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職種や業種に関わらず、物品調達業務は必要不可欠です。物品調達業務は消耗品や文房具などの頻繁に発注する物から、普段はあまり使わない物まで幅広く関わります。
このような物品調達業務をカタログや口頭などのアナログな方法で行っている自治体も多いでしょう。他にも調達物品によって発注担当者が異なったり、異動などの際に引継ぎが大変だったりするので、不便さを感じている方も多いのではないでしょうか。
このコラムでは、アナログな物品調達業務をWebに一本化し、スムーズに業務を進める方法をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
地方公共団体の発注担当者が抱えるお悩み
実際に物品調達業務を行っている発注担当者は、どのようなシーンで不便さを感じているのでしょうか。3つのお悩みをシーン別に見ていきましょう。
調達方法がWebやFAX・電話など複数あり非効率
1つ目は、調達方法がバラバラなため調達業務毎に購入する商品や支払い方法などを調べる必要があり非効率な点です。調達方法は紙の手渡しや郵送・メール、登録販売業者へ口頭で依頼、電話、FAX、Webなどが挙げられます。
特に口頭での依頼の場合、発注書への記入間違いや聞き間違いなどのトラブルが起きる可能性もあるでしょう。
発注担当者によって別の調達方法を使用しているケースも
2つ目は、同じ庁舎内であっても部署によってさまざまな調達方法を行っている点です。さらに、担当者によって調達方法が異なることもあり、同部署内であっても前回と異なる方法で注文している可能性もあります。その場合、請求管理の処理方法が変わってしまい、手間がかかるうえに過去の注文履歴を確認する際に非効率となります。
調達方法を統一すると、毎回同じ処理方法となるためその後の業務がスムーズになります。
また、再注文をする際に過去の発注内容を遡りやすくなり、業務効率化にも繋がります。
Webで調達する場合のお悩み
3つ目は、Webを使用する際の問題です。現在はさまざまなWeb化が進み、Web発注システムへ切り替える企業や自治体も多くなってきました。
しかし、Web発注システムを利用するにあたっていくつかの課題に直面する可能性があります。具体的にどのような点で戸惑うことが多いのでしょうか。
サイトごとにID・パスワードを管理するのが面倒
まず、WebサイトではIDとパスワードは必須といっていいでしょう。これらが正しく入力できないとログインできないため、再発行手続きをするとなると時間もロスしてしまいます。
また、セキュリティの観点でサイトごとに異なるIDとパスワードを推奨しているため、全てのWebサイトのIDとパスワードを管理をするのは手間がかかります。さらに、データ形式や帳票もバラバラなため、操作運用上や管理上で見ても非効率です。
サイトごとに仕様が異なり、使い勝手が異なるのが面倒
次に、Webサイトにより仕様が異なるため目的の物品に辿り着けない場合も考えられます。
さらに、一定時間を過ぎると確保していた商品がリセットされてしまったり操作が難しかったりする場合もあり、Webが苦手な方にとっては毎回違うWebサイトを使用するのはハードルが高く感じるかもしれません。
帳票管理が煩雑であり手間がかかる
地方公共団体の場合、見積書や請求書、納品書をはじめとした帳票の管理が必要になりますが、その対応は非常に煩雑なため、その管理だけで時間がとられてしまいます。
また、販売店によって各帳票における必須項目以外が記載されていたり、あるいは記載されていなかったりなど様式が異なることが原因で、確認作業に手間がかかる場合もあります。
物品調達業務をスムーズに業務を進める方法
アナログな物品調達業務が根付いている場合、スムーズに業務を進めるには時間がかかる場合があります。
その解決策として、調達方法や請求の処理方法などが複数ある場合は統一する方法があります。これにより業務の円滑化が期待できるでしょう。
また、このような問題を解決したい場合は物品調達サービスの導入がお薦めです。物品調達サービスには調達業務に関するさまざまな機能が取り入れられているため、全ての業務がWebで完結します。
地方公共団体向け調達サービス「スマートガバメント」とは
「スマートガバメント」とは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する、地方公共団体向け調達サービスです。地方公共団体の定番品を幅広く取り揃えているほか、調達担当者向けの業務の効率化をサポートする機能をご提供しています。
スマートガバメントの特徴
スマートガバメントには物品調達業務を効率化する特徴があります。
地元の登録販売店から購入できる
地元の登録販売店（地方公共団体登録申請承認業者）が購買の窓口になるため、お悩みやお困りごとを安心して相談できます。請求書も登録販売店から発行され、支払いも登録販売店で対応します。
また、複数の地元の登録販売店と取り引きできることで、公平な調達が可能になります。
地方公共団体に特化した物品調達・管理のサポート
消耗品である文房具から生活用品、防災備蓄品管理代行サービスなど地方公共団体の皆さまが必要とする商品・サービスを幅広く厳選して取り揃えているため、必要な商品を一度に調達することができます。
最短翌日にお届け
余裕を持った調達を心掛けていても、急に物品が必要となったり、あるいは手配が早すぎて過剰在庫となってしまったりすることがあります。
スマートガバメントはWebやFAXでいつでも注文ができ、所定の締め時刻までのご注文で一部商品・地域を除き最短翌日にお届けします。また、お届け日の指定で土曜日も配達可能なので、必要なときに必要な分だけ調達することができます。
スマートガバメントのおすすめ機能
スマートガバメントのWebサイトでは、地方公共団体の調達担当者向けの機能を利用することができます。
見積依頼機能
地元の登録販売店にWebでいつでも見積依頼をすることができます。
相見積が必要な場合も、一度の操作で複数の登録販売店に見積依頼ができ、見積回答の内容をそのままWeb注文することも可能です。
販売店選択・切替機能
スマートガバメントにログインしていれば、登録販売店を変更したい場合もワンクリックで解決します。再度ログインする手間が減り、手軽に複数の登録販売店とのお取引が可能になり便利です。
帳票出力機能
Web・FAXの注文方法に関わらず、注文履歴から帳票（見積書・納品書・請求書）をPDFでダウンロードすることができます。
登録販売店に依頼する必要がないので、必要なときに帳票を取得することができ業務の効率化に繋がります。
まとめ
今回は、アナログな方法で行っていた物品調達業務をWebに一本化することで、スムーズな業務遂行をサポートする機能が利用できる地方公共団体向け調達サービスをご紹介しました。
従来の物品調達業務はアナログな方法で行っていたため、複数の登録販売店への見積依頼業務が必要だったり、担当者によってさまざまな調達方法を利用していたりと非効率でスピード感に欠けていました。
そこで、アナログな調達方法により起きていた課題の解決や、物品調達業務をスムーズに進めるために、Web調達の一本化をご提案しました。
具体的には、地方公共団体向け調達サービス「スマートガバメント」の利用です。物品調達業務をWebに一本化することで、過去の購買データの確認が容易になるほか、引継ぎの資料としても活用できるため、スムーズな業務遂行に繋がります。
物品調達業務をWebに一本化したい場合は、スマートガバメントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
