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皆さんは部署異動の際、どのように「引き継ぎ」を行っていますか？
物品調達の業務を担当しており、その業務に関して前任者から引き継ぎを受けたことのある公務員315名を対象に、物品調達業務の「引き継ぎ」に関する課題調査を実施したところ、7割以上が「大変」と感じていることが分かりました。
今回のコラムでは、物品調達業務を担当する公務員が引き継ぎの際に感じる苦労やその負担を軽減する方法についてお伝えします。
公務員の物品調達業務の引き継ぎはなぜ大変なのか
前任者から物品調達業務の引き継ぎを受けた際、「大変さを感じた」と7割以上が答えており、大変さを感じた経験が全くないと答えたのはわずか5.7%に留まりました。
ではなぜ、大変だと感じる方が多いのでしょうか。
情報が多く理解が追いつかなかった
物品調達は、1年に数回しか使わないものから、日常的に使う文具や日用品までカテゴリーの幅が広く、なおかつ取り扱う調達品の点数も多いことが特徴です。また、発注前後で行うべき工程やフローも多く、ルールを理解するのも一苦労なようです。
実際の業務を開始してから不明点が続出した
公務員の人事異動は、一般的に4月1日付けで辞令が発表されます。内示は早くても約2〜3週間前、遅い場合だと3〜4日前に突然行われるケースもあるようです。
普段の業務と並行しながら短い期間で引き継ぎを行わなくてはならないため、引き継ぎの準備に十分な時間をかけることができず、伝え漏れが発生してしまうことも多くあります。そのため、実際に業務を開始してから不明点が続出してしまうのです。
マニュアルや引き継ぎ書が不足していた
後述の引き継ぎ方法にもある通り、マニュアルや引き継ぎ書は、常にアップデートをする必要があります。一度作成したからといってそのまま使い続けることはできません。
アップデートがされていない場合、誤った情報を引き継いでしまう原因になるほか、知りたい項目がないという事態が起こる可能性があります。
一般的な引き継ぎ方法
公務員の物品調達業務は対応すべき項目が多くあるため、引き継ぎに大変さを感じている方が多いことがわかりました。
公務員の人事異動は多くの場合、2〜4年の周期で行われます。目的の一つとして、様々な業務を経験することが挙げられます。そのため、未経験の仕事を任されることも多く、後任者にとって引き継ぎ作業は非常に重要です。
ここで、一般的な引き継ぎの方法と、そのメリット・デメリットを見てみましょう。
口頭で伝える
前任者が後任者に実際に作業をしてみせながら口頭のみで伝える方法です。後任者は聞き洩らしがないよう、しっかりとメモをとる必要があります。
簡単で素早く行えて、補足説明がしやすいところが特徴です。しかし、伝達の抜け漏れが発生する、メモの記載漏れがあると再度同じ確認をする必要がある等のデメリットがあります。
マニュアル・引き継ぎ書を作成する
前任者がマニュアルや引き継ぎ書を作成し、後任者に渡す方法です。いつでも見返すことができるので、後任者は後で振り返ることができます。
しかし、作成に時間がかかるため前任者の負担が大きいことや、最新情報にアップデートし続けなければならず手間が掛かってしまう点がデメリットとして挙げられます。
大変なのは後任者だけではない！引き継ぎする前任者の苦労
ここからは、引き継ぎを行う立場である前任者に目を向けてみましょう。
物品調達業務を担当している公務員のうち、6割以上の方が「後任者へ引き継ぐ場合に、引き継ぎの進め方に不安を感じる」と回答しており、どのように業務の引き継ぎをするべきか悩んでいるケースが多いようです。
では、どのようなことに不安を感じるのでしょうか。
細かな情報の共有が難しい
前述の通り、物品調達は取り扱うものが多くあるため、膨大な情報量の引き継ぎが必要となります。
また、個人の経験で判断しており明確な基準がないものや、領収書など各種書類の記載方法・調達契約のルールなど複雑なものが多いため、漏れなく具体的に業務内容を共有できるか不安を感じている方が多いようです。
引き継ぎ時間の確保
前任者は、内示が出てから短い期間で後任者への引き継ぎの準備を行わなくてはなりません。また、異動先では自身が引き継ぎを受ける側として、新しい業務を覚える必要があります。場合によっては異動した後も引き継ぎ作業を継続し、「引き継ぎ作業」と「新しく覚える作業」を両立しなければならないケースもあります。
