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忙しい医療現場において、通常業務に加え物品管理を行うのは大変だと感じていませんか。
病床数100床以下の病院・クリニックに勤めており、物品（間接資材）の手配を発注担当者へ依頼を行ったことがある看護師301名を対象に、事務用品依頼に関する実態調査を行ったところ、約半数以上の人が負担を感じていることが分かりました。
今回のコラムでは、物品（間接資材）の手配を発注担当者へ依頼する際に大変だと感じる理由や解決方法について解説します。
医療現場における物品管理の業務内容
看護師が働く病院やクリニックでは、医薬品や医療機器などの実際の看護業務に使用する物品の管理だけではなく、文具や事務用品などの間接資材の管理も行う場合もあります。一般企業が行う内容と大きく変わりはないものの、物品によっては迅速な対応が求められます。
直接看護業務に使用される医薬品などの物品管理を行うのはまだしも、ペンやコピー用紙など事務用品の管理まで担うのはとても大変なことです。
医療現場においてどのように物品管理が行われているのか、主な業務内容に関して解説します。
物品消費量・在庫の確認
物品消費量の確認は、物品管理の基本です。各物品の消費量だけでなく、利用状況や目的を詳細に把握する必要があります。また、対象物品の利用方法が適切であるかどうかも確認し、より詳しい情報を記録しておくことも重要です。
また、使用期限や数量など物品在庫の状況を確認しておく必要もあります。特に医薬品や医療材料の在庫管理は、看護業務に直接関わるものであるため、特に重要な業務であるといえるでしょう。
さらに消毒用品や体温計、メモを取る際に必要なペンや付箋などの間接資材の確認も、スムーズな看護業務を行うためには欠かせない業務の1つです。定期的な在庫管理を行うことが必要不可欠です。
購買内容の管理
購入した物品の量は適切かどうか、適切な物品を購入できているかどうかなど、購買内容の確認を行います。コストを抑えることが望ましいものの、医療サービスの質を維持できる範囲での購入としましょう。
間接資材においても同様で、看護業務を助ける便利なアイテムではあるものの高額な場合や、使用頻度が少ない場合は、購入をしない選択や低価格の代替品購入を選択肢に入れるのも一つの方法です。
医療現場における物品管理の実態とは
物品管理の業務は、単に在庫量を確保するだけではなく、医療サービスの品質向上や看護業務をスムーズに進めるために非常に重要な業務であることがわかりました。
では実際に、医療現場ではどのような物品がどのように依頼されているのでしょうか。今回の調査結果を元に解説します。
物品手配の大半が消毒用品と事務用品
手配の依頼が多い物品（間接資材）として消毒用品が約8割、レセプト用紙・コピー用紙が約5割、ペンと付箋が約4割と消毒用品と事務用品が大半を占めていることが分かりました。
他の業種に比べ、衛生管理が特に重要とされている医療現場では、アルコールなどの消毒用品が欠かせません。必要な時にいつでも消毒ができるよう、消毒液を持ち歩く看護師も多いでしょう。
また、医師からの指示や確認事項など、メモを取ることが多い看護師にとってペンなどの筆記用具も欠かせません。書類作成などの業務もあり、コピー用紙やのりなどの文具も必要です。
事務用品だけでも多くの発注依頼が必要となる医療現場ですが、どのように依頼している場合が多いのでしょうか。
事務用品の依頼方法は「紙」が6割
事務用品の依頼を「口頭」で行っている場合が24%、「商品記載済みの注文用紙」の利用が19%、「ノートやメモ紙」の利用が18%、「商品未記入の注文用紙」の利用が14%となるなど、口頭での依頼が約2割である一方、注文用紙やメモ帳などの「紙」を使用した依頼方法が6割近くを占めていることが分かりました。
また、依頼する頻度も「1週間に1回程度」が約3割と最多で、「2週間に2回程度」が約2割と、月に複数回依頼している場合が多いようです。
看護師が物品手配を負担に感じる理由とは
看護師としての医療業務に並行して発生する物品手配が「負担」に感じたことが「何度もある」と回答した人が17％、「ややある」と回答した人が28%と約半数近くの人が負担に感じており、「全く負担に感じていない」人は15%程度に留まりました。
では、実際にどのようなどのような面で負担に感じるのでしょうか。
医療業務の妨げになってしまう
看護師の仕事は、問診やバイタルチェックなどの患者さんへの対応だけでなく、看護記録の記入やカンファレンスへの参加など多岐に渡ります。通常業務だけでも業務量が多い中で、物品依頼を並行して行うのは負担になるでしょう。
また、物品依頼は購買担当者が勤務中である就業時間内に行わなければならない場合も多く、医療業務の合間に行う必要があります。業務を中断されてしまうことも負担に感じているようです。
