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オフィスワーク、テレワーク、ハイブリッドワークと働き方が多様化する中で、ワークブースが注目されています。ワークブースは会議室不足の解消や、個人スペースの確保などに役立ち、需要が高まっています。
このコラムでは、ワークブースのメリット、選び方のポイントと注意点について解説していきます。ワークブースの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
ワークブースとは
ワークブースとは、仕事をするためのコンパクトな個室ブースのことです。見た目は電話ボックスのような形が一般的で、ワークブースの中には、デスク・チェア・Wi-Fi・USBポート・電源コンセントなどパソコン作業をする上で必要なものが揃っています。
ワークブースは駅構内や空港・商業施設など、人が多く集まったり、移動したりする場所に設置されているだけでなく、オフィスでの導入も進んでいます。
ワークブースには1人用から2〜4人で利用できるものなど、種類や大きさがいろいろあります。1人で仕事に集中したいときやWeb会議、ミーティングなどさまざまな場面で活用できます。
注目される背景
ワークブースが注目されるようになったのは、新型コロナウイルス感染症対策と政府の働き方改革が大きく影響しています。
新型コロナウイルス感染症対策と働き方改革によってテレワークという働き方が普及し、テレワークとオフィスワークの両方を選択できるハイブリッドワークも増えました。それにより、Web会議やオンラインミーティングなどの機会が多くなりました。
また以前に比べると働き方が多様化したため、周囲を気にせずに仕事ができるワークブースが注目されるようになりました。
ワークブースを導入するメリット
ここでは、ワークブースを導入することによって得られるメリットを紹介いたします。
空きスペースを有効活用
ワークブースは、オフィス家具と同じ扱いになるため設備工事などをする必要がなく、今のレイアウトのまま、空きスペースに設置できます。ワークブースを導入することで、会議室不足の解消やWeb会議のためのスペースを確保でき、空きスペースを有効活用できます。
また、容易に移動できるのでレイアウト変更も可能です。
セキュリティ環境の確保
Web上で会議や商談をすることが増えましたが、クライアントとの情報は機密性が高いため配慮が必要です。ワークブースは遮音性、吸音性が優れている種類もあるため、ブース内の声が漏れる心配がありません。
また、中が見えにくい素材でできているワークブースであれば、パソコンの画面も気にする必要がありません。ワークブースを活用することで、安全なセキュリティ環境を確保できます。
仕事の生産性向上
周囲でWeb会議を行っていたり、フリーアドレスを導入していたりすると周囲の声や人の移動する音などで仕事に集中できない場合があります。集中して仕事をしたい時は、ワークブースを利用することでメリハリがつき、仕事の生産性の向上に繋がります。
集中力維持とストレス軽減
ワークブースを利用すると1人の空間を確保でき、集中しなければならない作業やWeb会議もしやすくなります。クリエイティブな仕事をする従業員にとっては、最適な場所のひとつと言えるでしょう。ワークブースは、集中モードに入っているという周囲への意思表示にもなります。
ワークブースの種類
ワークブースは3種類の型があります。
・フルクローズ型
・セミクローズ型
・オープン型
それぞれの特徴を確認していきましょう。
防音性に優れたフルクローズ型
フルクローズ型は、床・四方の壁・天井と全ての面が囲まれた完全な個室空間です。フルクローズ型は防音性が高く、照明や換気機能も整っており、集中して仕事ができます。機密性の高い会議や面談、1人で集中して仕事をしたいときに向いています。
フルクローズ型のワークブースは居室として扱われるため、設置する際には消防法や建築基準法の条件を満たしていなければなりません。設置の際は、メーカーや施工会社、ビルの管理会社に確認をしましょう。
用途に合わせて選べるセミクローズ型