特に、物品調達業務は細かな情報共有が求められるため、情報を整理してから後任者へ伝達を行う必要があります。マニュアルや引き継ぎ書を作成する時間を確保する必要があり、業務量の増加を懸念する方も多いようです。
実際に、引き継ぎで残業時間が増加した人のうち約6割が「5時間以上増加した」と回答しており、引き継ぎ業務の大変さが見て取れます。
大変な引き継ぎ作業の負担を軽減するサービス
細かい情報やルールが多い物品調達業務を行う公務員の方におすすめしたいのが、これまでの購買データ等が蓄積されたWebID情報を後任者へ引き継ぐことのできる機能を持つ「公共団体向けオフィス用品通販サービス」です。
実際に業務を行っている方の6割以上が活用してみたいと回答しており、多くの方がサービスを利用することで引き継ぎ作業の省力化が期待できると感じていることがわかります。
また、サービスを利用する際に「後任者へ引き継ぐことができると特に便利だと思う項目」の上位は「注文履歴データ」「よく発注する商品のリスト」「注文時の承認ルートの設定情報」となりました。
上記の調査結果にあるような、マニュアルや引き継ぎ書では伝えにくい細かな項目を後任者へ引き継ぐことができる機能をもつ通販サービスがあります。それが、地方公共団体向けオフィス通販サービス「スマートガバメント」です。
前任者がいつ、どのような商品を購入していたかや、注文時の承認ルートの設定、過去に返品・お取り寄せした履歴などの情報を保持したままWebIDを後任者へ引き継ぐことができます。そのため、新たにマニュアルや引き継ぎ書を作成することなく、具体的かつ詳細な記録を後任者へ引き継ぐことができます。
スマートガバメントとは
スマートガバメントとは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する地方公共団体向けオフィス通販サ―ビスです。官公庁向けに特化した機能により、全国の地方公共団体を対象に日々の物品調達・管理に要する労力を軽減し、業務の効率化をサポートします。
スマートガバメントの特徴
スマートガバメントには地方公共団体で働く皆様に寄り添った様々な特徴があります。
1.地方公共団体に特化した物品調達・管理のサポート
地方公共団体で使用する定番商品を厳選してご紹介するカタログでは、窓口業務や式典などのイベント、選挙投票会場など使用シーン別に商品をご提案しています。一から商品選定する手間を省くことができるほか、物品調達業務を初めて担当する方にも、どのような商品が必要となるのかを検討するためのヒントが得られる内容となっています。
専用Webサイト「スマートガバメントWeb」では、複数の販売店を登録することができます。カートに商品を入れたあとでもワンクリックでアカウント（WebID）を切り替えることができるため、発注先の販売店を変更するためにログインしなおす手間が省けます。
また、Web上で複数の登録販売店へ一斉に見積を依頼し、回答内容をそのままショッピングカートへ入れて発注することもできます。さらに、ご注文内容が反映された帳票（見積書・納品書・請求書）のPDFデータをいつでも出力することが可能です。
地方公共団体ならではの物品調達業務の効率化をお手伝いします。
2.お悩みごとやお困りごとの解決をサポート
普段からお付き合いのある地元販売店を通してご利用いただくので、安心してご利用いただけます。さらに、スマートガバメントの担当営業が販売店とタッグを組み、お困りごとにも親身になって対応いたします。
3.最短翌日にお届け
24時間いつでも手軽に注文（Web・FAX）可能で、所定の締め時刻までのご注文で、最短翌日に商品をお届けします。（※一部商品・地域を除く）
まとめ
今回のコラムでは、物品調達業務を担当する公務員への調査結果を基に、引き継ぎ業務の大変さやその負担を軽減するサービスについてお伝えしました。
前述の通り7割以上が前任者からの引き継ぎに苦労を感じており、数年毎に人事異動がある公務員の方にとって非常に負担となっていることが分かりました。
前任者、後任者ともに大変さや不安を感じる引き継ぎ業務ですが、その負担を軽減する手段としてご提案したいのが、地方公共団体向けオフィス用品通販サービスの「スマートガバメント」です。官公庁向けに特化した機能により、全国の地方公共団体を対象に日々の物品調達・管理に要する労力の軽減、業務の効率化をサポートします。
引き継ぎをスムーズに進めるためにも、注文履歴等のデータを後任者へ引き継ぐことができる機能をもつスマートガバメントの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