手間や時間がかかる
先述したように、医療現場での物品依頼は月に複数回、口頭や紙を使用した依頼方法で行われています。月に15分〜30分程度、物品依頼に時間を要しているとの結果も出ており、在庫チェック後の発注や、メモや依頼自体に時間がかかることが負担に感じているようです。
また、漏れが生じた際は再度依頼をするなど、注文し直さなければなりません。こうした手間が負担と感じている人も多いようです。
大変な医療現場の物品管理をサポートするサービス
手間や時間がかかり負担の多い物品管理を行う看護師には、「オフィス用品通販サービス」がお薦めです。
オフィス通販サービスに対する興味を伺ったところ、「興味がある」が12％、「やや興味がある」が40%となり、半数以上の人がサービスを活用することに前向きであることが分かりました。
また、サービスに興味のある理由として「注文にかかる時間の短縮」「医療業務に集中できる」「発注担当者に依頼する必要がなくなる」などが挙げられました。手間や時間を省き、通常の医療業務に注力できる可能性があるなどの期待感が多いようです。
今回の調査結果で挙げられた項目を全て解決してくれるのが、オフィス用品通販サービスである「スマートオフィス」です。
スマートオフィスとは
スマートオフィスとは、プラス株式会社ジョインテックスカンパニーが運営する法人向けのオフィス通販サ―ビスです。一般企業はもちろん、医療関係者向けにもお役立ていただける購買管理機能を有し、全国の医療機関を対象とした日々の物品（間接資材）調達・管理に要する労力を軽減し、業務の効率化をサポートします。
スマートオフィスの特徴
スマートオフィスには、医療機関で働く皆様をサポートするさまざまな特徴があります。
間接資材の物品調達や管理をサポート
医療機関全体でスマートオフィスを採用することで、各部門の購入商品や頻度を見える化でき、物品（間接資材）管理の効率化を図れます。
また、承認発注機能や注文履歴を活用することで、より購買業務をスムーズに進められるでしょう。
医療機関の現場で使える厳選商品を多数ご紹介
スマートオフィスでは、受付や待合室、診察室や病室など利用シーン別に現場で使える商品をご紹介している特集ページもあるので、一から商品を探す手間を省けます。抗菌文具の取り扱いもあり、衛生管理面での対策も行えます。
お悩みごとやお困りごとの解決をサポート
お悩みごとやお困りごとは、担当販売店やスマートオフィスのカスタマーデスクが解決のお手伝いをします。
ご要望に応じてコスト削減プランをご提案する、現場での購買管理ルールをWeb化するなど、さまざまな形でのご提案が可能ですので、お気軽にご相談ください。
最短翌日にお届けが可能
17時30分までにWebから注文すると、最短翌日にお届けすることが可能です。（※一部商品・一部地域を除く）
スマートオフィスのおすすめ機能
スマートオフィスのWebサイトでは、看護師をはじめ医療機関で働く皆様の物品（間接資材）管理をスマートにする機能が充実しています。
クイックオーダー・マイカタログ機能
商品コードを入力するだけで購入が完了できるクイックオーダー機能や、いつも購入する商品を部署やカテゴリ別に登録できるマイカタログ機能があります。購入頻度が多いものなど、あらかじめ購入したい商品が決まっている場合、これらの機能を活用することで、商品選定や検索時間を削減できます。
承認発注機能
承認発注機能とは、商品発注時、承認担当者の対面での承認を必要とせず、Web上で承認・却下・差戻しができる機能です。今まで物品（間接資材）購入をする際にその都度担当者の元に向かっていた時間を削減でき、スピーディーな発注が実現できます。
予算・管理機能
注文するごとに購入金額を累積し、あらかじめ設定しておいた予算額を超えた場合にアラートまたは注文ロックでお知らせする予算設定・注文ロック機能があります。予算オーバーを防ぐなどミスのない予算管理が可能になります。
在庫・納期確認機能
最寄りの出荷センターの在庫や最短お届け日を確認できる機能です。Web上から確認できるため、これまで電話やFAXなどで問い合わせていた在庫確認の手間を削減できます。
まとめ
今回のコラムでは、物品手配を実施している看護師へのアンケートを基に、物品手配を依頼する際の苦悩や負担軽減策に関してお伝えしました。
看護師の半数以上が医療現場における物品管理を負担と感じており、忙しい医療業務の合間を縫って物品手配を行うことは非常に大変であることが分かりました。
業務量の多い看護業務と並行して行うことは大変な物品手配依頼ですが、その負担を軽減するためにお薦めなのが法人向けオフィス用品通販サービスの「スマートオフィス」です。購買管理に特化した機能を活用することで、物品（間接資材）手配や管理を効率化でき、業務効率化をサポートします。
スマートオフィスを活用して、日々の物品（間接資材）管理・手配をスマートにしませんか。