セミクローズ型は天井が開いていたり、ドアがついていなかったりと半個室の空間になっています。セミクローズ型は周りの視線を遮ることができ、フルクローズ型には劣りますが、ある程度の遮音性があります。
セミクローズ型は半個室空間のため、建築基準法や消防法に抵触する心配がありません。また、フルクローズ型に比べると低コストなので、数を多く設置したい場合にお薦めです。
自分たちで組み立てできる場合が多く、移動も簡単なためレイアウト変更もしやすいです。
簡単に設置できるオープン型
オープン型は簡易的に囲まれた空間で、視界を遮るようにパーティションで区切ったような形です。3種類の中で最も価格が低く、設置も簡単なため1番導入しやすいワークブースです。
しかし、防音性やセキュリティ面が甘くなるため、Web会議などにはあまり向いていません。個室感はありますが、外からも声をかけやすいためコミュニケーションを取りながら仕事ができます。
ワークブースを選ぶポイント
ワークブースを選ぶポイントは以下の3つです。
1．利用する人数や大きさ
2．利用目的
3．必要な性能
順に考えていくことで、どのようなワークブースが必要かを明確にできます。
利用する人数や大きさ
ワークブースは1人用が多いですが、2人以上で利用できる複数人用のものもあります。利用人数やワークブースの種類によって大きさが異なります。どのくらいの人数で利用し、どこに設置したいかを明確にしておくと、ワークブースを選ぶときに絞り込みやすくなります。
また、オフィスの消防法やスプリンクラーなども確認し、ワークブースの種類や設置場所を検討しましょう。
利用目的
ワークブースを導入する際は、何のために導入するのかを明確にしておきます。
Web会議利用や、1人で集中するための場合は、周囲の音が入らないように人の出入りや動きが少ない場所が良いでしょう。一方で、チームメンバーとの打ち合わせなどで利用する場合は、メンバーが集まりやすい場所に設置するのが良いでしょう。
ワークブースを設置するためにはある程度の広さが必要です。よく通る動線上に設置すると邪魔になるので配慮しましょう。
必要な性能
ワークブースには防音性のあるものや、ガラス張りのもの、ソファタイプのものなどデザインもさまざまです。ワークブースを設置することでオフィスの雰囲気は変わるため、必要な性能や希望のデザインを検討することが重要です。
先にワークブースの利用目的を明確にすると、必要な性能もわかってきます。
ワークブースを設置する注意点
ワークブースの設置をする上で、適切な設置場所とルール設定をすることが重要です。
曖昧にしてしまうと、ワークブースを上手く活用できない原因にもなるので注意しましょう。
適切な場所を決める
ワークブースを利用する人数によって大きさが変わります。大きさを考慮した上で、ワークブースの設置場所を調整しましょう。場所によっては搬入や設置に時間がかかるケースもあります。電源やネット回線を新設する必要がある場合は、事前に確認しましょう。
また、フルクローズ型のワークブースの設置には消防法や建築基準法が関わってきます。設置したい場所が決まったら、管理会社に確認をしてください。
利用ルールを決定する
ワークブースを上手く活用するためには利用ルールを設定することが大切です。ルールがないとトラブルに繋がったり、利用目的が曖昧になってしまったりします。特に、利用時間、飲食の可否、私語の可否などはルールを作っておくべきです。
ルールを決定した後は周知をして、オフィス内に貼りだすなど工夫をして定着させましょう。
また、ワークブースを利用するときは周りの方に自分の場所を知らせてから利用するようにしましょう。周りの方も、急ぎの要件以外では声をかけない、という配慮がしやすくなります。
まとめ
働き方が多様化している中で、ワークブースは仕事環境を快適にしてくれます。集中できる環境を生み出すことは生産性の向上になり、企業の成長へと繋がります。
ワークブースやオフィス家具で悩んだ際は、法人向けオフィス用品通販サイト「スマートオフィス」の利用がお薦めです。困ったときはオフィス用品購入に関する悩みを相談できます。また一部商品は配送、施工、設置まで任せられるので安心です。
ぜひご活用ください。
