品（間接資材）調達・管理の業務をスマートにし、さまざまな役割の方の業務負担の軽減をサポートします。
スマートオフィスの特徴
スマートオフィスには、小売店で働く人々をサポートするための、さまざまな特徴があります。
商品ラインナップが豊富
スマートオフィスでは、幅広いカテゴリの商品を豊富に取り扱っています。スマートオフィス内で、商品を探したり比較したりできるので、発注先の統一が可能です。
発注先が多数あることは、担当者の大きな負担になっているので、スマートオフィスに統一することで大幅に軽減されるでしょう。
Web注文で最短翌日お届け
通販の注文方法は、Web・FAX・電話などがあります。デジタル以外の注文方法では、自分の手で書いたり、直接相手に伝えるので、ミスが発生しやすくなってしまいます。
特に電話の場合は、混みあっていると中々繋がらず、受付時間が終了する場合もあり、すぐに物品が必要な時は困る場合もあります。
一方スマートオフィスはWebで17:30までの注文で最短翌日お届けが可能（※一部商品・地域を除く）なので、物品がすぐに必要な時にも対応できます。
お悩みごとやお困りごとの解決をサポート
お悩みやお困りごとは、販売店やカスタマーデスクが解決をサポートします。予算や、購買時の悩みなど、物品購入に関わるさまざまな相談に親身になって対応します。
在庫・納期の確認がWeb上で可能
スマートオフィスを導入すると、Web上で在庫や納期の確認が可能です。発注先が一つになり、業務が見える化することで、管理がスムーズになります。
サステナブルな取り組みに貢献
スマートオフィスでは、さまざまな環境配慮商品の取り扱いがあります。配送頻度・回数低減の取り組みが見えるWeb機能などがあり、サステナブルな取り組みに貢献できるサービスを用意しています。
検索時に環境配慮商品を条件として設定すると、簡単に商品の選定ができます。
スマートオフィスのおすすめ機能
スマートオフィスには、小売店の発注業務をスマートにするための様々なおすすめ機能があります。
クイックオーダー・マイカタログ機能
商品コードと数量を入力するだけで購入できる「クイックオーダー機能」や、いつも購入する商品を登録できる「マイカタログ機能」があります。これらの機能を活用することで、商品検索、選定の時間が短縮されます。
「企業共通フォルダ」や「個人フォルダ」など分けて登録することもでき、企業全体での共通物品の登録だけでなく、その店舗で個別に必要なものの登録もでき、便利に利用することができます。
予算管理機能
設定した予算を超えると、ロック（注文停止）、またはワーニング（警告）を表示できる機能です。金額や、適用期間を設定でき、予算を部署ごとに分けることも可能です。予算進捗の見える化により、管理業務の効率化に役立ちます。
承認発注機能
承認発注機能は、上長などに承認が必要な場合、Web上で完結できる機能です。発注すると、承認依頼メールが送信され、承認・却下・差戻しなどを非対面で行えます。対面で承認印などをもらいに行く手間が省けるので業務の効率化が図れます。
データ一元化
注文時に、経費科目や勘定科目を選択すると、購入データに科目が反映されます。また、過去18カ月以内の購入データを、ExcelやCSVデータでダウンロードできます。アカウントの登録方法によっては、企業全体だけでなく、部署ごとの購買状況をわかりやすく管理することも可能です。
まとめ
このコラムでは、小売店の店舗で物品の発注業務を行っている担当者306名を対象にしたアンケートを元に、物品（間接資材）調達の悩みや負担についてお伝えしました。
デジタルツールを使った購入が浸透してきてはいるものの、今も6割以上「デジタル以外」のツールを利用した方法で注文されていることがわかりました。また、そのうち、半数以上が物品（間接資材）調達に悩んでいました。
多数の業務を並行して行わなければならない小売店では、法人向けオフィス用品通販サイトの「スマートオフィス」がお薦めです。
管理がスムーズになる機能がたくさんあり、担当者の負担も軽減されます。手間を省き、小売店のコア業務に注力するためにも、「スマートオフィス」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
